Afskrivningskriteriet
Læs om reglerne for anvendelse af afskrivningskriterier.
Afskrivninger skal afspejle institutionens forbrug af aktivet, og der skal således foretages en systematisk afskrivning af aktivet over aktivets levetid. Økonomistyrelsen har fastsat levetider for en række aktiver.
Anvendes forskellige afskrivningsperioder for sammensatte aktiver skal afskrivningsperioden ligge indenfor hovedaktivets normerede levetid.
Afskrivninger skal som minimum beregnes og bogføres ved udgangen af hvert kvartal i forbindelse med den kvartalsvise regnskabsgodkendelse.
Der er udelukkende adgang til at foretage afskrivninger på anlægsaktiver. Der må ikke afskrives på grunde og arealer samt finansielle anlægsaktiver. Desuden foretages der ikke afskrivning på udviklingsprojekter under opførelse samt igangværende arbejder. Afskrivninger på disse sker først, når aktiver er færdiggjort og klar til brug.
Afskrivningsreglen er, at alle anlægsaktiver hvor den historiske kostpris overstiger bagatelgrænsen på 50.000 kr. afskrives efter den lineære metode.
Lineære afskrivninger betyder, at kostprisen i form af ressourceforbruget (fx slid, teknologisk forældelse osv.) fordeles i lige store dele over aktivets levetid.
Læs mere om de særlige regler vedrørende bunkning.
Afskrivning på anlægsaktiver påbegyndes, når aktivet er klart til at blive taget i brug. I praksis vil det tidspunkt være sammenfaldende med købstidspunktet. For byggeprojekter og udviklingsprojekter påbegyndes afskrivning først når aktiver er færdiggjort og klart til at blive taget i brug.
Den periode, som de forskellige aktiver afskrives over, er nærmere angivet i afsnittet om levetider. Læs mere om levetider.
Særbestemmelser angående statsfinansierede selvejende institutioner
Bagatelgrænsen for afskrivninger kan efter særskilt aftale med Økonomistyrelsen hæves til 100.000 kr. Bestemmelsen gælder udelukkende i relation til universitetsområdet.
Frekvens for afskrivninger
Afskrivninger skal som minimum beregnes og bogføres kvartalsvist i aktivets levetid. Afskrivninger skal afspejle forbruget af institutionens enkelte aktiver, og aktiverne skal derfor afskrives over deres forudsatte levetid.
Økonomistyrelsen har fastsat levetider for de forskellige typer af aktiver. Læs mere om levetider for de forskellige typer af aktiver.
Indenfor aktivets fastsatte levetid skal der som minimum foretages bogføring af den beregnede afskrivning ved udgangen af hvert kvartal i forbindelse med den kvartalsvise regnskabsgodkendelse.
Hvis institutionen afhænder et aktiv midt i en regnskabsperiode, er det vigtigt at være opmærksom på, at der skal foretages afskrivninger indtil den dag, hvor aktivet afhændes, og institutionen ikke længere har ejerskabet over det.
Hvis aktivet afhændes midt i et kvartal, er det altså ikke tilstrækkeligt, at der afskrives kvartalsvis.
Afskrivningsdokumentation
Afskrivningsberegninger skal dokumenteres med underliggende dokumentation i form af købsfakturaer mv. Før der kan foretages afskrivninger på et aktiv, skal værdien af aktivet være kendt og dokumenteret. I de fleste tilfælde vil en købsfaktura udgøre dokumentationsgrundlaget.
Ved færdiggjorte IT-udviklingsprojekter eller igangværende arbejder for egen regning , skal der foreligge dokumentation i form af tidsopgørelser, fakturaer og evt. opgørelse over andet ressourceforbrug. En måde at sikre opsamling af disse data for it-udviklingsprojekter kan være udarbejdelse at et notat indeholdende følgende punkter og overvejelser – tilsvarende kan i tilpasset form udarbejdes for igangværende arbejder for egen regning:
- Beskrivelse af IT-systemet.
- Beskrivelse af værdiansættelsens omfang.
- Opfylder aktivet definitions- og indregningskriterierne.
- Har institutionen ejendomsretten til og kontroller institutionen aktivet? Hvis ja gå videre.
- Kan udviklingsfasen adskilles fra opstarts-, og driftsfasen mht. omkostningerne afholdt på projektet.
- Hvilke registreringer findes der på IT-projektet: Er de pålidelige? Er de tilstrækkelige detaljeret så såvel interne som eksterne ressourcer anvendt på projektet kan afgrænses mht. opstartsfase, udviklingsfase og driftsfase? Hvis det ikke er muligt at måle, fortsætte processen ikke. Har der været efterfølgende udviklingsudgifter på IT systemet som kan aktiveres?
- Måling: Målingen af omkostningerne er som udgangspunkt kostprisen. Er der forpligtelser i relation til projektet, fx omkostningerne i forbindelse med nedlukning, udfasning og arkivering, skal dette sideløbende behandles regnskabsmæssigt .
En præcis beskrivelse af hvorledes værdiansættelsen er foretaget vedlægges notatet.
Vedrører aktivet immaterielle rettigheder som erhvervede koncessioner, patenter, licenser m.m. som f.eks. erhvervet ret til undergrund, varemærkeregistrering, længerevarende licenser og rettigheder til IT-software, hvor institutionen kan ændre og tilføje til systemet, skal der foreligge dokumentation i form af skriftlig kontrakt.