I nedenstående gengives Budgetvejledningens bestemmelser under punkt 2.4
Udgifter som følge af EU-retsakter, der medfører statslige merudgifter, skal afholdes inden for eksisterende bevillinger. Finansudvalget orienteres om væsentlige merudgifter.
Modtages EU-tilskud, der forudsætter afholdelse af tilsvarende udgifter ud over finanslovens bevillinger, kan indtægterne modtages og udgifterne afholdes ud over de givne bevillinger.
Der er adgang til at afholde uforudselige udgifter til indfrielse af garantier og statsforskrivninger.
Der rettes henvendelse til Finansministeriet på det tidligst mulige tidspunkt med henblik på den bevillingsmæssige håndtering.
Der er adgang til umiddelbart at afholde uforudselige udgifter, som staten ved dom tilpligtes at betale. Kan udgifterne ikke afholdes inden for den pågældende bevilling, skal Finansministeriet orienteres på det tidligst mulige tidspunkt med forslag til finansiering inden for ministerområdet, jf. punkt 3.1.1.1. Særligt om bevillinger under delloftet for driftsudgifter.
Der er adgang til at afholde uforudselige udgifter, som det må anses for overvejende sandsynligt, at staten i tilfælde af en retssag vil blive dømt til at betale. Udgifterne afholdes inden for den pågældende bevilling. Kan udgifterne ikke afholdes inden for den pågældende bevilling, skal ministeriet, inden udgiften afholdes, forelægge Finansministeriet et forslag til finansiering inden for ministerområdet, jf. punkt 3.1.1.1. Særligt om bevillinger under delloftet for driftsudgifter.
Der er adgang til umiddelbart at afholde uforudselige udgifter til mindre skader, der skyldes brand, tyveri, hærværk eller anden skade på bygninger, løsøre mv., hvor der som følge af statens selvforsikringsprincip ikke er tegnet forsikring, jf. punkt 2.2.17 Selvforsikring. Der kan herunder afholdes nødvendige mindre udgifter til afhjælpende foranstaltninger med henblik på at begrænse skadens omfang. Udgifterne afholdes som udgangspunkt inden for den pågældende bevilling.
Kan udgifterne ikke afholdes inden for den pågældende bevilling, er der adgang til overførsel fra en anden hovedkonto inden for ministerområdet.
Ved mere omfattende skader med væsentlige merudgifter, skal Finansministeriet orienteres på det tidligst mulige tidspunkt med forslag til finansiering inden for ministerområdet, jf. punkt 3.1.1.1. Særligt om bevillinger under delloftet for driftsudgifter.
Er der tale om totalskade, eller er skaden så omfattende, at der kan opstå spørgsmål om væsentlige ændringer af bygninger eller anlæg eller driften heraf, kan der kun disponeres med særskilt forudgående tilslutning fra Finansudvalget.
Som led i administrationen af statens aktiver kan det være nødvendigt at afholde udgifter til hel eller delvis bevarelse af aktiver, f.eks. udgifter, der afholdes med henblik på at hindre aktivets undergang, udgifter ved tvangsfuldbyrdelse af statslige krav (arrest og udlæg) eller udgifter, som kan opstå i forbindelse med realisation af en ejendom, der er overtaget på tvangsauktion.
Hvor sådanne udgifter er uforudselige, kan de afholdes ud over de givne bevillinger.
Er der er tale om væsentlige merudgifter, skal Finansministeriet orienteres på det tidligst mulige tidspunkt med forslag til finansiering, jf. punkt 3.1.1.1. Særligt om bevillinger under delloftet for driftsudgifter.
Restancer inddrives af Gældsstyrelsen som restanceinddrivelsesmyndighed, jf. lov om inddrivelse af gæld til det offentlige.
Fordringer overgivet til inddrivelse hos restanceinddrivelsesmyndigheden skal nedskrives på baggrund af restanceinddrivelsesmyndighedens oplysninger om, hvor sandsynligt det er, at fordringer kan inddrives.
Restanceinddrivelsesmyndigheden fremsender oplysninger herom til fordringshaver umiddelbart i forlængelse af, at fordringer er modtaget til inddrivelse. Herudover skal restanceinddrivelsesmyndigheden minimum en gang om året fremsende oplysninger om sandsynligheden for inddrivelse af offentlige restancer til fordringshaverne.
