3.5 Udarbejdelse af aktstykker

Indledningen (punkt a) skal i kortfattet form indeholde op­lys­ninger om, hvilket ministe­rium der stiller forslaget, karakteren af den foreslåede dis­position, samt de samlede udgifter hvor forslaget omhandler en tidsafgrænset disposition, el­ler udgifterne på årsbasis hvor forslaget omhandler en disposition med løbende udgifter. Endvidere skal evt. udgiftsændringer fremgå, hvor forslaget omhandler forelæggelser af væsentlige ændringer af investeringsprojekter. Hvor dis­positionen vedrører indtægter, oplyses til­svarende de samlede ind­tægter eller indtægten på års­basis ved dispositio­nen.

I indledningen skal tillige fremgå den eventuelle udgift eller indtægt i fi­nans­året, der foreslås optaget på lov om tillægsbevilling, samt eventuelle forslag til ny låneramme. Der skal ikke gives oplys­ning om kontering på standard- og underkontoniveau el­ler om for­delingen på finans­år af eventuelle udgifter ud over finans­året.

Hvor forslaget omfatter flere disposition­er, vil det være hen­sigts­mæssigt, at oplysninger­ne gives for hver af dispositionerne for sig. Der kan ofte med fordel anvendes en punktopstilling.

Hvor der ikke er sammenhæng mellem dispositionerne, bør der ud­fær­diges aktstykke for hver enkelt disposition.

Hvor forslaget angår en disposition, der medfører en ­ud­gift i finansåret, der foreslås optaget på lov om tillægsbevilling, anføres det tillige, om udgiften finansieres af reserver eller finansieres af midler opført på andre bevillinger. Der kan an­vendes en af følgende formuleringer:

• ”Udgiften i (finansåret) finansieres af de på ...ministeriet op­før­te reserver.”

• ”Udgiften i (finansåret) finansieres af de på (hovedkonto) … opførte midler.”

Forelægges et forslag, der vedrører udgifter i det kommende fi­nans­år inden vedtagelsen af finansloven for finansåret, kan følgende formule­ring dog anvendes:

• ”Udgiften i (det kommende finansår) påregnes finansieret af de midler, som måt­te blive fastsat på ...­ministeriets paragraf.”

Hvis forslaget vedrører en disposition, der ikke medfører udgifter, der optages på lov om tillægsbevilling, an­gives, om udgifterne afholdes inden for en given bevilling, eller om dispositionen er uden udgifts­mæs­sige virk­ninger i finansåret. Der kan anvendes en af følgende for­mulerin­ger:

• ”Udgiften i (finansåret) afholdes af den på finansloven opførte be­villing på kr. til ...”

• ”Forslaget medfører ikke udgifter i finansåret.”

Hvis forslaget vedrører en disposition, som indebærer et forslag om ændret låneramme, kan følgende formulering anvendes:

• ”Forslaget medfører behov for en forhøjelse af lånerammen med (antal) mio. kr. i perioden fra (årstal) til (årstal)”

Såfremt der undtagelsesvist er behov for, at et aktstykke ikke offentliggøres, jf. punkt 3.4.2 Fortrolighed, bør dette angives i punkt a. Endvidere bør det udtrykkeligt på aktstykkets forside være angivet, at det er fortroligt. Der kan i pkt. a anvendes en af følgende tre formuleringer:

• ”Eksistensen af nærværende aktstykke er offentlig, mens indholdet af aktstykket er fortroligt af hensyn til... Fortroligheden vil blive ophævet når…”

• ”Såvel eksistensen som indholdet af nærværende aktstykke er fortroligt af hensyn til… Fortroligheden vil blive ophævet når…”

• ”Indholdet af bilag … til nærværende aktstykke er fortroligt af hensyn til… Fortroligheden vil blive ophævet når…”

Sagsfremstillingen (punkt b) skal i kort­fattet form angive be­grundelsen for den fore­slåede disposition og redegøre for dis­po­sition­ens enkeltheder. Sagsfremstillingen har samme funktion og betydning som anmærkningerne til et bevillingsforslag på fi­nans­loven, og frem­stil­lingen skal derfor indeholde op­lys­nin­ger svarende til, hvad der fremgår af anmærkninger, jf. ØAV. Ved anmodning om fravigelse af budgetvejledningens regler skal der ikke optages en særlig bevillingsbestemmelse i tabelform i punkt b, men alene redegøres for anmodningen.

