Fortegnelser over myndighedens behandling af persondata

Institutionerne skal føre fortegnelser over, hvordan de behandler persondata. Økonomistyrelsens hjælpefortegnelser giver nem adgang til informationer, som institutionerne skal bruge til deres fortegnelser.

Alle institutioner skal kunne påvise, at de efterlever kravene i databeskyttelsesforordningen ved at føre fortegnelse over deres behandling af persondata. Institutionerne skal ikke føre fortegnelse over Økonomistyrelsens systemer, men derimod over de processer med persondata, som systemerne understøtter hos institutionerne.

Se Datatilsynets vejledning om at udarbejde fortegnelser på datatilsynet.dk

Hjælp til fortegnelser over myndighedens behandling af persondata

Økonomistyrelsens ”hjælpefortegnelser” giver institutionerne nem adgang til informationer, som de skal bruge til egne fortegnelser over behandlingsaktiviteter, som involverer brugen af de fællesstatslige it-systemer.

For de institutioner, der anvender Økonomistyrelsens fællesstatslige it-systemer, er en række administrative processer sammenlignelige på tværs af staten. 

Økonomistyrelsens hjælpefortegnelser indeholder information om blandt andet:

• Formål med behandlingen: Generelle formål med behandlingen, som systemet er tiltænkt at understøtte.
• Kategorier af registrerede: Faste kategorier af registrerede i systemerne, som i de fleste tilfælde finder anvendelse hos institutionen.
• Kategorier af personoplysninger: Faste kategorier for personoplysninger, som er tiltænkt at anvende i systemerne.
• Kategorier af modtagere ved videregivelse: Modtagere og andre myndigheder, som Økonomistyrelsen i visse tilfælde videreformidler data til, primært på aggregeret niveau. For eksempel Danmarks Statistik, Udbetaling Danmark og Rigsarkivet.
• Overførsel til tredjelande: Hvis der sker overførsel til tredjelande, så vil det fremgå for det enkelte system i hjælpefortegnelsen, og skal fremgå af institutionens fortegnelse. Det fremgår ligeledes i hjælpefortegnelsen, hvor data geografisk er placeret.
• Slettefrister: Sletning er som udgangspunkt bestemt af kravene for de enkelte systemer og behandlingsaktiviteterne, herunder for eksempel regnskabslovgivningen, arkivlov, dokumentationsbehov og så videre.
• Tekniske og organisatoriske foranstaltninger: Økonomistyrelsen varetager og dokumenterer egne tekniske og organisatoriske foranstaltninger. I institutionens fortegnelse beskrives alene tekniske og organisatoriske foranstaltninger for egne processer. Hjælpefortegnelsen indeholder en standardbeskrivelse af Økonomistyrelsens ansvar for sikkerheden.

Hjælpefortegnelserne er udarbejdet i regi af Cirkulæreskrivelse om fælles dataansvar vedrørende de fællesoffentlige systemer (CIS nr. 9223 af 23. marts 2018). 

Institutionernes bør herudover gøre sig bekendt med indholdet af Økonomistyrelsens servicebeskrivelser.

Læs mere om fælles dataansvar

Gå til Økonomistyrelsens servicebeskrivelser

Rekvirer hjælpefortegnelser

Som kunde, der benytter de fællesstatslige systemer, kan du rekvirere hjælpefortegnelserne ved at sende en mail til

Efter modtagelsen af hjælpefortegnelserne er det institutionens ansvar, at færdiggøre egne fortegnelser i relation til institutionens brug af systemerne. Herunder indsætte manglende information, som for eksempel, at:

• Angive kontaktoplysninger
• Henvise til kontaktoplysninger på Økonomistyrelsen i forbindelse med anførelse af fælles dataansvar
• Beskrive egne tekniske og organisatoriske foranstaltninger

Ligeledes er det institutionens ansvar at sikre fyldestgørende fortegnelser, hvis institutionen benytter supplerende systemer i forbindelse med egne processer.