Fortegnelser over myndighedens behandling af persondata

Institutionerne skal føre fortegnelser over, hvordan de behandler persondata. Økonomistyrelsens hjælpefortegnelser giver nem adgang til informationer, som institutionerne skal bruge til deres fortegnelser.

Alle institutioner skal kunne påvise, at de efterlever kravene i databeskyttelsesforordningen ved at føre fortegnelse over deres behandling af persondata. Institutionerne skal ikke føre fortegnelse over Økonomistyrelsens systemer, men derimod over de processer med persondata, som systemerne understøtter hos institutionerne.

Se Datatilsynets vejledning om at udarbejde fortegnelser på datatilsynet.dk

Hjælpefortegnelser støtter myndighedens arbejde

For de institutioner, der anvender de fælles digitale løsninger, er en række administrative processer sammenlignelige på tværs af staten. 

Økonomistyrelsens hjælpefortegnelser giver derfor institutionerne nem adgang til informationer, som de skal bruge til egne fortegnelser over behandlingsaktiviteter, som involverer brugen af de fælles digitale løsninger.

Hjælpefortegnelserne er udarbejdet i regi af Cirkulæreskrivelse om fælles dataansvar vedrørende de fællesoffentlige systemer (CIS nr. 9223 af 23. marts 2018). 

Økonomistyrelsens hjælpefortegnelser indeholder blandt andet information om:

Generelle formål med behandlingen, som systemet er beregnet til.

Faste kategorier af registrerede i systemerne, som de fleste institutioner anvender.

Faste kategorier for personoplysninger, som systemerne er beregnet til at behandle.

Modtagere og andre myndigheder, som Økonomistyrelsen i visse tilfælde videreformidler data til, primært på aggregeret niveau. For eksempel Danmarks Statistik, Udbetaling Danmark og Rigsarkivet.

Hvis der sker overførsel til tredjelande, så vil det fremgå for det enkelte system i hjælpefortegnelsen og skal fremgå af institutionens fortegnelse. Det fremgår ligeledes i hjælpefortegnelsen, hvor data geografisk er placeret.

Sletning er som udgangspunkt bestemt af kravene for de enkelte systemer og behandlingsaktiviteterne, herunder for eksempel regnskabslovgivningen, arkivlov, dokumentationsbehov mv.

Økonomistyrelsen varetager og dokumenterer Økonomistyrelsens tekniske og organisatoriske foranstaltninger. I institutionens fortegnelse skal institutionen alene beskrive tekniske og organisatoriske foranstaltninger for institutionens egne processer.

Hjælpefortegnelsen indeholder en standardbeskrivelse af Økonomistyrelsens ansvar for sikkerheden.

Bestil hjælpefortegnelserne

Institutioner, der benytter de fællesstatslige digitale løsninger, kan bestille hjælpefortegnelserne ved at sende en mail til .

Efter institutionen har modtaget hjælpefortegnelserne, er det institutionens ansvar at færdiggøre egne fortegnelser i relation til institutionens brug af systemerne.

Det betyder, at institutionen skal indsætte manglende information, som for eksempel at:

  • angive kontaktoplysninger
  • henvise til kontaktoplysninger på Økonomistyrelsen ved anførelse af fælles dataansvar
  • beskrive egne tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Det er også institutionens ansvar at sikre fyldestgørende fortegnelser, hvis institutionen benytter supplerende systemer i forbindelse med egne processer.

Institutionerne bør herudover gøre sig bekendt med indholdet af Økonomistyrelsens servicebeskrivelser.