It-udviklingsprojekter

Reglerne for værdiansættelse og indregning af it-udviklingsprojekter under udførelse.

It-udviklingsprojekter under udførelse

Udviklingsprojekter under udførelse og forudbetalinger kan omfatte udvikling af it-systemer, udvikling af software, processer, produkter eller forskningsprojekter mv. ”Udviklingsprojekter under udførelse” er projekter der udvikles for egen regning, hvor institutionen selv forestår udviklingsarbejdet eller har en ekstern leverandør til at gøre det.

Udviklingsprojekter kan fx være it-projekter, hvor institutionen har specificeret kravene eller være ekstern og intern videreudvikling af anskaffede standardsystemer, hvor funktionaliteten af systemet ændres på baggrund af institutionens kravspecifikationer.

Iværksættelse af nye it-projekter over 70 mio. kr. skal forelæggelse Finansudvalget eller godkendes via særskilt investeringsskema på finansloven.

Den regnskabsmæssige håndtering af it-udviklingsprojekter under udførelse (immaterielle udviklingsprojekter) kan opdeles på henholdsvis:

• Den indledende opstarts- og planlægningsfase
• Udviklingsfasen
• Driftsfasen.

Hovedreglen er, at udgifter som resulterer i en reel udviklingsværdi kan aktiveres. Som udgangspunkt kan alle udgifter i udviklingsfasen aktiveres (dog med undtagelse af visse udgifter i relation til generel projektledelse), mens udgifter i opstarts- og planlægningsfasen ikke kan aktiveres.

Ved gennemførelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 15 mio. kr. eller mere, skal den regnskabsmæssige håndtering jf. ovenstående suppleres med statens it-projektmodel. Bemærk, at statens it-projektmodel opererer med en anden faseinddeling.

Opstarts- og planlægningsfasen

Kun udgifter afholdt i udviklingsfasen som resulterer i en reel udviklingsværdi indregnes på balancen. Udgifter afholdt til aktiviteter i opstarts- og planlægningsfasen indregnes ikke, idet der ikke på dette tidspunkt eksisterer et udviklingsprojekt. Det gælder fx udgifter afholdt i forbindelse med:

• Udarbejdelse af kravspecifikation
• Evaluering af alternative systemløsninger og alternativ teknologi
• Beslutning om endeligt systemgrundlag eller teknologi
• Opstartsfasen er normalt afsluttet, når udviklingsarbejdet påbegyndes, dvs. når der er taget beslutning om teknologi, valg af eventuel leverandør og skriftlig kravspecifikation til systemudvikling er udarbejdet.

Hvis der i opstarts- og planlægningsfasen er gennemført en ekstraordinær detaljeret kravspecifikation med deltagelse af eksterne konsulenter, og hvor en del af denne kravspecifikation vurderes at resultere i en reel udviklingsværdi, så kan disse udgifter aktiveres på tilsvarende måde som udgifterne i udviklingsfasen. En sådan situation kan foreligge, hvis der i opstart- og planlægningsfasen gennemføres udvidede tiltag omkring design, programmering mv, som normalt først vil ligge i udviklingsfasen.

En eventuel aktivering af udgifter til en ekstraordinær kravspecifikation forudsætter Økonomistyrelsens godkendelse.

Udviklingsfasen

Udgifter i udviklingsfasen indregnes på balancen. Aktiviteter i udviklingsfasen omfatter eksempelvis:

• Design, software, konfiguration mv.
• Udvikling af applikation og infrastruktur
• Programmering
• Installation på hardware
• Test og parallelkørsel
• It-løsninger til konvertering af gamle data til nyt system
• Konceptmæssig driftsklargøring
• Projektledelse, jf. dog beskrivelsen nedenfor.

Udviklingsfasen er normalt afsluttet når systemet er færdigudviklet og gjort klart til brug. Aktivering påbegyndes når systemet er færdigudviklet og senest når det tages i brug. Drifts klargøring af fx et it-system indgår normalt i udviklingsfasen.

Udgifter forbundet med konvertering og indlæsning af data til et nyt system er normalt en løbende driftsudgift, som ikke aktiveres og derfor ikke indgår i aktivets kostpris. Undtagelsen er overførsel og indlæsning af stamdata fra et tidligere system til et nyt udviklet system. Udgifter i forbindelse hermed kan aktiveres idet afholdelsen af disse udgifter må betragtes som en nødvendig investering, for at få det nye system til at fungere.

