Administrationsaftale
Administrationsaftalen laves mellem afgivende og modtagende ministerier/institutioner som led i ressortomlægningen.
Nedenstående er baseret på administrationsaftale ved tidligere ressortomlægning.
Administrationsaftalen bør afklare, hvornår administrationen for de ressort omlagte opgaver overgår til den modtagende institution, i hvilket omfang administrationen varetages i aftaleperioden og en eventuel afregning for de administrerede opgaver.
Aftalens formål er at understøtte den modtagende institutions administrative opgaver, indtil den nødvendige, selvstændige systemunderstøttelse er implementeret, derfor vil aftalens indhold tilpasse sig de involverede parters behov.
Berørte ansvarsområder kan inkludere (men er ikke begrænset til):
- Økonomiadministrative opgaver
- Personaleadministrative opgaver
- Opfølgning på økonomi
Administration
En inspirationsliste over opgaver, der administrativt kan komme i spil er vedlagt i Bilag 1.
Bemyndigelsesoversigt laves således, at bemyndigelseshierarkiet giver prokura til relevant ledelseslag fx teamledere og kontorchefer mv. Det samme er gældende for direktionen.
Det afklares, hvordan interne opgaver som kommunikation, fakturaer og rejseafregninger håndteres.
Med henblik på at sikre effektiv opgaveløsning af høj kvalitet bør parterne forpligte sig til at holde hinanden underrettet om forhold af betydning for samarbejdet i aftaleperioden.
Der indgås en særskilt aftale, såfremt der skulle opstå behov for at løse opgaver, som ikke er nævnt i aftaleteksten, den særskilte aftale kan også specificere overdragen af eventuelle opgaver inden aftalens udløb.
Persondata
Den afgivende institution har som ansættelsesmyndighed været dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger for ressortpåvirkede medarbejdere. Dette ansvar overgår, som led i ressortomlægningen, til den modtagende institution.
Der stilles ikke krav til en databehandleraftale mellem de to institutioner, dog bør der aftales en endelig overdragelsesdato for dataansvaret, evt. sidste gyldige dato for administrationsaftalen.
Frem til den forudbestemte dato er afgivende og modtagende institutioner hver især dataansvarlige for den behandling af personoplysninger, der finder sted som følge af ressortoverdragelsen.
Udveksling af data skal ske i overensstemmelse med Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.