Før du indkøber juridiske ydelser

Det gode indkøb forudsætter grundige indledende overvejelser om, hvilket behov indkøbet skal dække, hvad der skal indkøbes, og hvordan indkøbet skal gennemføres.

Velovervejede indkøb skaber mest værdi

Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at du får den bedst mulige juridiske rådgivning til den rigtige pris.

Interne vejledninger og skabeloner kan gøre det lettere og mere overskueligt at sikre, at du går igennem alle de relevante overvejelser, inden du indkøber juridiske ydelser.

Eksempel på en proces, der sikrer velovervejede indkøb

I Finansministeriet er der indført en proces, der indebærer, at der forud for et indkøb skal udfyldes en indstilling, der nærmere redegør for overvejelser i forbindelse med et indkøb.

Formålet med processen er bl.a. at sikre, at

  • der opsamles viden om baggrunden for, at opgaver ikke kan løses ved brug af egne ressourcer og
  • indkøberen nærmere har overvejet, hvordan en opgave kan skæres til.

I indstillingen redegør indkøberen for:

  1. det konkrete behov for juridisk bistand,
  2. det forventede leverede slutprodukt,
  3. hvorfor opgaven ikke kan løses in-house og
  4. i hvilken udstrækning der er gennemført en markedsafdækning.

For at sikre fælles videndeling beskrives hvilke overvejelser, indkøberen har været igennem.

Markedsafdækning - tværgående faglige synergier

Kammeradvokaten anvendes som hovedregel, når en statslig institution har behov for at antage ekstern bistand, jf. Kammeradvokataftalen.

Staten kan i enkeltsager anvende andre advokater end Kammeradvokaten i de tilfælde, hvor "de tværgående faglige synergier ikke gør sig gældende med særlig vægt". Dette kan fx være tilfældet ved rådgivning inden for udbud, kontrakter og arbejdsretlige sager.

Du kan læse mere om vurderingen af de tværgående faglige synergier i vejledning til brug af andre advokater ved køb af juridiske tjenesteydelser.

Hent vejledning om brug af andre advokater ved køb af juridiske tjenesteydelser

Økonomistyrelsen, juni 2017

Resume af vejledning til brug af andre advokater ved køb af juridiske tjenesteydelser

Vejledningen brug af andre advokater ved køb af juridiske tjenesteydelser henvender sig til de statslige institutioner, der i enkeltsager skal bruge juridisk bistand.

I vejledningen gennemgås følgende punkter med henblik på at understøtte, at:

  • Indkøb af juridisk bistand er fagligt velbegrundet, nødvendigt og økonomisk forsvarligt.
  • Øge kendskabet til muligheden i Kammeradvokataftalen om at bruge anden advokat i enkeltsa-ger.
  • Der sker en løbende erfarings-opsamling ved indkøb af advokatydelser.

Valg af advokat

Staten er i medfør af Kammeradvokataftalen forpligtet til at anvende Kammeradvokaten som sin primære leverandør af juridisk rådgivning. Inden for aftalen er der frihed til at anvende andre advokater i enkeltsager i de tilfælde, hvor de tværgående faglige synergieffekter, som er grundlaget for en samlet kammeradvokatordning, ikke gør sig gældende med særlig vægt.

Såfremt anden advokat benyttes, er den statslige institution forpligtet til at orientere Økonomistyrelsen herom.

Kontakt Statens Indkøb gennem TOPdesk

Indkøb af juridiske tjenesteydelser

Indkøb af juridiske tjenesteydelser kan opdeles i fire indkøbsfaser, hvis formål er at sikre et veloverve-jet indkøb, der sker på grundlag af et fagligt og strategisk grundlag, således at optimal juridisk bistand sikres.

De fire faser er:

  • Fase 1, forberedelse: Forberedelsesfasen indebærer, at der foretages en række indledende overvejelser, inden anden advokat kontaktes. 
  • Fase 2, bestilling: Når det er besluttet, at en ekstern advokat involveres, er det vigtigt at få forventningsafstemt sagens løsning. 
  • Fase 3, sagsstyring: Fakturaer og rapporter kan være gode værktøjer i forhold til at følge op på, om sagen forløber som det er aftalt ved bestillingen. 
  • Fase 4, evaluering og afslutning: Det anbefales, at der etableres en proces for evaluering i forbindelse med sagens afslutning, med henblik på at understøtte en løbende optimering af indkøbsprocessen.