Når udviklingsfasen er afsluttet, er aktivet klart til at blive taget i brug og reklassificeres til et færdiggjort udviklingsprojekt.

Udgifter til projektledelse i udviklingsfasen

Udgifter til projektledelse i forbindelse med udviklingsfasen kan aktiveres i den udstrækning, at ledelsesopgaven resulterer i reel udviklingsværdi. Registreringen kan baseres på en forventet fordelingsnøgle over, hvor stor en andel af projektledelsesudgifter, der kan henføres direkte til projektudviklingen (aktiveres) samt hvilke projektledelsesudgifter, der er mere generelt ledelsesorienterede (driftsføres). Registreringen bør periodisk afstemmes med den faktiske omkostningsfordeling i form af fx fakturaer, så det sikres, at registreringerne giver et retvisende billede.

Følgende er eksempler på ledelsesaktiviteter i udviklingsfasen, hvor de dertilhørende omkostninger som udgangspunkt kan aktiveres:

• Sikring af planmæssig afvikling af udviklingsprojektet
• Håndtering af forhold, der kan bevirke, at projektet ikke kan afvikles som planlagt (risikostyring)
• Leverandørstyring - sikring af delleverandørers overholdelse af tidsplan og indgåede kontrakter
• Håndtering af opståede problemstillinger mellem delelementer af udviklingsprojektet.

Projektledelse i forbindelse med rapportering til styregruppe eller ledelse om projektets resultater eller styring af og rapportering i relation til IT-projektmodellen kan ikke aktiveres i balancen.

Driftsfasen

Driftsfasen omfatter normalt aktiviteter vedrørende implementering og opsætning af aktivet efter at aktivet er taget i brug. Driftsfasen omfatter desuden uddannelse af medarbejdere i brug af aktivet.

Udgifter til aktiviteter i denne fase af projektet indregnes ikke på balancen, men udgiftsføres løbende i resultatopgørelsen, herunder fx udgifter til:

• Træning og uddannelse af medarbejdere i brug af aktivet
• Almindelig systemvedligeholdelse
• Uspecificerede opgraderinger mv.

Værdiansættelse af udviklingsprojekter under udførelse

”Udviklingsprojekter under udførelse” værdiansættes til kostpris for anlægsaktiver.

Kostprisen indeholder de eksterne og interne ressourcer som er medgået til at udvikle aktivet.

Fællesudgifter kan indregnes som en del af kostprisen når udgifterne er veldefinerede og kan henføres til aktivet på et veldokumenteret og konsistent grundlag. Fællesudgifter der indregnes på udviklingsprojekter skal attesteres og godkendes af projektledelsen.

Forudbetalinger vedrørende udviklingsprojekter under udførsel tillægges aktivets kostpris.

Udviklingsudgifter der indgår i kostprisen omfatter fx intern løn til medarbejdere direkte involveret i udviklingsprocessen, eksterne konsulentudgifter, udgifter og investeringer i materialer, køb af software mv., som anvendes i udviklingsaktiviteterne.

De budgetterede udgifter som indgår i kostprisen defineres før udviklingsprojektet starter.

Indregning af udviklingsprojekter under udførelse

”Udviklingsprojekter under udførelse” indregnes på balancen når aktivet opfylder de generelle indregningskriterier.

Iværksættelse af nye it-projekter over 70 mio. kr. skal forelæggelse Finansudvalget eller godkendes via særskilt investeringsskema på finansloven. Indregning på balancen forudsætter, at der i forbindelse med forelæggelsen er taget stilling til at:

• Udviklingsprojektet forventes at blive væsentlig og central for den fremtidige opgavevaretagelse
• Aktivets brugstid forventes at svare til den normerede levetid
• Der gennem bevillingen tildeles de nødvendige ressourcer til at realisere, kvalitetssikre og færdiggøre aktivet
• Institutionen har etableret pålidelige forretningsgange og intern kontrol der kan registrere og afgrænse udviklingsaktiviteterne i takt med at de afholdes, herunder såvel de medgåede eksterne som interne ressourcer.

