51.7X IT-udstyr

"IT-udstyr - anskaffelse" er en samlekonto, der viser summen af såvel indeværende års anskaffelser som tidligere års anskaffelser.

Kontoen er en balancekonto, hvorpå tilgange registreres i form af debetposteringer.

a) Kontering af IT-udstyr ved køb:

Foretager institutionen en forbedring på et allerede eksisterende aktiv, skal den værdistigning, forbedringen har påført aktivet, bogføres som en anskaffelse, som anvist ovenfor. Der skal endvidere oprettes et separat anlægskort til forbedringen i anlægskartoteket.

Det er dog væsentligt at der foretages en sondring mellem reelle forbedringer og vedligeholdelse. Er der tale om vedligeholdelsesomkostninger, skal de løbende udgiftsføres over driften på regnskabskonto 22.30 "Reparation og vedligeholdelse".

b) Kontering af IT-udstyr ved donation:

Hvis institutionen har fået aktivet helt eller delvist doneret/refunderet af en ekstern part, skal anskaffelsen suppleres med registreringer af donationen i institutionens regnskab som vist herunder. (I de tilfælde, hvor institutionen ikke selv betaler for aktivet, konteres ikke på konto 95.15 og 62.31).

Kontoen er en balancekonto indeholdende de løbende nedskrivninger, det vil sige aktivets værdiforringelser.

Nedskrivning foretages ud fra følgende retningslinjer:

• anlægsaktiver, der er teknisk forældede eller beskadigede, og hvor anvendelsen i institutionens virksomhed er meget begrænset, og nedskrivningen kan begrundes ud fra en faktisk hændelse.
• anlægsaktiver, der på baggrund af en officiel beslutning skal skrottes eller udskiftes indenfor en nærmere årrække, det vil sige før normal levetid, nedskrives ikke. I stedet forkortes afskrivningsperioden.

Når en nedskrivning indregnes, er der en række generelle krav, der skal være opfyldt:

• der skal være tale om et væsentligt værdifald før en nedskrivning foretages.
• større og væsentlige nedskrivninger skal forelægges og godkendes af Finansudvalget, når de omfattes af gældende forelæggelsesregler.
• alle nedskrivninger skal kunne dokumenteres med en begrundelse for, hvorfor de er foretaget.

Der foretages kreditposteringer på kontoen ved den løbende registrering af nedskrivningerne, mens der foretages debetposteringer i de tilfælde, hvor institutionen skal nulstille anlægget på balancen.

Ved nedskrivning af IT-udstyr foretages kontering som følger:

Ved afhændelse af aktivet skal den regnskabsmæssige værdi udgå af balancen, og der skal udarbejdes en opgørelse over eventuel fortjeneste eller tab.

Der sondres i det efterfølgende mellem to former for afhændelse. Disse er henholdsvis:

1. Salg af et anlægsaktiv
2. Salg af et anlægsaktiv, der var helt eller delvist doneret til institutionen fra en ekstern part.

Donerer institutionen efter forudgående hjemmel et immaterielt eller materielt anlæg til en ekstern part uden at modtage betaling herfor, skal salget ske til 0 kr. En eventuel bogført værdi tabsføres.

Herudover skal for anlæg under udgiftsbaseret bevillinger foretages supplerende manuelle posteringer.

Kontoen er en balancekonto, hvorpå der foretages kreditposteringer i forbindelse med afgang.

Salg af infrastruktur
Tab/fortjeneste opgøres som forskellen mellem salgspris (reduceret med salgsudgifter) og den regnskabsmæssige værdi på afhændelsestidspunktet og føres over resultatopgørelsen som en del af driften.

Ved salget skal institutionen medtage afskrivninger indtil afhændelsestidspunktet. Afskrives der eksempelvis kvartalsvis, og sælges aktivet medio et kvartal, skal afskrivningen frem til medio kvartalet beregnes og udgiftsføres i resultatopgørelsen. Derefter fratrækkes aktivets bogførte værdi, før en eventuel gevinst eller tab opgøres.

Tidligere års af-/ned-/opskrivninger vedr. det afhændede aktiv er foretaget som vist i eksemplerne til kontonummer 51.73, 51.75 og 51.76.

Tab/fortjeneste opgøres som følger:

Konteringen heraf foregår som illustreret nedenfor.

Trin 1: Tilbageførsel af opskrivning fra særlig egenkapitalkonto

Er der ikke foretaget nogen opskrivning fortsættes til trin 2.

Såfremt der tidligere undtagelsesvis er foretaget en opskrivning på konto 51.76 (udgør 10 i eksemplet), skal der foretages en tilbageførsel heraf. Posteringen nulstiller opskrivningen under aktivets værdi (konto 51.76) og nulstiller samtidig den opskrivning, der var placeret under egenkapitalen (konto 71.17).

