Foruden flytning af balanceposter i forbindelse med en ressort- eller organisationsomlægning skal der typisk flyttes udgifter der er afholdt over driften i indeværende år, men som vedrører opgaver, hvor bevillingen efter ændringen er placeret hos den modtagende institution.
Der skal laves en opgørelse af hvilke udgifter og indtægter i afgivende institution, der vedrører modtagende institution. Opgørelsen kan både vedrøre opgavevaretagelsen fra starten af året og indtil ressort-/organisationsændringen, og foretagne udlæg i perioden fra ressort-/organisationsændringen og indtil den modtagende institution regnskabsmæssigt har overtaget alle opgaver.
Udgifter og indtægter skal derefter overdrages til modtagende institutioner.
Kontering af driftsudgifter og indtægter
Ovenstående gøres ved at den afgivende institution modkontere på de relevante regnskabskonti med modpost på regnskabskontoen 97.78 (konteringen skal ske som normalposteringer (n)).
Den modtagende institution registrerer udgifter og indtægter på de relevante regnskabskonti, ligeledes med modpost på regnskabskonto 97.78.
Mellemværendet på 97.78 udlignes ved en afregningen fra den modtagende til den afgivende institution. Hvis afregningen ikke kan nås inden årets udgang, skal saldoen fremgå på 97.78 i begge institutioner ved årsafslutningen, saldoen må ikke flyttes til debitorer eller kreditorer i forbindelse med fremsendelse af f.eks. en faktura, da dette vil oppuste statens balance.
Konteringen på 97.78 og afregning er gældende for både det omkostningsbaserede og det udgiftsbaserede område, der skal afregnes likvider når der flyttes driftsposter og eventuelt bevægelser i året på balanceposter.
Da posteringen vedrørende udgifter og indtægter på 97.78, ofte er opgjort som sumposter bør der udarbejdes en særlig opgørelse over hvilke forhold der afregnes.
Kreditorer og debitorer flyttes ikke mellem institutionerne, men beholdes og afregnes i afgivende institution, og der flyttes i stedet likvider, der modsvarer driftsposterne.
Der kan for eksempel være tale om udgifter til:
Afregning af udgifter til løn
Udgangspunktet er at lønudgifter ikke flyttes automatisk i lønsystemet. Læs her nærmere om flytning af medarbejdere i lønsystemet.
Lønudgifter til overførte medarbejdere skal således indgå i opgørelsen af udlæg, der konteres på regnskabskonto 18.18 med modkonto på 97.78.
Bemærk i den forbindelse, at der kan være løndele, som ikke vedrører den bevilling, der overføres til den modtagende institution. Det kan fx være udbetaling af merarbejde eller tillæg, hvor den afgivende institution har periodiseret udgiften i det foregående år.
I forbindelse med ressort- og organisationsændringer, tilbyder Statens Administration et lønspor under systemsporet, hvor institutionen bliver orienteret om processen.