Der skal i sagsfremstillingen redegøres for opgørelsen af de samlede udgifter eller udgifterne på årsbasis, jf. dispositionsreglerne for forslaget og bevillingstypen.

Angår forslaget en sag, der tidligere har været forelagt sær­skilt for Finansudvalget, an­føres dette med angivelse af aktstyk­ke­nummer og dato for Finansudvalgets afgørelse.

Indebærer den foreslåede disposition ud­gifter i senere fi­nans­år, redegøres for den for­ventede fordeling af udgiften på de enkel­te fi­nansår.

Afholdes udgiften af en betinget be­vil­­ling, der ikke udnyttes fuldt ud ved disposi­tionen, medtages oplysning om det resterende be­løb.

Omfatter forslaget udgifter, der medfinansieres af en allerede på finansloven opført konto redegøres herfor, således at den samlede bevilling til formålet kan fastslås. Ved aktstykker vedrørende formål, der inden for et eller flere af de seneste 3 år har været tilgodeset gennem ordinære bevillinger på finansloven, men som nu foreslås finansieret på aktstykke fra andre kilder, skal dette angives i bevillingsansøgningen. Endvidere skal angives størrelsen af bevillingen på finansloven i de(t) pågældende år.

Hvor udgiften i finansåret foreslås mod­svaret af besparelser, gives som sidste led i sags­fremstillingen en redegørelse for de om­stæn­digheder, der har muliggjort den kompenserende be­spar­el­se.

Der skal i sagsfremstillingens slutning optages en spe­ci­fi­ka­tion af evt. udgifter i finans­året, der foreslås optaget på lov om tillægsbevilling. Foreslåede bevægelser på hovedkontoniveau specificeres på under- og standardkontoniveau. Der anvendes følgende formulering:

• ”Dispositionerne på forslag til lov om tillægsbevilling i finansåret specificeres således:”

3.5.2.1 It-projekter

Sagsfremstillingen i aktstykker om it-projekter skal indeholde en redegørelse for projektet, dets samlede udgifter, samt dets risikoprofil. Redegørelsen skal baseres på en business case, samt evt. andet materiale, der er indgået i forbindelse med behandlingen af projektet i Statens It-projektråd, jf. punkt 2.2.18.1 It-projekter. Endvidere skal sagsfremstillingen indeholde en plan for fremtidige orienteringer.

Aktstykkerne følger fælles retningslinjer for it-aktstykker. Der henvises til Retningslinjer for udformning af it-aktstykker, som kan findes på ØAV.

3.5.2.2 Anskaffelser af materiel mv.

I sager om anskaffelser gives i sagsfremstillingen alle relevante oplysninger om erhvervelsen, herunder evt. benyttelse af industrisamarbejde, indkøbssamarbejder og delkomponenter såfremt anskaffelsesværdien af disse er væsentlige. Størrelsen af omkostningerne forbundet med erhvervelsen oplyses i sagsfremstillingen, medmindre anskaffelser er et fast led i institutionens virksomhed. Endvidere oplyses om størrelsen af drifts- og vedligeholdelsesudgifter. Der skal ligeledes oplyses om evt. risikofaktorer for leveringstid, drift og totaløkonomi.

3.5.2.3 Bygge- og anlægsprojekter

Ved forslag om bygge- og anlægsprojekter skal der redegøres for en evt. gennemført totaløkonomisk vurdering af projektet, jf. punkt 2.8.3 Bygge- og anlægsprojekter og punkt 2.7.4.1 Bygge- og anlægsprojekter, herunder alternative muligheder for organiseringen af projektet. Endvidere skal sagsfremstillingen indeholde en plan for fremtidige orienteringer.

Aktstykkerne følger fælles retningslinjer for bygge- og anlægsaktstykker. Der henvises til Retningslinjer for udformning af bygge- og anlægsaktstykker, som kan findes på ØAV.

Aktstykker vedrørende bygge- og anlægsprojekter fra statslige selskaber under Transportministeriets område følger tillige de fælles retningslinjer for bygge- og anlægsaktstykker.