Opskrivningen har aldrig været indtægtsført, og tilbageførslen påvirker heller ikke resultatopgørelsen.

Trin 2.1: Bogføring af salg med tab

Nedenstående eksempel viser konteringerne ved et salg med tab:

Trin 2.2: Bogføring af salg med gevinst

Hvis anlægget var solgt til 140 i stedet for 90 (jf. det andet eksempel i opstillingen af tab/gevinst ved afhændelse ovenfor) så vil der være en gevinst på 20. De sidste to konteringer vil da skulle foretages som følger:

Nulstilling af donationer, herunder tilbageførsel af foretagne donationsafskrivninger

Hvis det solgte anlæg var helt eller delvist doneret til institutionen (fx at 50 ud af anskaffelsessummen på 200 er doneret), skal afhændelsen af anlægget suppleres med registreringer, der nulstiller af donationen samt genberegning af tab/gevinst.

I det gennemgående tabseksempel blev der konstateret et tab på 30 ved salget af anlægget.

Dette foreløbige resultat bliver nu forbedret med 35 svarende til den del af den oprindelige donation, der endnu ikke er blevet indtægtsført i resultatopgørelsen (tilbageførte donationsafskrivninger udgør 15).

Salg af anlæg på udgiftsbaserede bevillinger

Eksemplerne vedrørende salg af anlæg er baseret på, at anlægget hører til en hovedkonto med omkostningsbaserede bevillinger.

Hvis anlægget hører til en hovedkonto med udgiftsbaserede bevillinger (infrastruktur og nationalejendom), skal institutionen stadig foretage de ovenstående transaktioner i forbindelse med salget af anlægget (og eventuelt tilbageførsel af donationen).

Det omkostningsbaserede tab/gevinst elimineres ved, at der foretages manuelle posteringer, der neutraliserer tab/gevinst i resultatopgørelsen samt indtægtsfører salgsprisen i balancen. Konteringsgangen er beskrevet under konto 52.94.

Akkumulerede afskrivninger er den samlede løbende værdiforringelse bestående af de årlige afskrivninger, der har været siden aktivets anskaffelse.

Kontoen er en aktivkonto indeholdende de løbende afskrivninger, det vil sige aktivets værdiforringelser. Der foretages kreditposteringer på kontoen ved den løbende registrering af afskrivningerne, mens der foretages debetposteringer i de tilfælde, hvor institutionen skal tilbageføre / nulstille de akkumulerede afskrivninger.

Ved salg tilbageføres de akkumulerede afskrivninger. Man skal derfor være opmærksom på, at de akkumulerede afskrivninger ved afhændelse af et givent aktiv skal tilbageføres (se f.eks. konto 51.74 ”IT-udstyr afhændelse/afgang”, der indeholder et eksempel på salg af aktiver og herunder tilbageførsel af akkumulerede afskrivninger).

Hvis det pågældende aktiv er helt eller delvist doneret til institutionen (fx at 50 ud af anskaffelsessummen på 200 er doneret), så skal der foretages en forholdsmæssig donationsafskrivning, som reducerer passivet.

Der er som hovedregel ikke adgang til, at statslige institutioner kan foretage opskrivning af aktiver.

Der kan i ekstraordinære tilfælde og efter særskilt aftale med Økonomistyrelsen foretages opskrivninger på materielle anlægsaktiver i situationer, hvor der er et åbenlyst misforhold mellem den reelle værdi af et aktiv og den bogførte værdi.

Bemærk at til forskel fra nedskrivninger må opskrivninger ikke føres over resultatopgørelsen, men skal modposteres direkte på en særlig egenkapitalkonto.

Kontoen er en balancekonto, hvorpå der foretages debetposteringer ved registrering af værdiforøgelse, mens der foretages kreditposteringer i de tilfælde, hvor institutionen skal tilbageføre/nulstille de akkumulerede opskrivninger.

Ved ibrugtagning af igangværende arbejder for egen regning under en udgiftsbaseret hovedkonto benyttes konto 51.77 IT-udstyr – ibrugtagning af igangværende arbejder.

Dette er i modsætning til de omkostningsbaserede hovedkonti, hvor ibrugtagningen konteres på konto 51.72. Imidlertid indgår 51.72 i bevillingsafregningen for de udgiftsbaserede bevillingstyper, og en kontering af ibrugtagningen på denne konto vil påføre hovedkontoen udgiften dobbelt.

Nedenfor ses et konteringseksempel på aktivering af igangværende arbejder for egen regning til IT-udstyr for udgiftsbaserede områder:

Nedskrivning af et igangværende arbejde foretages med regnskabskonto 51.77 som modkonto for den del, der vedrører IT-udstyr:

Ved ibrugtagning af igangværende arbejder mellem udgiftsbaserede hovedkonti er processen:

Afgivende hovedkonto

 Modtagende hovedkonto