Reglerne for værdiansættelse og indregning af it-udviklingsprojekter under udførelse.
Udviklingsprojekter under udførelse og forudbetalinger kan omfatte udvikling af it-systemer, udvikling af software, processer, produkter, apps eller forskningsprojekter mv. ”Udviklingsprojekter under udførelse” er projekter, der udvikles for egen regning, hvor institutionen selv forestår udviklingsarbejdet eller har en ekstern leverandør til at gøre det.
Udviklingsprojekter kan fx være it-projekter, hvor institutionen har specificeret kravene eller være ekstern og intern videreudvikling af anskaffede standardsystemer, hvor funktionaliteten af systemet ændres på baggrund af institutionens behov og kravspecifikationer.
Iværksættelse af nye it-projekter over 70 mio. kr. skal forelægges Finansudvalget eller godkendes via særskilt investeringsskema på finansloven. For it-projekter, hvor de samlede projektomkostninger er under 15 mio. kr., er det frivilligt at medregne anlægsløn mv., mens det fortsat er et krav for it-projekter over 15 mio. kr. Fra finansåret 2026 indføres en frivillig aktiveringsgrænse på 1 mio. kr. for mindre it-projekter, hvor den valgte praksis skal fremgå af regnskabsinstruksen og anvendt regnskabspraksis. Den generelle aktiveringsgrænse for aktiver hæves tilsvarende til 100.000 kr. herunder også for bunket it.
Den regnskabsmæssige håndtering af it-udviklingsprojekter under udførelse (immaterielle udviklingsprojekter) svarer til den fællesstatslige it-projektmodel, der opdeles i fire faser på henholdsvis:
De udgifter, der driftsføres i året, får fuld bevillingsmæssig effekt i finansåret, mens de udgifter der anlægsføres, får mindre bevillingsmæssig effekt i finansåret, da udgiften afskrives over flere år, og således påvirker bevillingen ud i flere finansår.
Der sker således et skift til en datobaseret model, for skift mellem faserne, hvor aktiviteter i gennemførelsesfasen aktiveres, mens aktiviteter i de øvrige faser driftsføres.
Der kan således være aktiviteter, der aktiveres, som tidligere ville blive driftsført, ligesom der vil være aktiviteter, der driftsføres, som tidligere ville blive aktiveret. Med ændringerne giver det en bedre sammenhæng mellem regnskabet og projektstyringen.
Ved gennemførelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede eller faktiske udgifter udgør 50 mio. kr. eller mere, skal den regnskabsmæssige håndtering suppleres med statens it-projektmodel og risikovurderes ved Statens It-råd.
Udgangspunktet er, at udgifter, der afholdes i gennemførelsesfasen skal aktiveres og indregnes på balancen. Udgifter afholdt til aktiviteter i ide- og analysefasen indregnes, som udgangspunkt, ikke, idet der ikke på det tidspunkt eksisterer et udviklingsprojekt. Dog kan der være analyseaktiviteter i gennemførelsesfasen, der aktives. Det gælder fx udgifter afholdt i forbindelse med:
Hvis der i ide- og analysefasen er gennemført en ekstraordinær detaljeret kravspecifikation med deltagelse af eksterne konsulenter, og hvor en del af denne kravspecifikation vurderes at resultere i en udviklingsværdi, så kan disse udgifter aktiveres på tilsvarende måde som udgifterne i gennemførelsesfasen. En sådan situation kan foreligge, hvis der i ide- og analysefasen gennemføres udvidede tiltag omkring design, programmering mv., som normalt først vil ligge i gennemførelsesfasen.
Det kræver Økonomistyrelsens godkendelse, hvis en aktivering af udgifter til en ekstraordinær kravspecifikation ønskes.
Udgifter i gennemførelsesfasen indregnes på balancen. Aktiviteter i gennemførelsesfasen omfatter f.eks.:
Når et it-projekt er færdiggjort omklassificeres det på balancen fra ”It-udviklingsprojekter under udførelse” til ”Færdiggjorte udviklingsprojekter”. Omklassificeringen foretages først, når projektet er testet, færdigt og klar til at overgå til drift. Der medregnes således alle udgifter i gennemførelsesfasen frem til idriftsættelse eller, for større projekter, når projektorganisationen nedlægges.
It-projekter med mange releases, der afsluttes og idriftsættes i gennemførelsesfasen, overgår releasen til realisationsfasen i takt med færdiggørelse og idriftsættelse. Det kræver, at funktionaliteten klassificeres som et selvstændigt anlæg. It-projektet opdeles således i flere aktiver. Det gælder også, selvom det samlede projekt stadig befinder sig i gennemførelsesfasen. Det vil typisk kun være aktuelt for de store it-projekter i staten, hvor en længere afskrivningsperiode, end de gældende, også kan vise sig relevant.
Driftsklargøring af fx et it-system indgår normalt i gennemførelsesfasen. Fx vil oplæring af udvalgte medarbejdere (superbrugere) i systemet aktiveres mens den efterfølgende uddannelse af medarbejderne driftsføres.
Udgifter forbundet med konvertering og indlæsning af data til et nyt system er normalt en løbende driftsudgift, som ikke aktiveres og derfor ikke indgår i aktivets kostpris. Undtagelsen er overførsel og indlæsning af stamdata fra et tidligere system til et nyt udviklet system. Udgifter i forbindelse hermed aktiveres idet afholdelsen af disse udgifter må betragtes som en nødvendig investering, for at få det nye system til at fungere.