I vejledningen kan du læse uddybende om de enkelte faser. Du er også velkommen til at kontakte Statens Indkøb for yderligere rådgivning og sparring. 

Kontakt Statens Indkøb gennem TOPdesk

Udbud og indkøb af juridiske tjenesteydelser

Udbudsloven finder anvendelse ved brug af anden advokat i enkeltsager. Udbudslovens § 193 fastslår bl.a., at indkøb skal ske på markedsmæssige vilkår.

De udbudsretlige principper for indkøb skal overholdes. Disse er:

  • De forvaltningsretlige principper om saglighed,
  • Økonomisk forsvarlig forvaltning,
  • Forbuddet mod varetagelse af uvedkommende hensyn,
  • Ligebehandlingsprincippet og
  • Proportionalitetsprincippet.

Afregningsmodeller

Der findes to afregningsmodeller som er, 1) afregning efter medgået tid, hvorefter der kun betales for den ydelse, der er leveret, og 2) fastprisaftale, hvor prisen er aftalt og forhandlet for en enkelt opgave på baggrund af en kalkulation af forventet timeforbrug. Det aftalte beløb faktureres, uagtet at det forbrugte antal time er større eller mindre end estimatet.

Udover at aftale afregningsmodel, bør det aftales, hvad der er indregnet i prisen, hvorfor der skal tages stilling til bagvedliggende kapacitet– og støtteomkostninger.

Salæroverslaget

Et salæroverslag bør bl.a. indeholde følgende: en opgavebeskrivelse vedrørende arbejdets omfang, et overslag over det forventede salær og eventuelle udlæg, forventet bemanding, hvordan klienten oriente-res, hvordan klienten inddrages/bidrager, hvilke bagvedliggende kapacitet- og støtteomkostninger er der indeholdt i eventuelle timepriser fx print, ophold og måltider, hvor ofte der afregnes, hvordan der afregnes/rapporteres om fremdrift i sagen og rejsetid og rejseudgifter.

Indgåelse af aftale

Salæroverslagets formål er kort fortalt at tjene som advokatens oplæg til, hvordan sagen tilrettelæges og skæres til, herunder som et sagsstyringsværktøj samt som et aftaledokument i forhold til eventuelle ændringer i salæret.

Afregning

Fakturaen bør indeholde følgende oplysninger: 1) Indkøberens navn og sagsbetegnelse eller sagsnum-mer, 2) oplysninger om hvilke medarbejdere der har behandlet sagen, herunder anciennitet og timepris hvis der skal afregnes efter medgået tid og 3) et overblik over de gennemførte aktiviteter.

Den korrekte indkøbskategori skal bruges ved kontering af indkøb af anden advokat. I forbindelse med indkøb af juridiske tjenesteydelser anvendes to indkøbskategorier:

  • 4020 – Kammeradvokaten
  • 4025 – Anden advokat

Økonomistyrelsen udarbejder en årlig opgørelse over statens forbrug af Kammeradvokaten og anden advokat, hvilket sker på baggrund af institutionernes registrering af indkøbskategori. Det er derfor afgørende, at de rigtige indkøbskategorier anvendes.

Afslutning og evaluering

Afslutningsvist bør det evalueres, hvordan indkøbsprocessen har forløbet, og hvorvidt advokatens leverance har været tilfredsstillende. Endelig bør der være en aftalt proces for, hvordan den enkelte medar-bejder dokumenterer den viden om markedet, priser, kompetencer og ydelser som er opnået ved at bruge anden advokat. Det bør sikres, at leverancen dokumenteres således, at den opnåede viden forankres i organisationen. Intern videndeling er endvidere også afgørende for at udvikle og effektivisere indkøbsprocessen.

Vælges en anden advokat end Kammeradvokaten, skal købet ske på markedsmæssige vilkår, jf. reglerne i udbudsloven.

Orientering til Finansministeriet

Finansministeriet skal orienteres, når du bruger anden advokat. Orientering kan ske ved at skrive til Statens Indkøb.

Tilgå Statens Indkøbs kontaktmodul og log ind

Orienteringen skal blot indeholde:

  • Navn på den statslige institution
  • Navn på det valgte advokatfirma