Den kvartalsvise regnskabsgodkendelse

Med afsæt i regnskabsbekendtgørelsens § 36, stk. 3 har Økonomistyrelsen fastsat kravene til den kvartalvise regnskabsgodkendelse.

Godkendelsen markeres i SKS på kvartalsregnskaberne for periode 03, 06 og 09 og omfatter en kontrol af:

• at der er overensstemmelse mellem data registreret i bevillingsregnskabet og data registreret i det lokale økonomisystem
• at de registrerede bevillinger er i overensstemmelse med bevillingslovene mv.
• at forbruget af bevillingerne forekommer rimeligt under hensyntagen til aktiviteterne i den forløbne periode
• at aktiver og passiver er regnskabsmæssigt afstemt
• at aktiver og passiver har en rimelig størrelse
• at betegnelserne på de anvendte hoved- og underkonti er korrekt
• at regnskabet indeholder alle de bogføringskredse og delregnskaber som den enkelte institution, virksomhed og ministerområde er ansvarlig for

Omfanget og karakteren af kontroller og afstemninger kan variere til en vis grad fra institution til institution på grund af forskelle i den underliggende aktivitet.

Typisk gennemføres følgende afstemningstyper:

1. Bankafstemninger: Saldo i banken afstemmes med saldo i bogføringen (Navision Stat). Navision Stats automatiske Bankkontoafstemning anvendes til at afstemme bankkonti, hvor der indlæses kontopostfiler fra banken i bogføringssystemet (Navision Stat).
2. Specifikation af ikke udlignede poster (Beholdningsafstemninger). For den enkelte finanskonto hentes alle åbne (dvs. ikke-udlignede) poster. Resultatet af afstemningen er en specifikation af ikke udlignede poster ved regnskabsperiodens afslutning.
3. Modulafstemninger. Der foretages afstemning af de enkelte moduler med finansmodulet i bogføringssystemet (Navision Stat).
4. Øvrige afstemninger: Her vil typisk være tale om afstemning mellem eksternt materiale og bogføringssystemets (Navision Stats) finansmodul eller mellem en balancekonto og modkontoen.

For institutioner tilknyttet Statens Administration bliver ovennævnte afstemninger udført af Statens Administration. Statens Administration udarbejder på månedsbasis en regnskabserklæring indeholdende en såkaldt afstemnings- og specifikationstjekliste, som er en oversigt over periodens udførte afstemninger med tilhørende dokumentation.

Institutionerne tilknyttet Statens Administration bør benytte denne dokumentation som grundlag for vurderingen af, om aktiver og passiver er regnskabsmæssigt afstemt, samt som grundlag for regnskabsgodkendelsen.

Selvom afstemningsaktiviteter bliver udført af et administrativt fællesskab, har institutionen ansvaret for regnskabets rigtighed. Derfor skal institutionen være ajour med, at relevante handlinger er udført.

Institutioner, der ikke er tilknyttet Statens Administration, kan strukturere afstemningsaktiviteterne med udgangspunkt i regnskabserklæringen fra Statens Administration.

Se nærmere herom under Statens Administration og regnskabsgodkendelsen.

Regnskabsudtræk fra SKS

Der er i Dynamisk Rapportering i SKS oprettet en standardmappe, der hedder ’Hjælperapporter til officielle regnskabsrapporter’, hvorfra institutionerne kan tilgå en række hjælperapporter.

Mappen indeholder rapporter, der kan benyttes til at belyse og udspecificere de officielle regnskabsrapporter.

Rapporterne i mappen giver mulighed for at få regnskabstallene yderligere specificeret i forhold til f.eks. bogføringskreds, delregnskab, regnskabskonto mv.

Se nærmere herom under "koncernrapportering til statsregnskabet"