Læs her om krav til dokumentationsmateriale i forbindelse med den regnskabsmæssige flytning mellem institutioner ved ressortomlægninger.
Ved den regnskabsmæssige flytning udarbejder afgivende institution skemaer til flytning af regnskabsposter, som modtagende institution skal godkende inden skemaerne sendes til bogføring eller til godkendelse hos Økonomistyrelsen.
Modtagende institutions behov for dokumentationsmateriale vedrørende posteringerne som godkendelsesgrundlag kan variere, alt efter hvilke regnskabsposter der skal flyttes. Derudover kan det, for afgivende institution, være omfangsrigt og en stor arbejdsbelastning af indhente dokumentationsmateriale på alle de foretagende posteringer.
Der findes ikke nogen udtømmende liste for, hvilke dokumentationsmateriale der kræves leveret til modtagende institution ved den regnskabsmæssige flytning, men nedenfor er beskrevet, hvilke retningslinjer institutionerne skal følge i forbindelse med afgivelse/modtagelse af regnskabsposter.
Dokumentation ved regnskabsmæssige registreringer
Generelt for alle statslige institutioner gælder, at alle regnskabsmæssige registreringer skal dokumenteres ved bilag. Dette jf. regnskabsbekendtgørelsen §27 stk. 2 hvori det beskrives, at der ved bilag forstås ”enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen…”. Disse bilag skal jf. bekendtgørelsens af bogføringsloven §10 opbevares i mindst 5 år fra udgangen af regnskabsåret, hvori bogføringen er foretaget.
Med udgangspunkt i ovenstående bestemmelser vil dokumentationsmateriale på bogførte posteringer således findes i staten i op til 5 år.
Det er således ikke et krav, at afgivende institution fremsender bilag tilhørende alle posteringer foretaget indtil overdragelsestidspunktet, da bilagene vil kunne fremfindes hos afgivende institution, såfremt det skulle være nødvendigt ved f.eks. revision eller aktindsigtssager.
Det vil i de fleste tilfælde være tilstrækkelig, at afgivende institution fremsender posteringslister, som dokumentation på de regnskabsmæssige registreringer, som modtagende institution kan anvende som grundlag for godkendelse af den regnskabsmæssige flytning. For nogle typer af regnskabsposter vil det dog være nødvendigt med supplerende dokumentation (f.eks. ved flytning af aktiver, tilgodehavender og gældsforpligtelser mv.).
Det anbefales, at afgivende og modtagende institution udarbejder en formaliseret aftale om, at der til hver en tid er mulighed for, at der er adgang til bilagene, hvis dette skulle blive nødvendigt.
