E-handel på fælles indkøbsaftaler

Det er enkelt, effektivt og overskueligt at e-handle på en række fælles indkøbsaftaler i Statens Indkøbsprogram. Fra 1. marts 2020 er det også et krav til statens institutioner. Stadigt flere benytter e-handelssystemet IndFak, der giver et fuldstændigt overblik.

Når du som indkøber e-handler computere, skriveborde og kuglepenne på vores fælles indkøbsaftaler i Statens Indkøbsprogram, opnår du en mere effektiv indkøbsproces, hvor der er styr på bestillinger, betalinger og fakturaer.

En analyse har faktisk vist, at langt størstedelen af offentlige myndigheders ressourceforbrug til udbud og indkøb går med at bestille og betale for varer og tjenesteydelser. Med andre ord kan e-handel spare tid, penge og ressourcer, som du og din institution kan bruge bedre på andre kerneopgaver.

Krav om at e-handle på fælles indkøbsaftaler

Fra den 1. marts 2020 bliver e-handel ikke bare et godt tilvalg, men et krav til statens institutioner på følgende aftaler i Statens Indkøbsprogram:

  • Computere og it-tilbehør (50.40)
  • Tablets (50.43)
  • Internetforbindelser (50.47)
  • Tele og Data (50.48)
  • Kontorartikler (50.55)
  • AV-udstyr (50.70)

E-handel defineres i denne sammenhæng som bestilling via dit indkøbssystem med infrastruktur og dokumenter, der er tilpasset til at understøtte dette. Bestilling via e-mail skal i denne sammenhæng ikke betragtes som e-handel. 

For at det lykkes at få udbredt e-handel, er det nemmest, at indkøbet er baseret på direkte tildeling og ikke eksempelvis et miniudbud eller en anden form for tildeling. Derfor er det valgt at undtage de indkøb på ovennævnte aftaler, som ikke sker ved direkte tildeling. Undtagelsen er relevant for aftalerne om tele- og dataudstyr samt AV-udstyr.

Vi arbejder i øjeblikket på en vejledning, der fortæller, hvordan du i praksis e-handler på de udvalgte fælles indkøbsaftaler.

Indkøbscirkulæret skal understøtte, at de statslige institutioner har fokus på e-handel, før Erhvervsstyrelsen i 2. halvår af 2020 ventes at udstede en bekendtgørelse om, at der skal e-handles med den offentlige sektor på udvalgte indkøbskategorier.

Cirkulære om indkøb i staten findes på retsinformation.dk 

E-handelssystemet IndFak kan løse opgaven

For at sikre, at det er enkelt, effektivt og overskueligt at e-handle på de fælles indkøbsaftaler, har vi i Økonomistyrelsen udviklet et indkøbsmodul til IndFak, som stadigt flere statslige institutioner har taget i brug. 

Inden udgangen af 2019 har indkøbere på ministerområder, der anvender IndFak, været på workshops, der gør dem klar til at e-handle på de fælles indkøbsaftaler. Hvis du anvender et andet indkøbssystem, kan e-katalogerne bestilles via ski.dk.

Læs mere om, hvordan du får implementeret statens e-handelssystem, IndFak.