Udgifter til projektledelse i forbindelse med gennemførelsesfasen kan aktiveres i den udstrækning, at ledelsesopgaven resulterer i udviklingsværdi. Registreringen kan baseres på en forventet fordelingsnøgle over, hvor stor en andel af projekt-ledelsesudgifter, der kan henføres direkte til projektudviklingen (aktiveres) samt hvilke projektledelsesudgifter, der er mere generelt ledelsesorienterede (driftsfø-res). Registreringen afstemmes periodisk med den faktiske omkostningsfordeling i form af fx fakturaer, så det sikres, at registreringerne giver et retvisende billede.
Følgende er eksempler på ledelsesaktiviteter i gennemførelsesfasen, hvor de tilhørende omkostninger som udgangspunkt kan aktiveres:
Realisationsfasen omfatter normalt aktiviteter vedrørende implementering og opsætning af aktivet efter at aktivet er taget i brug. Realisationsfasen omfatter desuden uddannelse af medarbejdere i brug af aktivet.
Udgifter til aktiviteter i denne fase af projektet indregnes ikke på balancen, men udgiftsføres løbende i resultatopgørelsen, herunder fx udgifter til:
”Udviklingsprojekter under udførelse” værdiansættes til kostpris for anlægsaktiver.
Kostprisen indeholder de eksterne og interne ressourcer som er medgået til at udvikle aktivet.
Fællesudgifter (overhead) kan indregnes som en del af kostprisen når udgifterne er veldefinerede og kan henføres til aktivet på et veldokumenteret og konsistent grundlag. Fællesudgifter der indregnes på udviklingsprojekter skal attesteres og godkendes af projektledelsen.
Forudbetalinger vedrørende udviklingsprojekter under udførsel tillægges aktivets kostpris.
Udviklingsudgifter der indgår i kostprisen omfatter fx intern løn til medarbejdere direkte involveret i udviklingsprocessen, eksterne konsulentudgifter, udgifter og investeringer i materialer, køb af software mv., som anvendes i udviklingsaktiviteterne.
De budgetterede udgifter som indgår i kostprisen defineres før udviklingsprojektet starter.
”Udviklingsprojekter under udførelse” indregnes på balancen når aktivet opfylder de generelle indregningskriterier.
Iværksættelse af nye it-projekter over 70 mio. kr. skal forelægges Finansudvalget eller godkendes via særskilt investeringsskema på finansloven. Indregning på balancen forudsætter, at der i forbindelse med forelæggelsen er taget stilling til at:
"Udviklingsprojekter under udførelse", der ikke kræver forelæggelse for Finansudvalget indregnes på balancen, når aktivet opfylder de generelle indregningskriterier.
Det er obligatorisk at medregne lønomkostninger, hvis de samlede projektomkostninger er 15 mio.kr. eller derover, jf. BV 2.6.5.1 Ligger de samlede projekt-omkostninger under det niveau er det frivilligt.
Det er et særligt indregningskrav, at ressourceforbruget som skal medgå til fremstilling af aktivet, er veldefineret fra starten, dvs. at institutionen fra start og løbende kan afgrænse og dokumentere såvel de interne som eksterne ressourcer, som medgår til udvikling af aktivet.
Det betyder, at før der kan foretages indregning skal der foreligge:
Udviklingsplaner og budgetter skal definere udgifter som er udvikling og, hvad der er drift. Det sikrer, at udgifter afholdt forud for og efter gennemførelsesaktiviteten er afsluttet, ikke indregnes og medtages i kostprisen. Ovenfor er redegjort for de aktiviteter, som er omfattet af gennemførelsesfasen.
Udviklingsudgifter, der afholdes af eksterne leverandører skal overholde de samme dokumentations- og registreringskrav som for internt afholdte udviklingsudgifter.
Nedskrivning foretages efter de generelle nedskrivningsregler.
Indregnede udviklingsprojekter nedskrives hvis der er indikation på væsentlig værdiforringelse. Krav om nedskrivning medfører, at der ved hver årsregnskabs-afslutning foretages en vurdering af, om der er forhold, der indikerer at igangværende udviklingsprojekter skal nedskrives. Det kan fx være, at det politisk besluttes at en opgave skal bortfalde, der løses af et it-system, der endnu ikke e fuldt afskrevet. Særligt ved fordyrelser og/eller forsinkelser af et it-udviklingsprojekt kan der være behov for at foretage nedskrivninger.
De foreliggende projektbeskrivelser, udviklingsplaner og budgetter, godkendt af ledelsen med specifikation af forventede anvendte ressourcer og tidsplan for færdiggørelse af aktivet, herunder færdiggørelsesudgifter samt faseopdelt budget- og fremdriftsopfølgning, kan danne grundlag for nedskrivning.
Hvis budgettet bunder i en fornuftig opbygning af udgiftskomponenterne, vil det være muligt at lave budgetopfølgning og herunder vurdere, i hvilke faser eller funktioner der er budgetoverskridelser samt vurdere årsagerne til overskridelserne og dermed om der er udviklingsomkostninger, der ikke har haft en udviklingsværdi og i stedet skal driftsføres.
Situationer med overskridelser som kan indikere behov for nedskrivning for spildte udviklingsomkostninger, kan være:
Nedskrivning indregnes fuldt ud i det år nedskrivningen konstateres og medfører, at kostprisen for aktivet reduceres.
Læs mere om kontering af it-udviklingsprojekter i statens kontoplan
E-mail: statsregnskab@oes.dk
ØAV er en samling af alle Finansministeriets bevillings- og regnskabsregler samt Statens kontoplan.
