Flytning af balanceposter
Læs nærmere om opgørelse og flytning af balanceposter i forbindelse med ressort- og organisationsomlægninger.
Overdragelse af primobeholdning på balanceposterne i forbindelse med ressort- og organisationsændringer skal bogføres med posteringstypen R "Ressortændringer", dog med undtagelse for overført overskud og videreførelser, som bogføres med posteringstype N ”Normalpostering”. Bogføringen må først foretages, når de ønskede ændringer er godkendt af Økonomistyrelsen.
Til brug for Økonomistyrelsens godkendelse af bogføringen, skal den afgivende institution udfylde en blanket, der dokumenterer den ønskede balanceflytning.
Den afgivende virksomhed skal nulstille de balanceposter som ønskes overdraget, mens den modtagende virksomhed skal optage posterne i deres balance.
Særligt for det omkostningsbaserede område
I forbindelse med overdragelsen af primobalanceposterne skal der samtidig overføres likviditet mellem de berørte virksomheder.
Den afgivende virksomhed skal ved nulstillingen af sine balanceposter anvende modkonto 9778. Efter nulstillingen af balanceposterne vil nettosaldoen på konto 9778 vise det reelle likviditetsmæssige mellemværende med den modtagende virksomhed.
Den afgivende virksomhed afregner dette mellemværende ved enten at sende penge eller opkræve penge til/fra den modtagende virksomhed. Den modtagende virksomhed skal benytte mellemregningskontoen som modkonto ved den likvide afregning. Den modtagende institution skal sammen med betalingen modtage diverse dokumentationer.
Til illustration af den bogføring, der skal foretages, er udarbejdet en række konteringsskitser.
Find konteringsskitserne her
Foretages ressort/organisationsændringen eller afsluttes denne sent på året således likviditetsafregningen ikke kan afsluttes inden årsafslutningen, skal likviditetsafregningen foretages i årets efter således der ikke er åbne poster i kreditor- eller debitormodulet henover årsafslutningen, men modsatrettede posteringer på regnskabskonto 97.78 i både modtagende og afgivende institution.
Særligt for det udgiftsbaserede område
Overdragelse af primobeholdning på balanceposter mellem to udgiftsbaserede områder skal bogføres med posteringstypen R "Ressortændringer" med modpost på institutionens egenkapital. Årsagen er, at sådanne områder typisk er forsynet med en FF1-konto, som månedligt udsalderes og hvor udsalderingen påvirker institutionens egenkapital. Der skal derfor ikke skal ske nogen likviditetsmæssig afregning når der flyttes primobeholdninger på balanceposter.
Alle primobeholdninger, der skal overdrages, skal nulstilles og modposteres på konto 7411 og ikke 97.78 som for primobeholdninger for omkostningsbaserede områder.
Opgørelse og flytning af immaterielle og materielle anlægsaktiver
Det er vigtigt, at kategoriseringen af anlægsaktiver overføres korrekt ved overdragelse af anlæg. Eksempelvis skal bygninger fortsat optages som bygninger i det modtagende regnskab. Der skal således anvendes de samme regnskabskonti i afgivende og modtagende institution.
Procedure for overdragelse af anlægsaktiver er fortsat, at den afgivende bogføringskreds sælger aktivet og den modtagende bogføringskreds køber det. Aktiverne overdrages til den bogførte værdi pr. 1. januar xxxx.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at køber skal overtage aktivet med tilhørende historik. Nedenfor er illustreret hvorledes bogføringen skal foretages på det omkostningsbaserede område via et eksempel, hvor der overdrages et anlæg med en anskaffelsessum på 1.000.000 og afskrivninger på 400.000, således aktivet har en bogført værdi på 600.000. Flytning af anlægsaktiver i forbindelse med ressort- og organisationsændringer skal bogføres via anlægsmodulet med posteringstypen R "Ressortændringer".
Eksempel:
Sælger skal foretage et salg af aktivet med posteringstype R "Ressortændringer"
Konto 51.34 krediteres 1.000.000 (posteringstype R)
Konto 51.35 debiteres 400.000 (posteringstype R)
Konto 97.78 debiteres 600.000 (posteringstype R)
Sælger skal ikke afskrive på aktiver, der sælges til bogført værdi pr. 1. januar xxxx. Hvis der er foretaget afskrivninger i det pågældende år, skal disse tilbageføres i det afgivende regnskab. Den modtagende institution skal derfor sørge for at afskrive på aktiverne fra 1. januar xxxx.
Køber skal overtage historikken af anlægget. Håndteringen af modtagne anlæg er som følger:
Konto 51.32 debiteres 1.000.000 (posteringstype R)
Konto 51.35 krediteres 400.000 (posteringstype R)
Konto 97.78 krediteres 600.000 (posteringstype R)
Således bevares den oprindelige anskaffelsespris, hvilket kan være nødvendigt ved en genfinansiering.
