Institutionerne skal føre fortegnelser over, hvordan de behandler persondata. Økonomistyrelsens hjælpefortegnelser giver nem adgang til informationer, som institutionerne skal bruge til deres fortegnelser.
Alle institutioner skal kunne påvise, at de efterlever kravene i databeskyttelsesforordningen ved at føre fortegnelse over deres behandling af persondata. Institutionerne skal ikke føre fortegnelse over Økonomistyrelsens systemer, men derimod over de processer med persondata, som systemerne understøtter hos institutionerne.
Se Datatilsynets vejledning om at udarbejde fortegnelser på datatilsynet.dk
For de institutioner, der anvender de fælles digitale løsninger, er en række administrative processer sammenlignelige på tværs af staten.
Økonomistyrelsens hjælpefortegnelser giver derfor institutionerne nem adgang til informationer, som de skal bruge til egne fortegnelser over behandlingsaktiviteter, som involverer brugen af de fælles digitale løsninger.
Hjælpefortegnelserne er udarbejdet i regi af Cirkulæreskrivelse om fælles dataansvar vedrørende de fællesoffentlige systemer (CIS nr. 9223 af 23. marts 2018).
Økonomistyrelsens hjælpefortegnelser indeholder blandt andet information om:
Institutioner, der benytter de fællesstatslige digitale løsninger, kan bestille hjælpefortegnelserne ved at sende en mail til sikkerhed@oes.dk.
Efter institutionen har modtaget hjælpefortegnelserne, er det institutionens ansvar at færdiggøre egne fortegnelser i relation til institutionens brug af systemerne.
Det betyder, at institutionen skal indsætte manglende information, som for eksempel at:
Det er også institutionens ansvar at sikre fyldestgørende fortegnelser, hvis institutionen benytter supplerende systemer i forbindelse med egne processer.
Institutionerne bør herudover gøre sig bekendt med indholdet af Økonomistyrelsens servicebeskrivelser.
Henvendelser om databrud og sikkerhedshændelser, samt øvrige spørgsmål om sikkerhed:
sikkerhed@oes.dk