Når restanceinddrivelsesmyndigheden meddeler, at inddrivelse er ophørt, skal fordringer afskrives i regnskabet.
For fordringer, som ikke overdrages til restanceinddrivelsesmyndigheden, skal udgiften til nedskrivning afholdes, når opkrævning af kravet vil være forbundet med uforholdsmæssigt store omkostninger, eller er konstateret udelukket, f.eks. på baggrund af et konkursdekret.
Øvrige fordringer kan nedskrives, når der er indikationer på, at fordringshaver ikke vil modtage det fulde skyldige beløb.
Er der tale om væsentlige merudgifter, skal Finansministeriet orienteres på det tidligst mulige tidspunkt med forslag til finansiering, jf. punkt 3.1.1.1. Særligt om bevillinger under delloftet for driftsudgifter.
De konkrete retningslinjer for håndtering af afskrivning og nedskrivning af fordringer er beskrevet på ØAV i Vejledning om den regnskabsmæssige håndtering af tilgodehavender og udlån.
Afgiftspligtigt salg skal momsregistres i overensstemmelse med bestemmelserne i momsloven. Udgifter til købsmoms vedrørende det afgiftspligtige salg refunderes af Skattestyrelsen efter bestemmelserne i momsloven.
Udgifter til købsmoms vedrørende ikke-afgiftspligtige ydelser behandles på følgende måde:
Bevillinger til drifts- og anlægsudgifter samt bevillinger, der udmøntes som tilskud til statsfinansierede selvejende institutioner, gives uden medtagelse af udgifter til ikke-fradragsberettiget købsmoms.
Bevillinger til tilskud til Kofoeds Skole, Dansk Institut for Internationale Studier og Institut for Menneskerettigheder gives også uden medtagelse af udgifter til ikke-fradragsberettiget købsmoms i det omfang, tilskuddene anvendes til køb af varer og ydelser.
Udgifter til dansk købsmoms optages i disse tilfælde som refusionsberettiget, ikke-fradragsberettiget købsmoms på regnskabet, herunder hvis virksomhedens aktiviteter er omfattet af momslovens § 13, dog med følgende undtagelser:
Undtagelsesbestemmelserne i punkt 1-4 følger undtagelsesbestemmelserne i momsloven. Såfremt der sker ændringer i momsloven på områder, der svarer til de 4 undtagelser, gælder disse ændringer også for refusionsmoms.
På hotelregninger uden specifikation af udgiften til morgenmad ydes ingen momsrefusion, med mindre det fremgår, at morgenmaden er gratis.
For indtægtsdækket virksomhed, der har ikke-afgiftspligtigt salg til andre statsinstitutioner inden for ministerområdet, kan der på regnskabet optages de hertil knyttede udgifter til ikke-fradragsberettiget købsmoms under institutionens ordinære virksomhed, jf. punkt. 2.6.8.4 Budget og regnskab.
Udgifter for ikke fradragsberettiget købsmoms kan refunderes, når finansieringen af udgifterne sker via modtagne tilskud, jf. pkt. 2.6.9.3 Budget og regnskab og 2.6.10.4 Budget og regnskab.
Udgifter til udenlandsk købsmoms kan ikke refunderes.
Kan der ikke opnås refusion for udgifter til ikke-fradragsberettiget købsmoms, konteres udgifter til køb af momsbelagte ydelser inkl. moms.
Statsfinansierede selvejende institutioner omfattet af Bekendtgørelse om momskompensation for erhvervsrettet uddannelse, institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse, erhvervsakademier, professionshøjskoler m.fl. afregner moms i henhold til reglerne heri. For øvrige selvejende institutioner finansieret via bevillingstypen statsfinansieret selvejende institution tilrettelægger ressortministerierne refusionsordninger efter aftale med Finansministeriet.
På grundlag af institutionernes regnskabsmæssige registrering af købsmomsen overføres regnskabstallet til finanslovens § 35, hvor det samles for staten som helhed.
Tilskudsordninger bør som udgangspunkt budgetteres særskilt på finansloven. Større tilskudsordninger, der retter sig til en bredere kreds, bør budgetteres på selvstændige bevillinger, mens mindre tilskud kan optages under en drifts- eller statsvirksomhedsbevilling.
