Indkøb uden for aftalen

Den juridiske ramme for indkøbet afhænger af, om det er besluttet at indhente juridisk bistand på Kammeradvokataftalen eller hos en anden advokat eller juridisk rådgiver.

Udbudsloven ved brug af anden advokat

Juridiske tjenesteydelser er som udgangspunkt placeret i ”light-regimet”, hvilket betyder, at kontrakter/rammeaftaler om juridiske tjenesteydelser til en anslået værdi på mere end 5.592.375 kr. (2019-tal) er udbudspligtig i henhold til udbudslovens afsnit III.

Særligt i enkeltsager vil indkøb kun undtagelsesvis overstige tærskelværdien, hvortil kommer, at indkøbet som regel vil være uden klar grænseoverskridende interesse, da der eksempelvis ofte vil være krav om kendskab til dansk lovgivning og behov for kommunikation på dansk. 

Det vil derfor som hovedregel være udbudslovens § 193, der regulerer indkøb af juridiske tjenesteydelser i enkeltsager.

Markedsmæssige vilkår

Når der er tale om et indkøb under den relevante tærskelværdi og uden grænseoverskridende interesse, skal du som ordregiver sikre dig, at indkøbet foregår på markedsmæssige vilkår, jf. udbudslovens § 193.
Dette kan eksempelvis ske ved at, du

  • gennemfører en markedsafdækning og indhenter ét tilbud på grundlag af denne,
  • indhenter to eller flere tilbud, eller
  • annoncerer på udbud.dk eller på din institutions hjemmeside.

Ved mindre køb kan det overvejes, om den mest hensigtsmæssige løsning vil være at vælge at gennemføre en markedsafdækning og indhente ét tilbud på grundlag af denne. Det er omkostningstungt at udarbejde tilbud for tilbudsgiverne, og opgavens omfang skal derfor overvejes, når det besluttes, om der skal gennemføres markedsafdækning eller indhentes flere tilbud.

Når du indhenter flere tilbud, bør du være opmærksom på alene at stille krav til tilbuddene, som er proportionale med værdien af opgaven.
Du kan finde skabeloner til både tilbudsindhentning og annoncering på Rådgivningsenhedens hjemmeside.

Find skabeloner til tilbudsindhentning og annoncering på Rådgivningsenhedens hjemmeside

Tildelingen

Hvis du vælger at indhente flere end 3 tilbud i forbindelse med en tilbudsindhentning, skal du kort begrunde, hvorfor du indhenter flere end 3 tilbud samt oplyse tilbudsgiverne om, hvor mange tilbud, der højst vil blive indhentet.
Modtager du mere end ét tilbud, skal du samtidigt underrette alle tilbudsgivere om, hvilken beslutning, der er truffet angående tildelingen. Efter anmodning skal du underrette om begrundelsen for beslutningen.

Find skabeloner til accept- og afslagsbreve på Rådgivningsenhedens hjemmeside

Du skal i fornødent omfang kunne dokumentere, at købet er foregået på markedsmæssige vilkår.

Generelle principper for indkøb

Når du gennemfører dit indkøb, skal du også være opmærksom på, at du som ordregiver altid handler i overensstemmelse med

  • de forvaltningsretlige principper om saglighed,
  • økonomisk forsvarlig forvaltning,
  • forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn,
  • ligebehandlingsprincippet og
  • proportionalitetsprincippet

Når du har indkøbt uden for aftalen

Det er vigtigt, at du husker at følge op på opgaven, og engagement og styring fra indkøberens side er særligt vigtigt, når der indkøbes rådgivningsydelser.

Du kan finde inspiration til, hvordan du sikrer et effektivt samarbejde med den juridiske rådgiver i den af Økonomistyrelsens udarbejde vejledning nedenfor.

Hent vejledning om indkøb af juridiske tjenesteydelser - særligt ved større projekter (pdf)

Økonomistyrelsen, oktober 2019

Resumé af vejledning om indkøb af juridiske tjenesteydelser - særligt ved større projekter

Vejledningen om indkøb af juridiske tjenesteydelser ved større projekter er udarbejdet som en hjælp, når du skal indkøbe juridiske tjenesteydelser.

Gennemsigtighed

Transparens vedrører, hvad rådgiveren tilbyder at levere og forventet tidsforbrug ved levering af de enkelte opgaver. I den forbindelse anbefales det bl.a., at der udarbejdes et salæroverslag inden arbejdets påbegyndelse, at salæroverslaget indeholder en detaljeret oversigt over forventet timeforbrug, at time-forbruget fordeles på delleverancer, og at der udarbejdes en projektplan med angivelse af leverance-tidspunkter.

Forhandling

Salæroverslaget er et forhandlingsudspil, dvs. rådgiverens bud på, hvordan opgaven kan løses. Forhand-lingerne er med til at skære opgaven til og til at sætte rammerne for det kommende samarbejde.
Derfor anbefales det, at:

  • Opgaverne, så vidt det er muligt, brydes ned i delopgaver for at sikre maksimal gennemsigtighed
  • Være opmærksom på muligheden for at anvende standardskabeloner
  • Det er klart, hvilke opgaver rådgiveren skal løse, og hvilke dele af opgaven, som kan løses ved brug af egne kompetencer
  • Det drøftes, hvordan opgaverne skal løses; fx notat, møde eller pr. telefon, at bemanding drøftes – både hvad angår behandling af opgaverne, men også deltagelse i møder.

Gennemførelse af indkøbet

Når aftalen om indkøb af juridiske tjenesteydelse er indgået, er det afgørende, at du sikrer, at indkøbet afvikles effektivt. I den forbindelse anbefales det, at du modtager fuldstændige tidsregistreringer fra rådgiveren, og at der som led i projektstyringen ved vigtige milepæle/leverancer afholdes et eller flere møder, hvor sagen drøftes.

Salæroverslaget udgør aftalegrundlaget, og det er rådgiverens ansvar så tidligt som muligt at orientere om, hvis salæroverslaget forventes ikke at kunne overholdes.

Rådgivning i forbindelse med indkøb af juridiske ydelser

Statens Indkøb tilbyder rådgivning i forbindelse med indkøb af juridiske tjenesteydelser. Du er velkommen til at kontakte Statens Indkøb.

Kontakt Statens Indkøb gennem TOPdesk

Rådgivningsenheden - Statens indkøb tilbyder rådgivning inden for indkøb, udbud og kontrakter. Kontakt Rådgivningsenheden på 3035 2818.

Kontakt Rådgivningsenheden gennem TOPdesk

Kammeradvokatens sagskoder

Kammeradvokaten anvender i salæroverslag og fakturering en række sagskoder, der bl.a. inddeler ud-budsrådgivning i delleverancer. Inden for de enkelte sagskoder er det angivet, hvilke mulige leverancer de enkelte sagskoder kan indeholde, hvilket kan tjene til inspiration, når det overvejes, hvilke ydelser der skal indkøbes. 

Ønsker du en gennemgang af sagskoderne er du velkommen til at kontakte Statens Indkøb.

Kontakt Statens Indkøb gennem TOPdesk

Orientering til Finansministeriet

Finansministeriet skal orienteres, når du bruger anden advokat. Orientering kan ske ved at skrive til Statens Indkøb.

Kontakt Statens Indkøb gennem TOPdesk

Orienteringen skal blot indeholde:

  • Navn på den statslige institution
  • Navn på det valgte advokatfirma