"Udviklingsprojekter under udførelse", der ikke kræver forelæggelse for Finansudvalget indregnes på balancen, når aktivet opfylder de generelle indregningskriterier.

Det er obligatorisk at medregne lønomkostninger, såfremt de samlede projektomkostninger er 15 mio.kr. eller derover, jf. BV 2.6.5.1 Ligger de samlede projektomkostninger under dette niveau er dette frivilligt.

Det er et særligt indregningskrav, at ressourceforbruget som skal medgå til fremstilling af aktivet er veldefineret fra starten, dvs. at institutionen fra start og løbende kan afgrænse og dokumentere såvel de interne som eksterne ressourcer, som medgår til udvikling af aktivet.

Det betyder, at der før indregning skal foreligge:

• Projektbeskrivelser, udviklingsplaner og budgetter, godkendt af ledelsen med specifikation af forventede anvendte ressourcer og tidsplan for opstart og færdiggørelse af aktivet
• Etablerede forretningsgange og intern kontrol til håndtering af udviklingsopgaven, herunder godkendelsesprocedurer, kvalitetssikring af delleverancer, faseopdelt budget- og fremdriftsopfølgning
• Registreringssystemer eller lign. som afgrænser og opsamler data over tids-, materiale- og lønforbrug mv. som indgår i udviklingsaktiviteten
• Skriftlige retningslinjer for kontering af projektudviklingsudgifter.

Udviklingsplaner og budgetter skal definere udgifter som er udvikling. Dette sikrer, at udgifter afholdt forud for og efter udviklingsaktiviteten er afsluttet, ikke indregnes og medtages i kostprisen. Ovenfor er redegjort for de aktiviteter, som er omfattet af udviklingsfasen.

Hvis udviklingsudgifterne afholdes af eksterne leverandører stilles der samme dokumentations- og registreringskrav til de udviklingsudgifter som for internt afholdte udgifter.

Nedskrivning af ”udviklingsprojekter under udførelse”

Nedskrivning foretages efter de generelle nedskrivningsregler.

Indregnede udviklingsprojekter nedskrives hvis der er indikation på væsentlig værdiforringelse. Krav om nedskrivning medfører, at der ved hver årsregnskabsafslutning foretages en vurdering af, om der er forhold, der indikerer at igangværende udviklingsprojekter skal nedskrives.

De foreliggende projektbeskrivelser, udviklingsplaner og budgetter, godkendt af ledelsen med specifikation af forventede anvendte ressourcer og tidsplan for færdiggørelse af aktivet, herunder færdiggørelsesudgifter samt faseopdelt budget- og fremdriftsopfølgning, kan danne grundlag for nedskrivning.

Såfremt budgettet bunder i en fornuftig opbygning af udgiftskomponenterne, vil det være muligt at lave budgetopfølgning og herunder vurdere, i hvilke faser eller funktioner der er budgetoverskridelser samt vurdere årsagerne til overskridelserne og dermed om der er udviklingsomkostninger, der ikke har haft en reel udviklingsværdi.

Situationer med overskridelser som kan indikere behov for nedskrivning for spildte udviklingsomkostninger, kan være:

• Uklarhed om fremtidig projektforløb
• De tekniske forudsætninger for det videre udviklingsforløb ændres pludseligt
• Delleverancer som ikke kan kvalitetssikres
• Udviklede systemløsninger som er teknologisk forældede og som ikke vil indgå i det færdige system
• Tidsmæssige overskridelser eller merforbrug af udgifter, som udtrykker at det bliver væsentlige dyrere at udvikle aktivet end først antaget.
  Ved vurdering af et nedskrivningsbehov inddrages om fastlagte tidsplaner er overholdt, vurdering af økonomien i projektet som helhed, herunder om den økonomiske ramme er overholdt samt vurdering af projektets funktionalitet, herunder om de funktionelle krav til udviklingsprojektet kan indfries inden for den økonomiske ramme.

Nedskrivning indregnes fuldt ud i det år nedskrivningen konstateres. Nedskrivningen medfører at kostprisen for aktivet falder.

Levetider, forbedringer og op- og nedskrivninger mv.

Læs mere om levetider, forbedringer og op- og nedskrivninger under de generelle bogføringsbestemmelser

Konteringsoplysninger

Læs mere om kontering af it-udviklingsprojekter i statens kontoplan