Reglerne for værdiansættelse og indregning af it-udviklingsprojekter under udførelse.
Udviklingsprojekter under udførelse og forudbetalinger kan omfatte udvikling af it-systemer, udvikling af software, processer, produkter eller forskningsprojekter mv. ”Udviklingsprojekter under udførelse” er projekter der udvikles for egen regning, hvor institutionen selv forestår udviklingsarbejdet eller har en ekstern leverandør til at gøre det.
Udviklingsprojekter kan fx være it-projekter, hvor institutionen har specificeret kravene eller være ekstern og intern videreudvikling af anskaffede standardsystemer, hvor funktionaliteten af systemet ændres på baggrund af institutionens kravspecifikationer.
Iværksættelse af nye it-projekter over 70 mio. kr. skal forelæggelse Finansudvalget eller godkendes via særskilt investeringsskema på finansloven.
Den regnskabsmæssige håndtering af it-udviklingsprojekter under udførelse (immaterielle udviklingsprojekter) kan opdeles på henholdsvis:
Hovedreglen er, at udgifter som resulterer i en reel udviklingsværdi kan aktiveres. Som udgangspunkt kan alle udgifter i udviklingsfasen aktiveres (dog med undtagelse af visse udgifter i relation til generel projektledelse), mens udgifter i opstarts- og planlægningsfasen ikke kan aktiveres.
Ved gennemførelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 15 mio. kr. eller mere, skal den regnskabsmæssige håndtering jf. ovenstående suppleres med statens it-projektmodel. Bemærk, at statens it-projektmodel opererer med en anden faseinddeling.
Kun udgifter afholdt i udviklingsfasen som resulterer i en reel udviklingsværdi indregnes på balancen. Udgifter afholdt til aktiviteter i opstarts- og planlægningsfasen indregnes ikke, idet der ikke på dette tidspunkt eksisterer et udviklingsprojekt. Det gælder fx udgifter afholdt i forbindelse med:
Hvis der i opstarts- og planlægningsfasen er gennemført en ekstraordinær detaljeret kravspecifikation med deltagelse af eksterne konsulenter, og hvor en del af denne kravspecifikation vurderes at resultere i en reel udviklingsværdi, så kan disse udgifter aktiveres på tilsvarende måde som udgifterne i udviklingsfasen. En sådan situation kan foreligge, hvis der i opstart- og planlægningsfasen gennemføres udvidede tiltag omkring design, programmering mv, som normalt først vil ligge i udviklingsfasen.
En eventuel aktivering af udgifter til en ekstraordinær kravspecifikation forudsætter Økonomistyrelsens godkendelse.
Udgifter i udviklingsfasen indregnes på balancen. Aktiviteter i udviklingsfasen omfatter eksempelvis:
Udviklingsfasen er normalt afsluttet når systemet er færdigudviklet og gjort klart til brug. Aktivering påbegyndes når systemet er færdigudviklet og senest når det tages i brug. Drifts klargøring af fx et it-system indgår normalt i udviklingsfasen.
Udgifter forbundet med konvertering og indlæsning af data til et nyt system er normalt en løbende driftsudgift, som ikke aktiveres og derfor ikke indgår i aktivets kostpris. Undtagelsen er overførsel og indlæsning af stamdata fra et tidligere system til et nyt udviklet system. Udgifter i forbindelse hermed kan aktiveres idet afholdelsen af disse udgifter må betragtes som en nødvendig investering, for at få det nye system til at fungere.
Når udviklingsfasen er afsluttet, er aktivet klart til at blive taget i brug og reklassificeres til et færdiggjort udviklingsprojekt.
Udgifter til projektledelse i forbindelse med udviklingsfasen kan aktiveres i den udstrækning, at ledelsesopgaven resulterer i reel udviklingsværdi. Registreringen kan baseres på en forventet fordelingsnøgle over, hvor stor en andel af projektledelsesudgifter, der kan henføres direkte til projektudviklingen (aktiveres) samt hvilke projektledelsesudgifter, der er mere generelt ledelsesorienterede (driftsføres). Registreringen bør periodisk afstemmes med den faktiske omkostningsfordeling i form af fx fakturaer, så det sikres, at registreringerne giver et retvisende billede.
Følgende er eksempler på ledelsesaktiviteter i udviklingsfasen, hvor de dertilhørende omkostninger som udgangspunkt kan aktiveres:
Projektledelse i forbindelse med rapportering til styregruppe eller ledelse om projektets resultater eller styring af og rapportering i relation til IT-projektmodellen kan ikke aktiveres i balancen.