Tilskudsordningens indhold skal beskrives nærmere i anmærkningerne.
Hvor der under bevillinger af typen driftsbevilling eller statsvirksomhed ønskes hjemmel til afholdelse af mindre tilskud, bør disse budgetteres på særskilte underkonti, medmindre der er tale om tilskud nært tilknyttet institutionens drift som f.eks. kantinetilskud eller medlemskontingenter, eller der er tale om tilskud, der ikke har kunnet forudses, og hvis samlede sum udgør højst 1 mio. kr.
Der henvises til Økonomistyrelsens vejledning om effektiv tilskudsforvaltning, der er optaget i ØAV. I vejledningen kan der fastsættes obligatoriske fællesregler for administration af tilskud i statslige ansøgningspuljer.
I forbindelse med, at der ydes tilskud til driften af selvejende institutioner, der ikke er opført under bevillingstypen statsfinansieret selvejende institution, samt til fonde, foreninger mv., skal der af tilskudsgiveren stilles relevante krav til tilskudsmodtageren, der kan sikre en god tilskudsforvaltning under hensyn til tilskuddets art og formål.
Hvis driftstilskuddet årligt udgør 5 mio. kr. eller derover og forventes at udgøre over halvdelen af tilskudsmodtagerens ordinære driftsindtægter (hvori ikke medregnes projektindtægter) i en periode på fire år eller mere, skal der som minimum stilles følgende krav:
Ressortmyndigheden skal endvidere tage stilling til, i hvilket omfang tilskudsmodtageren er underlagt 1) budgetvejledningens regler mv., herunder de regler der gælder for driftsbevillinger, samt 2) de statslige regnskabsregler efter Finansministeriets bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen mv.
De nævnte krav skal stilles, hvor ikke lov eller tidligere praksis, der ikke vil kunne ændres, stiller hindringer herfor.
Eventuelle fravigelser fra ovennævnte krav, der ikke fremgår af anden lov, skal anføres i anmærkningerne til finanslovforslaget.
Aftaler om leasing kan kun indgås, hvis der er væsentlige og åbenbare økonomiske fordele ved leasing i stedet for køb. Sådanne aftaler kan indgås, selv om leasingperioden strækker sig ud over finansåret.
Der skelnes mellem operationel og finansiel leasing. Der gælder følgende generelle begrænsninger i brugen af leasing:
Leasingaftaler (operationel leasing) med en samlet kontraktsum på 70 mio. kr. eller derover skal forelægges Finansudvalget, jf. også punkt 2.6.11 Investeringer i anlægsaktiver mv. (under driftsbevilling). Indgåelse af en leasingaftale med en uopsigelighed på 10 år eller mere kræver Finansudvalgets tilslutning, såfremt statens forpligtelse opgjort for hele uopsigelighedsperioden under ét udgør 40 mio. kr. eller derover.
Indgåelse af aftaler om finansiel leasing kræver forelæggelse for Finansudvalget uanset beløbsstørrelse.
I praksis er det ofte vanskeligt at skelne mellem forskellige typer af leasing, herunder operationel leasing og finansiel leasing. Nedenfor opstilles retningslinjer, som skal bruges ved skelnen mellem operationel og finansiel leasing.
Operationel leasing foreligger, hvor leasinggiver udlejer sine aktiver direkte til leasingtager, og er i realiteten en almindelig lejeaftale. Leasinggiver køber og beholder ejendomsretten til det leasede aktiv i hele leasingperioden og bærer den finansielle risiko forbundet med leasingaftalen. Leasingtager påtager sig ingen risiko forbundet med udstyrets værdi ved leasingperiodens udløb. Vedligeholdelsespligten påhviler således leasinggiver og ikke leasingtager. Efter leasingperiodens udløb afleveres det leasede aktiv tilbage til udlejer. Aftaler om operationel leasing vil ofte være kendetegnet ved, at leasingperioden er væsentligt kortere end aktivets levetid.