Derudover er det regnskabsmæssigt korrekt, at statens samlede anskaffelser ikke nedjusteres pga. ressortomlægning.
Det er vigtigt at køber angiver anskaffelsestidspunktet til 31. december xxxx, således afskrivningerne påløber i købers regnskab for et helt finansår.
Donation
Er en del af anlægsaktivet finansieret ved en donation, skal restsaldoen for donationen desuden overføres til den modtagende institution. Det vil sige, at restsaldoen for donationen ikke skal modregnes i salgsprisen. Restsaldoen overføres ligeledes til mellemregningskontoen (men mellemregningskontoen udlignes ved 100 % donerede anlæg, således der ikke foretages likvid afregning).
FF4-gæld
Den langfristede gæld (FF4/SE4) i den afgivende institution skal i eksemplet nedskrives med 600.000 svarende til værdien af de overdragne materielle og immaterielle anlægsaktiver. Nulstilling af denne gæld sker først i forbindelse med den endelige afregning af mellemregningskontoen. I menuen til venstre, kan du læse mere om afregning af likviditet.
Navision
Til brug for den regnskabstekniske håndtering af overdragelse af immaterielle og materielle anlægsaktiver mellem virksomheder der benytter Navision Stat, henvises til Økonomistyrelsens interne notat Håndtering af anlægsaktiver i NS ved ressort- og organisationsændringer (pdf). Dette notat indeholder henvisning til RapidStart-tjenester, hvor tilhørende konfigurationspakker kan rekvireres ved henvendelse til konsulentteamet i Økonomistyrelsen .
Opgørelse og flytning af omsætningsaktiver
Omsætningsaktiver grupperes som standardkontiene 60, 61, 62 og 63. Det skal vurderes, i hvilket omfang der er primosaldi på de tilhørende regnskabskonti, der skal overdrages. Som udgangspunkt overdrages omsætningsaktiver ikke, hvis de er af kortfristet karakter, men afregnes færdigt i det afgivende regnskab.
Blandt andet vil et debitortilgodehavende, som er opstået i året før ressortændringen træder i kraft, men endnu ikke er betalt, forblive et tilgodehavende i den afgivende institution, også selvom aktivet henfører til de opgaver der overflyttes. Et sådant aktiv er af kortfristet karakter.
Det er alene omsætningsaktiver af langfristet karakter, fx huslejedepositum, der skal afregnes mellem institutionerne.
Vurderingen af hvilke omsætningsaktiver, der har langfristet karakter, kan ske ved at opgøre hvilke omsætningsaktiver, der fortsat ikke er indfriet ved afregningstidspunktet.
Det drejer sig fx om:
- 6160 Deposita
- 6140 Igangværende arbejder for fremmed regning, tilgodehavender
- 6195 Tilgodehavender ved afgivelse af tilsagn (til gode hos kommuner, regioner eller EU)
- 603x Varebeholdninger
Omsætningsaktiver nulstilles og overføres til mellemregningskontoen i den afgivende institution. Der skal udarbejdes dokumentation til den modtagende institution, der specificerer indholdet af de overdragne saldi.
Som følge af reglerne for likviditetsordningen indgår beholdningerne på disse konti på den uforrentede FF5-konto tidligst primo året efter afslutningen af seneste regnskabsår.
Nulstilling af saldoen på FF5-kontoen, svarende til summen af de overdragne omsætningsaktiver, sker først i forbindelse med den endelige afregning af mellemregningskontoen.
Reguleret egenkapital (statsforskrivninger)
Den regulerede egenkapital (standardkonto 53 og 70) skal reguleres på balancen i forbindelse med ressort- og organisationsændringer i den udstrækning virksomhedens regulerede egenkapital er ændret i finansieringsoversigten på bevillingslovene.
Der må udelukkende ændres på den regulerede egenkapital, hvis det er indbudgetteret en ændring i finansieringsoversigten på bevillingslovene.
En eventuel regulering bogføres på konto 5317 med modpost på 7012. Bogføringen skal foretages som en normalpostering.
Der kan endvidere i undtagelsestilfælde forekomme saldi på konto 71 Værdiregulering over egenkapitalen og konto 72 Reserveret egenkapital, som skal flyttes i forbindelse med en ressortomlægning. Normalt vil det imidlertid ikke være tilfældet, da konto 71 vedrører foretagne opskrivninger, som generelt ikke er tilladt og konto 72 normalt udelukkende anvendes på det udgiftsbaserede område.
