Der skal udarbejdes et rejseregnskab efter afsluttet tjenesterejse. Læs her om de to modeller, der kan vælges mellem.
Jvf. Cirkulære om tjenesterejseaftalen skal der udarbejdes et rejseregnskab når en tjenesterejse er afsluttet. Cirkulæret indeholder imidlertid ikke nærmere regnskabsmæssige retningslinjer for hvordan et sådant rejseregnskab skal udarbejdes. Beskrivelse af cirkulæret findes i PAV i afsnittet Tjenesterejser.
I staten er der 2 modeller for den regnskabsmæssige håndtering af rejseudgifter; samlet afregning eller løbende afregning. Valget mellem den ene eller den anden model er op til den enkelte institution, og afhænger af hvad denne finder mest enkelt og hensigtsmæssigt, og hvad der bedst opfylder institutionens konkrete styrings- og revisionsbehov.
Udarbejdelsen af en samlet rejseafregning indebærer, at der udarbejdes et samlet rejseregnskab for tjenesterejsen. Dette regnskab kan først afsluttes, når samtlige bilag foreligger i institutionen. I takt med at de enkelte regninger modtages og betales (udgiftsbilag fra rejseselskaber, hoteller, måltider, transport mv.) samles de i institutionens rejse- og udlægssystem og bogføres på en mellemregningskonto i balancen.
Når samtlige regninger foreligger udarbejdes herefter en samlet rejseafregning indeholdende en angivelse af samtlige udgifter med tilhørende bilag. Disse udgifter bogføres de relevante regnskabskonti i institutionens driftsregnskab og samtidig udlignes de foretagne bogføringer på mellemregningskontoen i institutionens balance.
Ved en løbende afregning bogføres rejseudgifterne direkte i driftsregnskabet på de relevante regnskabskonti i takt med at regningerne modtages i institutionen. Herved undgår man at skulle ”parkere” udgifterne på en mellemregningskonto indtil samtlige bilag fra tjenesterejsen foreligger, og der kan udarbejdes en samlet rejseafregning.
Dog skal rejseforskud konteres på 61.55 og efterfølgende afregnes.
Hvis den rejsende har et firma betalingskort, betales fakturaer fra betalingskortudbyderen, når de modtages. Den endelige godkendelse af udgiften sker ved godkendelse af den samlede rejseafregning. Har institutionen valgt modellen med løbende afregning af tjenesterejser, skal det sikres at godkendelses flowet for udgifter betalt med firmakort, overvejes.