Udbudsretligt er aftaler om operationel leasing at sidestille med køb af varer og skal derfor ske under overholdelse af reglerne i udbudsloven. Der henvises i øvrigt til Finansministeriets cirkulære om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver. Dette gælder også regnskabsmæssigt, hvor leasingydelser vedrørende aftaler om operationel leasing udgiftsføres i resultatopgørelsen, i takt med at de afholdes, med mindre et andet systematisk grundlag bedre afspejler det tidsmæssige forbrug af de ydelser, som leveres. Hvis leasingaftalen er uopsigelig, skal leasingforpligtelsen opføres som en note til balancen.
En aftale om finansiel leasing er typisk kendetegnet ved, at leasinggiver fungerer som finansieringsselskab og udlejer et aktiv, som leasingtager på forhånd har identificeret hos en leverandør.
Finansiel leasing er kendetegnet ved, at alle væsentlige risici og fordele, som er forbundet med ejendomsretten til et aktiv, er overført fra leasinggiver til leasingtager. Således indgår der typisk i aftaler om finansiel leasing en aftale om aktivets restværdi (materiale værdi) ved leasingperiodens udløb samt en bestemmelse om, at leasingtager skal overtage aktivet, eller at leasingtager på leasinggivers anfordring er forpligtet til at anvise en køber til aktivet efter leasingperiodens udløb. Alternativt dækker leasingperioden størstedelen af aktivets brugstid, i hvilken henseende det er uden betydning, om ejendomsretten overgår eller ikke overgår ved leasingperiodens udløb.
Aftaler om finansiel leasing er typisk uopsigelige af denne grund eller kan kun opsiges før tid mod betaling af en ekstra præmie. På grund af bestemmelserne om aktivets restværdi ved leasingperiodens udløb erstatter aftaler om finansiel leasing reelt køb eller anlæg. Dette forøger statens finansieringsudgifter, og aftaler om finansiel leasing kan derfor som udgangspunkt ikke indgås.
Offentlig-Privat Partnerskab (OPP) er en organisationsform, hvor design/projektering, etablering, drift og vedligeholdelse i forbindelse med en offentlig opgaveløsning er samlet i én kontrakt mellem en offentlig udbyder og en privat leverandør, hvori der også indgår et element af privat finansieringsrisiko.
Organisering via OPP anvendes, såfremt det samlet set vurderes økonomisk fordelagtigt.
Der skal i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter under hensyntagen til bl.a. byggesagens størrelse, karakter og kompleksitet, foretages en systematisk vurdering af, om opgaven skal gennemføres som et OPP.
OPP-aftaler kan have forskellige udformninger, men er kendetegnet ved, at staten påtager sig forpligtelser af forskellig karakter over en forholdsvis lang tidshorisont, der kræver særskilt hjemmel. Det gælder for eksempel en længerevarende leje, uopsigelighed af aftalen, en evt. tilbagekøbspligt, forskellige former for garantistillelse mv.
En OPP-aftale vil derfor som udgangspunkt skulle forelægges for Folketingets Finansudvalg forud for aftalens indgåelse med henblik på at opnå de fornødne bevillingsmæssige hjemler, jf. bl.a. punkt 2.2.10 Flerårige dispositioner, punkt 2.4.10 Leje (leasing), punkt 2.6.11 Investeringer i anlægsaktiver mv., punkt 2.6.12 Leje af fast ejendom og punkt 2.7.4.3. Indgåelse af huslejekontrakt. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udviklet en standardmodel, der kan anvendes af offentlige myndigheder, som ønsker at indgå et offentlig-privat partnerskab. Modellen er tilgængelig via Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside (www.kfst.dk).
Den regnskabsmæssige behandling af bevillingen vil bero på en konkret vurdering af sammensætningen af en række elementer i den enkelte OPP-aftale, jf. Økonomistyrelsens nærmere retningslinjer om den regnskabsmæssige håndtering af OPP og finansiel leasing, der er optaget i ØAV.
Opgaver, som udføres af en statsinstitution eller en statsfinansieret selvejende institution, og som vil kunne udføres af eksterne leverandører, skal som udgangspunkt med passende mellemrum sendes i udbud eller på anden måde markedsvurderes efter gældende udbudsregler.
De nærmere regler herom er fastsat i Finansministeriets cirkulære om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver (udbudscirkulæret), der bl.a. indeholder regler om kontrolbud og fastsætter, i hvilke tilfælde udbudte opgaver skal udliciteres.
