Når der sker ændringer i et ministerium, statslig virksomhed (fx styrelse), regnskabsførende institution eller bogføringskreds, kan det have indflydelse på kontohaverforholdet i SKB/OBS.
Enhver statslig virksomhed er via deres bogføringskredse tilknyttet SKB/OBS. Når der foretages justeringer i kontohaverforholdene i SKB/OBS er det typisk på baggrund af ressortændring, intern organisationsændring eller navneændring.
Kontohaverforholdet påvirkes ved:
Ud over justeringer i kontohaverforholdet skal man være opmærksom på om ændringer i:
Ved ressort- og organisationsændringer vil processen for justering af SKB/OBS være en del af implementeringen af ressort- og organisationsændringen, som Økonomistyrelsen hjælper med.
Ved oprettelsen af ny bogføringskreds, skal der anmodes om etablering af nyt kontohaverforhold. Økonomistyrelsen har to skemaer til anmodning om kontohaverforhold, et til statsinstitutioner og et til selvejende institutioner der anvender SKB.
Skema 1 – ”Anmodning om etablering af nyt kontohaverforhold for Statsinstitutioner under SKB”.
Skema 2 – ” Anmodning om etablering af nyt kontohaverforhold for Selvejende institutioner under SKB”
Skemaerne udfyldes og sendes til Økonomistyrelsen til godkendelse og oprettelse.
Lukning af kontohaverforhold sker i forbindelse med, at en bogføringskreds skal lukkes.
Når et kontohaverforhold først er lukket, kan det ikke åbnes igen. Af denne grund bliver et kontohaverforhold først lukket, når regnskabet i bogføringskredsen er helt afsluttet.
Skema 5 ”Anmodning om lukning af kontohaverforholdet under SKB” udfyldes og sendes til Økonomistyrelsen til godkendelse og lukning.
Kontohaverforhold lukkes ikke i månederne januar, april, juli og oktober.
Behov for ændring af kontohaverforhold sker typisk ved:
Flytninger og navneændringer foretages af Økonomistyrelsen og anmodninger sendes hertil.
Ønsker om flere eller færre transaktionskonti sendes til Statens Administration - SAM (for SAM-kunder) eller til Statens Betalinger (for andre kunder).
Der skal knyttes én og kun én Nemkonto til hver statslig virksomhed.
Når der oprettes nye virksomheder, skal der knyttes en Nemkonto til CVR nummeret. Oplysninger om, hvilken konto der skal være virksomhedens NemKonto, gives til Økonomistyrelsen i forbindelse med etablering af nyt kontohaverforhold i SKB/OBS.
Oprettelse af en ny NemKonto aftale kan tage op til en måned. Aftalen skal være på plads inden en ny virksomhed kan registreres i SLS.
Det understreges, at mange bogføringskredse sagtens kan være fælles om én NemKonto aftale, og der derfor kun oprettes en ny NemKonto aftale i den udstrækning, der oprettes en ny virksomhed.
Alle kontohaverforhold bliver knyttet til en District aftale i SKB, som giver adgang til District. Der kan være flere kontohaverforhold på en District aftale.
For kunder i Statens Administration (SAM), er kontohaverforholdene knyttet på SAMs District aftaler. Ved etablering af nye kontohaverforhold, er det via skema 1 og 2 muligt at foretage indplacering i District aftalen til en af SAMs aftaler.
Øvrige virksomheder har deres egen District Aftale, som de noterer på skemaet for etablering af nyt kontohaverforhold. Skal virksomheden have oprettet en District Aftale, skal de udfylde skema ”Anmodning om etablering eller ændring af aftaleadministrator”.
