Opbevaring af regnskabsmateriale her i landet

Regnskabsmateriale skal opbevares af institutionen i 5 år fra udgangen af vedkommende regnskabsår, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. For f.eks. anlæg vil vedkommende regnskabsår være året, hvor anlægget f.eks. afhændes eller skrottes, institutionen skal således opbevare relevant regnskabsmateriale fra anskaffelse til 5 år fra anlægget er afhændet.

Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af det pågældende regnskabsmateriale, jf. § 44 i regnskabsbekendtgørelsen.

Regnskabsmateriale der ikke opbevares i klarskrift, skal - uden bearbejdning - kunne fremkaldes som billeder af det originale materiale (med påtegning og godkendelser m.v.) samt have samme indhold og opbygning, som det tilsvarende læsbare materiale.

Oplysninger i regnskabsinstruks

Det skal oplyses i institutionens regnskabsinstruks hvilke medarbejdere der har ansvaret for opbevaring og kassation af regnskabsmateriale herunder, hvorledes regnskabsmaterialet opbevares.

Papirbilag omdannet til elektronisk form

Papirbilag der er omdannet til elektronisk form med henblik på opbevaring på elektronisk medie kan destrueres. Ved omdannelsen af papirbilag til elektronisk form skal det gennem passende kontrolforanstaltninger sikres:

• at alle oplysninger, der fremgår af det originale regnskabsmateriale overføres til mediet inden det originale materiale makuleres
• at mediet kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler inden det originale materiale makuleres
• at mediet opbevares på betryggende måde, således at læsbarhed sikres indtil udløbet af opbevaringspligten
• at mediet arkiveres således at et udvalgt bilag hurtigt kan fremfindes
• at der i fornødent omfang udarbejdes sikkerhedskopier, og at disse er anbragt således, at de ikke ødelægges, stjæles m.v. sammen med det originale materiale.

Opbevaring i systemer

For institutioner der anvender elektroniske faktureringssystemer vil elektroniske bilag normalt opbevares på den server, der er tilknyttet faktureringssystemet.

Det er den enkelte institutions ansvar at sikre, at den valgte leverandør af faktureringssystemet overholder opbevaringspligten, ligesom det er den enkelte institutions ansvar at sikre, at der etableres den nødvendige adgang til bilagsmaterialet ved leverandørskift.