Hvis en institution udbyder en opgave og på baggrund af eget kontrolbud vælger selv at udføre opgaven, skal opgaven udføres som indtægtsdækket virksomhed, jf. punkt 2.6.8 Indtægtsdækket virksomhed.
Der henvises i øvrigt til punkt 2.4.13 Indkøb.
På en række områder indgås centralt koordinerede indkøbsaftaler. De statslige institutioner har pligt til at anvende disse centralt koordinerede aftaler i forbindelse med køb af varer og tjenesteydelser, der er omfattet heraf, hvis dette fremgår af den pågældende aftale.
Institutioner for forberedende grunduddannelse (FGU-institutioner) kan forpligtes til at an-vende aftalerne, og visse selvejende institutioner kan vælge at anvende de centralt koordinerede indkøbsaftaler. Dette fremgår i givet fald af den pågældende aftale.
Der henvises i øvrigt til Finansministeriets cirkulære om indkøb i staten, der bl.a. indeholder regler, der forpligter statsinstitutioner til at anvende andre nærmere angivne aftaler end de nævnte centralt koordinerede aftaler.
Repræsentationsudgifter af større omfang eller af ekstraordinær karakter bør ikke afholdes, uden at der er tilvejebragt hjemmel hertil i anmærkningstekst på finansloven.
Der må ikke anvendes statsmidler til indkøb af tobaksvarer til brug ved møder eller til repræsentative formål.
For så vidt angår ministerrepræsentation mv. henvises til Statsministeriets Vejledning om ministerens udgifter samt Statsministeriets Vejledning om en ny åbenhedsordning om ministres udgifter og aktiviteter.
Ved kantinevirksomhed forstås servering i dertil indrettede lokaler på eller i tilknytning til arbejdspladser og tilsvarende steder for personer, der er beskæftiget i en virksomhed eller som besøger eller har ærinde i virksomheden. Der kan etableres kantine på statslige tjenestesteder og i statsfinansierede selvejende institutioner, hvor der er et rimeligt behov for at give personalet, uddannelsessøgende, besøgende mv. adgang til at købe tilberedt mad, forfriskninger og kioskvarer, såfremt det må antages, at kantinen kan drives økonomisk forsvarligt. Kantinevirksomheden baseres på selvbetjening fra skranke og på selvafrydning fra gæsternes side.
Hvis der etableres en kantine, skal denne drives på et forretningsmæssigt grundlag, men skal samtidig holde et prisniveau, der svarer til niveauet i andre private og offentlige kantiner. Hvis det er nødvendigt at yde et tilskud til kantinedriften for at opnå dette, kan udgiften hertil afholdes af institutionen. Tilskuddet kan bl.a. gives til dækning af en del af de med kantinens drift forbundne lønudgifter. Tilskuddet kan ikke gives til råvareindkøb.
Der skal ved førstkommende lejlighed stilles krav om, at maden skal indeholde mindst 60 pct. økologi, svarende til sølvniveau for Det Økologiske Spisemærke. Der skal endvidere være krav til leverandøren om at minimere madspild fra kantinedrift samt en som minimum årlig måling og afrapportering af madspild.
Derudover skal det være muligt lokalt at efterspørge sundere og mere klimavenlige måltider. Kantineleverandører skal derfor være i stand til at levere f.eks. en eller flere ugentlige kødfrie dage, okse- eller lammekød højst én dag om ugen eller retter med bælgfrugter, grøntsager og fuldkorn dagligt, såfremt det efterspørges lokalt.
Inventar, udstyr og øvrigt løsøre, der stilles evt. vederlagsfrit til rådighed af institutionen, forbliver statens ejendom og vedligeholdes for institutionens regning.