Driftsfasen omfatter normalt aktiviteter vedrørende implementering og opsætning af aktivet efter at aktivet er taget i brug. Driftsfasen omfatter desuden uddannelse af medarbejdere i brug af aktivet.
Udgifter til aktiviteter i denne fase af projektet indregnes ikke på balancen, men udgiftsføres løbende i resultatopgørelsen, herunder fx udgifter til:
”Udviklingsprojekter under udførelse” værdiansættes til kostpris for anlægsaktiver.
Kostprisen indeholder de eksterne og interne ressourcer som er medgået til at udvikle aktivet.
Fællesudgifter kan indregnes som en del af kostprisen når udgifterne er veldefinerede og kan henføres til aktivet på et veldokumenteret og konsistent grundlag. Fællesudgifter der indregnes på udviklingsprojekter skal attesteres og godkendes af projektledelsen.
Forudbetalinger vedrørende udviklingsprojekter under udførsel tillægges aktivets kostpris.
Udviklingsudgifter der indgår i kostprisen omfatter fx intern løn til medarbejdere direkte involveret i udviklingsprocessen, eksterne konsulentudgifter, udgifter og investeringer i materialer, køb af software mv., som anvendes i udviklingsaktiviteterne.
De budgetterede udgifter som indgår i kostprisen defineres før udviklingsprojektet starter.
”Udviklingsprojekter under udførelse” indregnes på balancen når aktivet opfylder de generelle indregningskriterier.
Iværksættelse af nye it-projekter over 70 mio. kr. skal forelæggelse Finansudvalget eller godkendes via særskilt investeringsskema på finansloven. Indregning på balancen forudsætter, at der i forbindelse med forelæggelsen er taget stilling til at:
"Udviklingsprojekter under udførelse", der ikke kræver forelæggelse for Finansudvalget indregnes på balancen, når aktivet opfylder de generelle indregningskriterier.
Det er obligatorisk at medregne lønomkostninger, såfremt de samlede projektomkostninger er 15 mio.kr. eller derover, jf. BV 2.6.5.1 Ligger de samlede projektomkostninger under dette niveau er dette frivilligt.
Det er et særligt indregningskrav, at ressourceforbruget som skal medgå til fremstilling af aktivet er veldefineret fra starten, dvs. at institutionen fra start og løbende kan afgrænse og dokumentere såvel de interne som eksterne ressourcer, som medgår til udvikling af aktivet.
Det betyder, at der før indregning skal foreligge:
Udviklingsplaner og budgetter skal definere udgifter som er udvikling. Dette sikrer, at udgifter afholdt forud for og efter udviklingsaktiviteten er afsluttet, ikke indregnes og medtages i kostprisen. Ovenfor er redegjort for de aktiviteter, som er omfattet af udviklingsfasen.
Hvis udviklingsudgifterne afholdes af eksterne leverandører stilles der samme dokumentations- og registreringskrav til de udviklingsudgifter som for internt afholdte udgifter.
Nedskrivning foretages efter de generelle nedskrivningsregler.
Indregnede udviklingsprojekter nedskrives hvis der er indikation på væsentlig værdiforringelse. Krav om nedskrivning medfører, at der ved hver årsregnskabsafslutning foretages en vurdering af, om der er forhold, der indikerer at igangværende udviklingsprojekter skal nedskrives.
De foreliggende projektbeskrivelser, udviklingsplaner og budgetter, godkendt af ledelsen med specifikation af forventede anvendte ressourcer og tidsplan for færdiggørelse af aktivet, herunder færdiggørelsesudgifter samt faseopdelt budget- og fremdriftsopfølgning, kan danne grundlag for nedskrivning.
Såfremt budgettet bunder i en fornuftig opbygning af udgiftskomponenterne, vil det være muligt at lave budgetopfølgning og herunder vurdere, i hvilke faser eller funktioner der er budgetoverskridelser samt vurdere årsagerne til overskridelserne og dermed om der er udviklingsomkostninger, der ikke har haft en reel udviklingsværdi.
Situationer med overskridelser som kan indikere behov for nedskrivning for spildte udviklingsomkostninger, kan være:
Nedskrivning indregnes fuldt ud i det år nedskrivningen konstateres. Nedskrivningen medfører at kostprisen for aktivet falder.
Læs mere om kontering af it-udviklingsprojekter i statens kontoplan
E-mail: statsregnskab@oes.dk
ØAV er en samling af alle Finansministeriets bevillings- og regnskabsregler samt Statens kontoplan.
