Implementering af IndFak

Implementering af fakturamodulet vil typisk forløbe over 4 uger. Her deltager institutionen i et opstartsmøde, to workshopdage og sørger for den forberedelse, som er nødvendig for at tage modulet i brug.

Opstart og workshopforløb
På opstartsmødet får du status vedrørende IndFak samt en gennemgang af implementeringsforløbet.

Workshopdag 1 er en introduktions- og undervisningsdag for centrale superbrugere, centrale fakturafordelere og administratorer.

Workshopdag 2 er hovedsagelig for administratorer. Med administratorer menes de medarbejdere, der skal oprette nye brugere, opsætte prokura, lave filtre mv. Denne dag har vi fokus på opsætning og oplæring.

Sådan kommer brugerne i gang

I modtager opstartsmateriale, som hjælper til at tage fakturamodulet i brug. Materialet viser, hvordan men kommer på systemet og udfører de første aktiviteter. Velkomstmail og andet materiale er tænkt som generiske eksempler, som I selv tilpasser.

Normalt tager det 1-2 måneder at gennemføre en standard implementering af IndFaks indkøbsmodul, som omfatter opsætning og undervisning af brugere i systemets funktionalitet ud fra Best Practice.

Vi anbefaler at dele implementeringsforløbet op i to faser. I første fase lærer brugerne simple standardkøb på tilgængelige katalogaftaler.

Når indkøbsmodulet har været i brug i et stykke tid, sættes anden fase i gang, hvor brugerne lærer at benytte lokale aftaler, fritekst- og stående ordrer.

Forløbets første fase indeholder følgende hovedaktiviteter:

1. Opstartsmøde - evt. planlægningsworkshop
Opstartsmødet giver en overordnet introduktion til e-handel og den forstående forandringsproces, når I indfører digitalt indkøb.

2. Opsætningsworkshop
På workshoppen introduceres organisationens udvalgte brugere for det kommende indkøbscirkulære samt best practice for indkøbsprocessen. Brugerne lærer at foretage opsætning af indkøbsmodulet og vil efterfølgende kunne gennemføre de nødvendige opsætninger for organisationen. 

3. Indkøbsworkshop
På workshoppen får brugerne mulighed for at afprøve indkøbsopsætninger og bliver introduceret til den mere praktiske del af indkøbsflowet, fx at afsende en ordre fra egen organisation.

Derudover kan institutionen tilkøbe yderligere bistand efter behov, fx. i forhold til den organisatoriske implementering og aktivering af de lokale leverandører, der e-handles med.

Inspirationsmateriale til indkøbsmodulet i IndFak

Der er udarbejdet vejledninger og e-læring, som kan hjælpe med at benytte IndFak’s indkøbsmodul. 

Find vejledninger til indkøb her