I den udstrækning der imidlertid skal foretages flytninger på konto 71 og 72 skal flytningen bogføres med posteringstypen R "Ressortændringer".
Overført overskud og videreførelser
Overført overskud og videreførelser skal flyttes i forbindelse med bevillingsafregningen og flytningen skal bogføres som en kontoændring.
Fri egenkapital (standardkonto 74), som skal flyttes mellem institutioner, skal ikke indgå i den generelle flytning af balanceposter. Derimod skal flytningen ske via særskilte blanketter.
I modsætning til de øvrige balancekonti, hvor flytningen bogføres ved anvendelsen af posteringstype R "Ressortændringer", skal flytningen af fri egenkapital bogføres som en kontoændring med posteringstype N ”Normalpostering”.
Selve konteringsgangen i forbindelse med flytning af fri egenkapital er nærmere beskrevet i statens kontoplan: 74 Fri egenkapital.
Hvis ressort-/organisationsændringen foretages bagudrettet, altså på baggrund af ultimobeholdningen året før, kan bogføringen og afregningen af bevilling i forbindelse med kontoændringen foretages i indeværende år, før bevillingsafregningen for året.
Opgørelse og flytning af hensatte forpligtelser
Hensættelser, som skal flyttes, skal opgøres på overdragelsestidspunktet, dvs. det tidspunkt hvor balancebeholdningen flyttes i regnskabet. Ressortflytningen kan derfor afvige fra primobeholdningen i modsætning til andre balanceflytninger.
Opgørelsen af hensættelser omfatter følgende konti:
76.xx Hensættelser
77.xx Hensættelser vedr. afgivne tilsagn
Eksempel:
En institution har en samlet primobeholdning på 100 mio.kr. pr. 1. januar 2022. Beløbet af hensat til dækning af forventet tab på 2 retssager med hver 50 mio. kr. Den 1. februar 2022 udløses tabet på den 1. retssag. Dette tab betales og hensættelsen reduceres til 50 mio.kr. Den 1. marts 2022 forøges hensættelsen med 2 mio.kr. til den anden retssag. Den samlede hensættelsesbeholdning er derved 52 mio.kr., når balanceflytningen foretages pr. 1. april 2022. Det er dette beløb, der flyttes via en ressortkorrektion.
1. januar 2022: 100 mio. kr. (primobeholdning)
1. februar 2022: 50 mio. kr. (betaling)
1. marts 2022: 2 mio. kr. (driftseffekt i året)
1. april 2022: 52 mio. kr. skal flyttes og optages i balancen i institution B. Flytningen markeres med posteringstype R.
Likviditet svarende til saldoen på hensættelseskontoen vil være opført på den afgivende institutions FF5-konto. Nulstilling af indestående på FF5-kontoen sker først i forbindelse med den endelige afregning af mellemregningskontoen.
Opgørelse og flytning af kortfristede gældsforpligtelser
Kortfristede gældsforpligtelser grupperes som standardkontiene 93, 94, 95, 96, 97, 98 og 99.
Sådanne overdrages som udgangspunkt ikke, hvis de er af kortfristet karakter, men afregnes færdigt i det afgivende regnskab. Heller ikke selvom passivet henfører til de opgaver der overflyttes, skal der ske en overdragelse. Hvis passiverne er af kortfristet karakter, vil de fleste allerede være afregnet på overdragelsestidspunktet.
Vurderingen af hvilke kortfristede gældsforpligtelser, der har langfristet karakter, kan ske ved at opgøre hvilke forpligtelser, der fortsat ikke er afregnet på overdragelsestidspunktet. Det drejer sig fx om:
9411 Skyldige feriepenge
9341 Igangværende arbejder for fremmed regning
For så vidt angår bevægelserne på 99 kontiene, skal bogføringen foretages som en ressortkorrektion (R-postering). Bogføringerne på 99 konti skal både debiteres og krediteres, hvorfor bogføringen på standardkonto 99 samlet set vil gå i 0 og dermed ikke påvirke resultatet eller balancen som helhed. 99 kontiene angives derfor ikke på blanketten med balanceflytninger, men institutionerne bør lave en noteforklaring til blanketten i relation til fx deling af lønsumsopsparing.
99xx Adviseringer
De kortfristede gældsforpligtelser nulstilles og overføres til mellemregningskontoen i den afgivende institution. Der skal udarbejdes dokumentation i form af specifikation af indholdet på de overdragne konti til den modtagende institution.
Som følge af reglerne for likviditetsordningen indgår beholdningerne på disse konti på den uforrentede FF5-konto tidligst primo året efter afslutningen af seneste regnskabsår.
Nulstilling af indestående på FF5-kontoen sker først i forbindelse med den endelige afregning af mellemregningskontoen.