3.5.2.4 Ejendomsoverdragelser mv.

I sager om ejendomser­hver­velser gives i sagsfremstil­lingen alle relevante op­lys­nin­ger om ejendommen, herunder om seneste ejendomsværdi. Den omtrent­lige størrelse af om­kostningerne ved er­hver­vel­sen indregnes i købesummen, med­mindre ejen­doms­er­hvervelser er et fast led i en insti­tutions virk­somhed. Endvidere oplyses om størrelsen af istandsættelsesudgif­ter, såfremt disse er be­tyde­lige. Der skal oplyses om den evt. foretagne totaløkonomiske vurdering af projektets anlægs- og driftsøkonomi og om vurderingen af muligheden for at organisere projektet som et offentligt-privat samarbejde, jf. punkt 2.4.11 Offentlig-Private Partnerskab.

Ved overdragelse af ejendom fra en stats­institution til en anden søges Finansudvalgets tilslutning af den institution, til hvilken over­dragelsen sker. Finansudvalgets tilslutning søges kun, såfremt overdragelsen sker til anden værdi end den bogførte værdi. Er overdragelsen et led i en res­sort­om­læg­ning, sker overdragelsen dog regn­skabsmæssigt (til bogført vær­di) ved kapitaladvis.

Sager om ejendomssalg, der skal fore­lægges Fi­nans­ud­valget, skal inde­holde alle relevante oplysninger til bedøm­melse af sagen, herunder om ejendommens bogførte værdi og den omtrentlige stør­relse af salgsomkostnin­ger, som skal bæres af staten.

3.5.2.5 Konsekvensangivelse mv.

Der skal i relevant omfang – ud over de økonomiske konsekvenser redegøres for væsentlige administrative, erhvervsmæssige og miljømæssige konsekvenser af forslaget samt eventuelt for forholdet til EU-retten.

3.5.2.6 Aktstykker af principiel juridisk karakter, herunder materielle tekstanmærkninger i aktstykker

Det er i øvrigt vigtigt, at de retlige spørgsmål overvejes nøje i forbindelse med aktstykker af principiel juridisk karakter, herunder i de meget sjældne tilfælde, hvor et aktstykke måtte indebære lovgivning i form af tekstanmærkninger, der ændrer eller supplerer materiel lovgivning, jf. punkt 1.8 Særligt om tekstanmærkninger. I sådanne helt særlige tilfælde skal følgende iagttages:

• Der skal være tale om regulering af et forhold, som henhører under Finansudvalgets bevillingskompetence
• Tekstanmærkningen skal være præcis og konkret i sin udformning. Hvor anden gældende materiel lovgivning ændres eller suppleres, bør der i tekstanmærkningen eller i anmærkningerne hertil angives titel på loven(e) og reference til, hvor lov, lovbekendtgørelse og/eller ændringslov(e) er optrykt i Lovtidende
• Tekstanmærkningen må kun gælde for en begrænset kreds af borgere m.fl.
• Tekstanmærkningen må ikke være af bebyrdende karakter
• Tekstanmærkningen skal være begrundet i væsentlige hensyn
• Tekstanmærkningen må ikke kunne afvente at blive gennemført ved lov
• Tekstanmærkningen skal have en begrænset gyldighedsperiode

3.5.2.7 Hastende aktstykker

Er et aktstykke af hastende karakter, er det væsentligt at oplyse Finansudvalget om, at der kan være konsekvenser af negativ art som følge af afgørelse af et aktstykke efter en bestemt dato. Hvis dette er tilfældet, angives følgende i aktstykket:

• Årsagen til at aktstykket er hastende
• Grunden til at ministeren ikke på et tidligere tidspunkt har oversendt aktstykket
• På hvilket tidspunkt eventuelle negative konsekvenser måtte indtræde
• Hvilken konsekvens manglende tiltrædelse før dette tidspunkt måtte have

Finansudvalget er ikke på nogen måde bundet af sådanne tilkendegivelser, og beslutningen, om hvornår et aktstykke kan færdigbehandles, tilkommer udvalget selv.