Kantinevirksomheden bør søges etableret således, at staten bortset fra forpligtelser i medfør af kantinetilskud mv. ikke pådrager sig noget økonomisk ansvar for kantinens driftsmæssige resultat eller noget erstatningsansvar for skader i forbindelse med kantinedriften. Dette hensyn skal normalt søges tilgodeset ved med mellemrum at udbyde kantinedriften med henblik på bortforpagtning til en selvstændig entreprenør eller en forening oprettet af personalet. Hensynet kan også tilgodeses ved etablering af en catering-baseret kantine. Ved etablering af en catering-baseret kantine skal der ligeledes holdes et prisniveau, der svarer til niveauet i andre private og offentlige kantiner. Hvis det er nødvendigt at yde et tilskud til kantinedriften for at opnå dette, kan udgiften hertil afholdes af institutionen. Tilskuddet bør fastsættes på et niveau, der ikke overstiger tilskuddet i sammenlignelige statslige kantiner. Dette bør sikres ved ordningens opstart samt ved senere justeringer af tilskuddet. Der henvises til det gældende regelsæt i vejledningen til virksomheder på Skatteforvaltningens hjemmeside, hvor information om kantineordninger kan findes under punktet personalegoder.
Såfremt kantinen ikke drives som en del af den pågældende institution, men eksempelvis er overladt til en selvstændig entreprenør, bør vilkårene for kantinedriften være skriftligt fastlagt. Såfremt kantinen enten er et nødvendigt led i udøvelsen af virksomheden på det pågældende tjenestested eller må anses for naturligt forbundet med virksomhedens karakter, kan kantinen etableres eller opretholdes som en del af den pågældende institution. Etablering af en sådan kantine kan kun ske, såfremt det kan godtgøres, at dette alle forhold taget i betragtning er mere økonomisk fordelagtigt end etablering af en kantine, der drives af en selvstændig entreprenør eller personaleforening.
Kantiner, der væsentligst har til formål at betjene institutionens kunder, besøgende og lignende - hertil ikke henregnet uddannelsessøgende eller institutionsanbragte - bør tilstræbe, at den del af kantinens virksomhed, der hidrører fra udefrakommende kantinegæster, økonomisk hviler i sig selv, således at samtlige kantineudgifter dækkes af priserne.
I institutioner af internatkarakter kan der være fastsat priser for bespisning af klienter samt evt. personale, såfremt deltagelse i spisning har tjenstlig karakter, som er lavere end niveauet i andre private og offentlige kantiner.
Statens tjenestebiler må kun anvendes til tjenesterelaterede formål. For så vidt angår ministrenes anvendelse af ministerbiler henvises til Statsministeriets Vejledning om ministerens udgifter.
Anskaffelse af ministerbiler sker i samråd med Finansministeriet. Ministerbiler er tjenestebiler med chauffør. Den enkelte minister kan inden for sit område fastsætte nærmere regler om anskaffelse af og brugen af tjenestebiler i øvrigt.
Staten er selvforsikrende og der tegnes ikke kasko- eller ansvarsforsikring for tjenestebiler ved benyttelse i Danmark. Dog tegnes ansvars- og kaskoforsikring for ministerbiler. Ved kørsel i udlandet kan der tegnes ansvarsforsikring og øvrige forsikringer, som er påkrævet i det pågældende land.
Udgifter til hensættelser omfatter henholdsvis hensættelser til afgivne tilsagn samt øvrige hensættelser.
Hensættelser til afgivne tilsagn budgetteres og udgiftsføres i det år, hvor tilsagnet gives, jf. punkt 2.2.11 Tilsagn om tilskud i fremtidige finansår.
Øvrige hensættelser omfatter midler til dækning af forpligtelser, der er opstået i indeværende eller tidligere år, og hvor det er sandsynligt, at forpligtelsen udløses, men hvor den præcise størrelse og/eller afviklingstidspunktet for forpligtelsen er ukendt. Der skal for omkostningsbaserede bevillinger af typen driftsbevilling og statsvirksomhed budgetteres med hensættelser til sådanne forpligtelser, hvis forpligtelsen ud fra et væsentlighedssynspunkt må anses at have betydning for institutionens økonomiske drift, jf. de nærmere retningslinjer herom på ØAV. Der kan budgetteres med øvrige hensættelser på udgiftsbaserede bevillinger, såfremt der er tilvejebragt hjemmel hertil i særlig bevillingsbestemmelse.
Der henvises i øvrigt til Økonomistyrelsens vejledning om Den regnskabsmæssige håndtering af hensatte forpligtelser.
ØAV er en samling af alle Finansministeriets bevillings- og regnskabsregler samt Statens kontoplan.
