Hvornår skal registreringen finde sted

Registreringstidspunkt

Udgifter og indtægter registreres når levering har fundet sted og senest på betalingstidspunktet.

Afskrivninger, nedskrivninger, tilgang og forbrug af varelagre samt tilgang og forbrug af hensatte forpligtelser registreres i takt med at de forbruges og uanset betalingstidspunkt.

Udgifter ved tilskudsordninger registreres på tidspunktet for afgivelse af bindende tilsagn. De nærmere retningslinjer for registreringen af tilsagn er angivet i ”Vejledningen om budgettering og regnskabsføring af tilsagnsordninger på tilskudsområdet”.

For så vidt angår EU-indtægter og projektindtægter m.v., hvis erhvervelse forudsætter, at der gennemføres en på forhånd specificeret aktivitet skal indtægtsregistreringen foretages i takt med udgiftsafholdelsen til denne aktivitet.

Selve princippet for periodisering af regnskabsregistreringer fremgår af § 26 i regnskabsbekendtgørelsen.

Periode afgrænsningsposter og periodiseringer

For at få en korrekt periodisering indregnes forud indbetalte indtægter (som kommer før levering af ydelsen har fundet sted) og forudbetalte omkostninger (som foretages før forbruget er sket) i balancen.

Dette indebærer at:

• På regnskabsafslutningsdagen skal forudbetalte udgifter klassificeres som periodeafgrænsningsposter på balancen (som et omsætningsaktiv), idet dette er udtryk for, at der er tale om en endnu ikke udgiftsført omkostning.
  • Disse registreres på 61.90 Periodeafgrænsningsposter - tilgodehavender.
• På regnskabsafslutningsdagen skal forud indbetalte indtægter klassificeres som periodeafgrænsningsposter på balancen (som kortfristet gæld), idet dette er udtryk for ”et skyldigt arbejde” som endnu ikke er indtægtsført.
  • Disse registreres på 96.90 periodeafgrænsningsposter, forpligtelser.

Opgørelse af periodeafgrænsningsposter kan ske for hver periode dvs. fra måned til måned eller hvert kvartal. Skal ske årligt.

Den modsatte situation gør sig gældende hvis en institution f.eks. har leveret en varer eller modtaget en leverance, hvor ind- og udbetalingerne foretages efter månedsafslutning eller i nyt år, idet der også her skal foretages en periodisering.

Dette indebærer at:

• På regnskabsafslutningsdagen skal tilgodehavende indtægter der stammer fra ydelser der er leveret eller arbejde der er udført i indeværende måned, optages på balancen. De klassificeres som tilgodehavender eller igangværende arbejder for fremmed regning på standardkonto 61, idet de er udtryk for allerede indtægtsførte ydelser.
• På regnskabsafslutningsdagen skal skyldige omkostninger der stammer fra et foretaget forbrug af ydelser i indeværende måned optages på balancen. De klassificeres som gældsforpligtelser under gæld vedr. køb af vare- og tjenesteydelser på standardkonto 95, idet de er udtryk for allerede udgiftsførte omkostninger.

Der henvises i øvrigt til BV 2.2.4. vedrørende periodisering.

Om periodiseringsoversigter

I forbindelse med årsafslutningen er det en god ide at udarbejde og bogføre periodiseringsoversigter med overslag over væsentlige udgifter angående endnu ikke modtagne regninger i relation til det afsluttede kalenderår.

Formålet med periodiseringsoversigterne er at danne udgangspunkt for bogføring af udestående udgifter og de kan dermed medvirke til at sikre, at der sker en korrekt periodisering af regnskabet.

Hent notat om periodiseringsoversigter (doc)

Bagatelgrænser for periodisering af udgifter og indtægter

Den enkelte virksomhed skal i sin regnskabsinstruks anføre virksomhedens overordnede retningslinjer for, hvor ofte fx kvartalsvis eller årligt der periodiseres, samt de i virksomheden fastsatte beløbsmæssige bagatelgrænser for periodisering af udgifter og indtægter.

Den enkelte virksomhed fastsætter selv disse bagatelgrænser ud fra en væsentlighedsbetragtning.

Nedenfor er angivet 2 eksempler på, hvorledes disse bagatelgrænser kan beskrives i regnskabsinstruksen.

I det ene eksempel fastsættes beløbsgrænserne set i forhold til, om der er tale om modtagne eller ikke modtagne fakturaer, mens beløbsgrænsen i det andet eksempel varierer set i forhold til, om der er tale om kvartals- eller helårsregnskaber.

Det er den enkelte institution der skal vurderer hvilken bagatelgrænse der er relevant i forhold til deres regnskab.