Motiveringen for forelæggelsen (punkt c) skal, hvor for­sla­get vedrører nye eller ændrede dispositioner, indeholde en rede­gør­else for år­sagerne til, at den foreslåede disposition ikke kan afvente bevilling på finansloven for et sen­ere finansår.

Hvor forelæggelse vedrører en disposi­tion, hvortil der på fi­nans­loven er givet en bevilling, hvis anvendelse er betinget af sær­skilt forelæggelse for Finansudvalget, anføres dette. Der an­ven­des følgende formulering:

• ”Det er ved bevillingen til .. forud­sat, at den foreslåede dis­po­si­tion først kan gennemføres efter særskilt forelæggelse for Fi­nans­udvalget.”

Sker forelæggelsen i henhold til en be­stemmelse i lov, tekst­an­mærk­ning eller bestemmelse i budgetvejledningen, henvises hertil.

Tilslutning mv. fra andre myndigheder (punkt d) skal indeholde oplysninger om foreskrevne godkendelser fra andre myndig­he­der. Sådanne godkendelser kan være foreskrevet i budgetvejledningen eller i lovgivningen, herunder finansloven. Det er ikke nødvendigt at anføre, at ministeriet som led i en almindelig koordinationsproces har hørt et eller flere ministerier med hensyn til forslaget.

Forudsætter gennemførelsen af en disposition forudgående godkendelse af Europa-Kommissionen, skal det eksempelvis anføres, om Kommissionens godkendelse foreligger eller vil blive indhentet, og i givet fald at dispositionen ikke vil blive gennemført, før godkendelsen foreligger.

Ligeledes anføres, hvis der i medfør af statsbyggeloven har været søgt bistand i Bygningsstyrelsen i forbindelse med byggeopgaver.

I forbindelse med ejendomsoverdragelser anføres endvidere oplysninger om Vurderingsstyrelsens godkendelse eller udtalelse om overdragelsessummens stør­relse og vil­kår­ene for handelen. Vurderingsstyrelsens vur­de­ring af ejen­dommens han­del­s­værdi an­føres.

Forslaget (punkt e) skal angive den bevil­lingsmæssige for­ma­li­sering af den disposition, der søges tilslutning til.

Hvor dispositionen skal optages på tillægsbevillingsloven, angives dette over det eller de bevil­lingsforslag, der vil blive søgt optaget på for­slag til lov om til­lægsbevilling. Følgende formulering kan an­vendes:

• ”Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til at …, således, at der på forslag til lov om tillægsbevilling for (finansåret) opføres følg­ende: (angivelse af hovedkonto, be­teg­nel­se og beløb - også for en even­tuel kompenserende be­sparel­se).”

Indebærer forslaget oprettelse af en ny bevilling anføres ef­ter an­givelsen af kontering­en: ”(ny konto)”.

Hvis forslaget vedrører en disposition, som indebærer et forslag om ændret låneramme, anvendes følgende formulering:

• ”Forslaget medfører behov for en forhøjelse af lånerammen med (antal) mio. kr. i perioden fra (årstal) til (årstal)”

Indebærer forslaget optagelse af en ny tekstanmærkning eller en æn­dring i en eksister­ende tekstanmærkning, angives den for­mu­le­ring, hvormed tekstanmærkningen vil blive søgt optag­et, samt den gruppe, hvortil tekst­anmærkningen henføres.

Hvor den disposition, der søges tilslut­ning til, ikke skal optages på tillægsbevillingsloven, angives, om dette er en følge af:

• at udgiften afholdes af en given (eventuelt be­tinget) be­vil­ling,

• at udgifterne/indtægterne vil bli­ve søgt på en senere be­vil­lings­lov, eller

• at dispositionen ikke medfører udgifter/indtægter.

Der kan anvendes en af følgende formuleringer:

• ”Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til at … idet udgiften vil blive afholdt af den på finans­loven for (B-året) under (hovedkonto og betegnelse) opførte be­villing på … kr.”

• ”Under henvisning til ovenstående anmodes om tilslutning til at … idet udgiften/indtægten vil blive søgt bevilget på (angivel­se af kommende bevillingslov og kontering, hvor dette er muligt)”

• ”Forslaget medfører ikke udgift­er/indtægter.”

Det angives, at Finansministeriets tilslutning foreligger med formuleringen:

• "Finansministeriets tilslutning foreligger."