Den regnskabsmæssige flytning kan først ske, når der er enighed om, hvilke balanceposter der skal afgives/modtages. Ved en ressortomlægning fremgår dette i delingsaftalen. Derudover kan den regnskabsmæssige flytning først ske, når regnskabsstrukturen er tilpasset.
Delingsaftalerne beskriver, hvad der skal flyttes mellem de berørte institutioner. Det kan imidlertid efterfølgende være nødvendigt at drøfte den endelige regnskabsmæssige deling af balanceposter og videreført overskud. Der vil derfor typisk gå tre til fire måneder, før alle de regnskabsmæssige flytninger er på plads.
Hvis der ikke er nogen delingsaftale, aftales balanceflytningerne mellem institutionerne indbyrdes. Modtagende institution skal godkende posteringsforslagne, som udarbejdes af afgivende institution.
Afgivende institution forestår regnskabet (vedrørende det overflyttede område) for den modtagende institution, indtil modtagende institution har et regnskab klar. Når regnskabet er klar hos den modtagende institution, afregnes udlæggene mellem institutionerne.
Processen for den regnskabsmæssige deling og tilpasning af regnskabsstrukturen indeholder følgende milepæle for de berørte ministerier:
(Tidsfristen ved hver milepæl er vejledende med forbehold for ferie m.m.)
| Dag 0 | Den kongelige resolution/beslutning om organisationsændring |
| Dag 15 | Nye ministerier, regnskabsførende institutioner og bogføringskredse er oprettet/flyttet i Statens Koncernsystem (SKS) |
| Dag 60 | Frist for at fremsende blanketter for balanceflytninger |
| Dag 90 | Frist for bogføring af balanceflytninger og videreført overskud |
| Dag 120 | Statens Administration afslutter afstemning af balanceflytninger |
Nedenfor linkes og henvises til, hvor du kan finde de enkelte blanketter og vejledninger vedrørende registreringsrammen, regnskabsstrukturen samt regnskabsmæssige flytninger. Vejledningerne er relevante for både nye og ændrede ministerier og styrelser.
Regnskabsstruktur
Regnskabsstruktur omhandler opsætning af virksomheder, regnskabsførende institutioner, bogføringskredse og delregnskaber, og denne kan påvirkes af en ressort- og organisationsomlægning.
Her kan du læse mere om tilpasning af regnskabsstrukturen.
På linket ovenfor findes også blanketter til oprettelse af delregnskab, bogføringskreds, regnskabsførende institution samt virksomhed. Her findes også vejledning om hhv. vedligeholdelse af nummerstrukturen og vedligeholdelse af decentrale stamdata i SKS.
Tilpasning af nummerstrukturen i forbindelse med organisations- og ressortomlægninger, vil blive gennemgået med institutionen af Økonomistyrelsen.
SKB-struktur
I forlængelse af justering af regnskabsstrukturen tilpasses strukturen i SKB tilsvarende.
Her kan du læse mere om justering i SKB.
På ovenstående link findes også blanketter til etablering og lukning af kontohaverforhold samt justering eller etablering af aftaleadministratorer.
Ved justering af SKB i forbindelse med ressort- og organisationsændringer, vil institutionen blive informeret om processen for justeringen.
Registreringsrammer
Registreringsrammen er en fællesbetegnelse for den datastruktur, som anvendes til at organisere og skabe overblik over institutionens data for budget, regnskab, journaliseringsplan, faglig aktiviteter mv. Her kan du læse mere om den sammenhængende registreringsramme.
Økonomistyrelsen anbefaler, at statslige institutioner i forbindelse med ressortomlægning opsætter en standardiseret registreringsrammen. Principperne for standardisering af den økonomiske registreringsramme uddybes i følgende vejledningsmateriale.
Registreringsramme som styringsværktøj (maj 2020)
Kender du dine styringsbehov (oktober 2020)
Den økonomiske registreringsramme (juni 2020)
Flytning af lønomkostninger
Håndteringen af lønomkostninger er beskrevet i vejledningen "Flytning af lønudgifter ved ressort". Her kan du finde information om flytning af lønomkostninger og vejledningen.
Flytning af balanceposter
Selve flytningen af balanceposter skal bogføres med posteringstypen R "Ressortændringer" bortset fra flytningen af videreførselsbeholdninger.
Enhver flytning med posteringstype R samt flytning af videreførselsbeholdninger skal være godkendt af Økonomistyrelsen, og forelæggelsen for Økonomistyrelsen skal ske via udfyldelsen af en række særskilte blanketter, som findes i de underliggende sider i menuen til venstre.
Yderligere findes nærmere vejledning om flytning og opgørelse af balanceposter i de underliggende sider i menuen til venstre.
Flytning af driftsposter
Ud over flytning af balanceposter, vil der typisk også skulle flyttes driftsposter ved en ressort-/organisationsændring. Overdragelsen af driftsposter skal ske ved en normalpostering, og kræver ikke Økonomistyrelsens godkendelse.
I de underliggende sider i menuen til venstre, kan du læse mere om overdragelse af driftsposter og finde blanketten til brug ved flytning af disse.
Her finder du kontaktoplysningerne, hvis du har spørgsmål til regnskabsmæssige flytninger.
