Dokumentation af registrering indebærer at sikre et tilstrækkeligt transaktionsspor og kontrolspor.
Det skal være muligt at følge alle regnskabsmæssige registreringer til regnskaber, regnskabsmæssige opgørelser eller opstillinger, der skal udarbejdes til eksternt brug. Tallene heri skal kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat, jf. § 27 i regnskabsbekendtgørelsen.
Enhver regnskabsmæssig registrering skal kunne dokumenteres ved bilag, der kan dokumentere registreringens rigtighed.
Ved transaktionssporet forstås den sammenhæng der er mellem de enkelte bogførte registreringer og det samlede regnskab m.m.
Transaktionssporet er et samlebegreb for de oplysninger, der skal sikre, at man til enhver tid kan kontrollere, at alle registreringerne er medtaget i regnskabet, og hvilke registreringer regnskabets poster er sammensat af.
Transaktionssporet sikrer ved sine oplysninger om sammenhæng mellem regnskabets enkeltposter med registreringerne, at det kan kontrolleres, at alle registreringer er indeholdt i regnskabet. Det samme gælder for den omvendte situation, hvor der kan tages udgangspunkt i den enkelte registrering, der så kan følges til en post i regnskabet.
Ved kontrolsporet forstås de oplysninger, der dokumenterer registreringernes rigtighed. Kontrolsporet er således et samlebegreb for de oplysninger, der skal sikre, at det er muligt at verificere grundlaget for de enkelte registreringer. At der foreligger det fornødne kontrolspor forudsætter dels, at der foreligger bilag, der dokumenterer enhver registrering og dels, at de enkelte bilag er forsynet med en tydelig og entydig identifikation af det kontrolspor, som fremgår af registreringen (dvs. bilagsnummer, kontering, dato for registreringen og godkendelse for udførelse).
Der er krav om at dokumentation for registreringerne skal opbevares i 5 år. Det betyder at dokumentation for indtægter og udgifter der er foretage i år x, skal opbevares i x + 5 år. For aktiver og passiver f.eks. anlæg, deposita eller gæld skal dokumentationen opbevares 5 år efter de ikke længere fremgår af regnskabet.
F.eks. er opbevaringsperioden for dokumentationsmateriale for anlæg fra anskaffelse frem til afhændelse eller skrotning + 5 år.
Se mere under afsnittet om opbevaring af regnskabsmateriale.
E-mail: statsregnskab@oes.dk
ØAV er en samling af alle Finansministeriets bevillings- og regnskabsregler samt Statens kontoplan.
