Værdiansættelse og indregning af aktiver

Aktiverne på balancen består af institutionens beholdninger og tilgodehavender.

Beholdningerne udgør værdien af institutionens produktionsaktiver såvel fysiske som ikke fysiske aktiver anskaffet med henblik på længerevarende brug, herunder færdigudviklede it-systemer, bygninger, maskiner og it-udstyr m.v. samt eventuelle varelagre.

I årsrapporten opdeles aktiverne i Anlægsaktiver (immaterielle og materielle) og Omsætningsaktiver herunder likvide beholdninger.

Generelle værdiansættelseskriterier

Aktiver værdifastsættes til kostpris inklusiv alle omkostninger foranlediget af anskaffelsen eller som direkte kan henføres til det fremstillede aktiv, indtil det tidspunkt hvor aktivet er klar til at blive taget i brug.

Generelle indregningskriterier

Aktiver indregnes på balancen, når aktivet er anskaffet til vedvarende brug eller eje og indgår som et produktionsaktiv i institutionen samt aktivets kostpris kan opgøres pålideligt. Indregning betinger at aktivet vil bidrage til institutionens målopfyldelse.

Anskaffelser på over 100.000 kr. skal altid registreres i institutionens økonomi-system (fx anlægsmodulet i Navision Stat). Der kan afviges fra grænsen på 100.000 kr., hvis institutionen har en særskilt aftale med Økonomistyrelsen om anden væsentlighedsgrænse. 

Frivillig aktiveringsgrænse for mindre it-systemer

Der er indført en frivillig aktiveringsgrænse for mindre it-systemer på 1 mio. kr. fra finansåret 2026.

Tiltaget indføres for at bidrage med administrative lettelser og for yderligere at øge fokus og styring på de større it-projekter i staten.

Styrelser og departementer skal være opmærksom på, at tiltaget kan medføre mindre aktivering og flere driftsomkostninger, der således kan påvirke bevillingsafløbet i året.

Tiltaget er samtidig en konsekvens af, at grænserne for it-systemer hæves for forelæggelse ved Statens It-råd, samt at grænsen hæves for minimumskrav til etablering af styringsgrundlag tilsvarende projektgrundlaget i statens it-projektmodel.

Det skal fremgå at styrelsens regnskabsinstruks, hvilken regnskabspraksis, der anvendes på området.

Inventarlister over inventar og andre aktiver

Institutioner skal føre fortegnelser over institutionens beholdning af aktiver (inventar, it-udstyr mv.) når de vurderes at være væsentlige for institutionen. Det gælder også aktiver, der ikke særskilt er registreret som anlæg i regnskabet, f.eks. aktiver, der er driftsført ved anskaffelse eller aktiver, der er bunket i regnskabet.

Det er den enkelte institution, der vurderer og afgør, hvilke aktiver der skal føres fortegnelser over. Vurderingen kan bl.a. ske ud fra en væsentlighedsbetragtning af omfanget og værdien af aktiverne, aktivernes betydning for institutionens op-gavevaretagelse samt risikoen for tyveri mv. af aktiverne.

Grænsen for, hvad der medtages i fortegnelserne, kan således variere for forskellige typer aktiver. Registrering af andre væsentlige aktiver kan hensigtsmæssigt foretages i særskilte registre (oversigter) med oplysninger om aktivernes art og anskaffelsesår. Herudover kan sådanne registre indeholde oplysninger om aktivernes placering og eventuelle mærkning.

Forskellen mellem værdiansættelse i regnskabet og inventarlister

Den regnskabsmæssige opgave, der er i værdiansættelse af institutionens aktiver handler om, at statens aktiver repræsenteres korrekt i regnskabet. Registreringen i inventarlister handler om institutions interne kontrol med sine beholdninger af aktiver.

Ses der f.eks. på inventar, der er bunket i regnskabet, har denne bunke en samlet værdi i regnskabet, men det er ikke muligt at identificere det enkelte stykke inventar i bunken. Inventarlister identificerer de enkelte stykker inventar og aktiver som institutionen ejer, samt om inventaret eller aktivet befinder sig på institutionens adresse, lager eller en anden lokation.

Sondringen mellem opgaverne er skitseret i skemaet herunder.