Staten anvender principperne om omkostningsregistrering og udgiftsregistrering i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.
Udgangspunktet for alle registreringsprincipper er en registrering af forskellige økonomiske hændelser. Hændelser, der typisk registreres i bogholderiet er:
De forskellige registreringsprincipper adskiller sig ved, hvilke af disse hændelser, der vises i institutionens regnskab. De forskellige økonomiske hændelser er normalt ikke enkeltstående, men led i en handlingskæde, der kan strække sig over flere regnskabsperioder. Der kan derfor ske en fordeling over disse perioder (periodisering).
I staten anvendes to registreringsprincipper omkostningsprincippet og udgiftsprincippet.
Et tredje meget anvendt registreringsprincip er kasseprincippet, dette anvendes ikke på det statslige område.
Omkostningsprincippet anvendes på det statslige område i relation til aktiviteter finansieret under bevillingstyperne driftsbevilling og statsvirksomhed.
Omkostningsprincippet fokuserer på at opgøre ressourceforbruget og de skabte indtægter ved forskellige aktiviteter. Princippet er således velegnet til at vurdere udviklingen i fx produktivitet og effektivitet, men mindre egnet til f.eks. likviditetsstyring fordi der vil blive en større tidsmæssig forskydning mellem tidspunktet for hvornår udbetaling finder sted og omkostningen udgiftsføres.
Det omkostningsbaserede regnskabsprincip betyder, at det er årets ressourceanvendelse, som registreres i regnskabet.
Princippet har størst betydning for håndteringen af investeringer, idet det, der registreres i regnskabet som udgifter i forbindelse med investeringer er de afledte omkostninger i form af renter og afskrivninger i de år, hvor det anskaffede aktiv forbruges, og ikke investeringssummen i det år, hvor anskaffelsen finder sted.
I et regnskab baseret på omkostningsprincippet er der en indbyrdes sammenhæng mellem balancen og resultatopgørelsen i registreringen af institutionens dispositioner. Således registreres fx en anskaffelse af en ny maskine først i balancen som et aktiv. Den efterfølgende brug af maskinen registreres som en afskrivning i resultatopgørelsen og en tilsvarende nedskrivning af maskinens værdi i balancen.
Det udgiftsbaserede regnskabsprincip anvendes i relation til aktiviteter finansieret under bevillingstyperne anden bevilling, reservationsbevilling, lovbunden bevilling og anlægsbevilling.
Registrering efter udgiftsprincippet indebærer, at udgifter og indtægter hidrørende fra levering af varer og ydelser til eller fra staten skal registreres når levering har fundet sted og senest på betalingstidspunktet.
Udgiftsprincipper fokuserer således på leveringstidspunktet som det afgørende tidspunkt for den regnskabsmæssige registrering og princippet er dermed let at administrere og samtidig velegnet til at styre selve bevillingsanvendelsen. Princippet er derimod mindre velegnet til at opgøre det driftsmæssige ressourceforbrug.
Betalingen sker i år 1, mens forbruget strækker sig over et antal år svarende til PC'ernes levetid. Hvilken af disse økonomiske hændelser, der fokuseres på, vil derfor være afgørende for, hvad regnskabet viser i det enkelte år.
Hvis der aflægges et regnskab efter udgiftsprincippet vil registeringen af udgiften finde sted i år 1 enten på leveringstidspunktet eller senest på betalingstidspunktet.
Aflægges der derimod et regnskab efter omkostningsprincippet, vil anlægget blive aktiveret i institutionens balance i år 1. Det er den periode hvor der er et forbrug af pc’erne der er afgørende for indregning i resultatopførelsen. Henover den fastsatte levetid vil de løbende renteudgifter og afskrivninger blive bogført i driften, således at udgiften til pc’erne fordeles over hele levetiden.
E-mail: statsregnskab@oes.dk
ØAV er en samling af alle Finansministeriets bevillings- og regnskabsregler samt Statens kontoplan.
