Implementering af IndFak

Her kan du læse om, hvordan I får implementeret indkøbs- og fakturahåndtering i IndFak.

I forbindelse med at løsningen tages i brug, skal I gennemføre et implementeringsforløb. Det er en forudsætning, at fakturamodulet i IndFak er implementeret, før I kan koble indkøbsmodulet til.

 

Implementeringsforløb for faktura- og indkøbsmodulet i IndFak

Implementering af fakturamodulet vil typisk forløbe over 4 uger. Her deltager institutionen i et opstartsmøde, to workshopdage og sørger for den forberedelse, som er nødvendig for at tage modulet i brug.

Opstart og workshopforløb
På opstartsmødet får du status vedrørende IndFak samt en gennemgang af implementeringsforløbet.

Workshopdag 1 er en introduktions- og undervisningsdag for centrale superbrugere, centrale fakturafordelere og administratorer.

Workshopdag 2 er hovedsagelig for administratorer. Med administratorer menes de medarbejdere, der skal oprette nye brugere, opsætte prokura, lave filtre mv. Denne dag har vi fokus på opsætning og oplæring.

Sådan kommer brugerne i gang

I modtager opstartsmateriale, som hjælper til at tage fakturamodulet i brug. Materialet viser, hvordan men kommer på systemet og udfører de første aktiviteter. Velkomstmail og andet materiale er tænkt som generiske eksempler, som I selv tilpasser.

Normalt tager det 1-2 måneder at gennemføre en standard implementering af IndFaks indkøbsmodul, som omfatter opsætning og undervisning af brugere i systemets funktionalitet ud fra Best Practice.

Vi anbefaler at dele implementeringsforløbet op i to faser. I første fase lærer brugerne simple standardkøb på tilgængelige katalogaftaler.

Når indkøbsmodulet har været i brug i et stykke tid, sættes anden fase i gang, hvor brugerne lærer at benytte lokale aftaler, fritekst- og stående ordrer.

Forløbets første fase indeholder følgende hovedaktiviteter:

1. Opstartsmøde - evt. planlægningsworkshop
Opstartsmødet giver en overordnet introduktion til e-handel og den forstående forandringsproces, når I indfører digitalt indkøb.

2. Opsætningsworkshop
På workshoppen introduceres organisationens udvalgte brugere for det kommende indkøbscirkulære samt best practice for indkøbsprocessen. Brugerne lærer at foretage opsætning af indkøbsmodulet og vil efterfølgende kunne gennemføre de nødvendige opsætninger for organisationen. 

3. Indkøbsworkshop
På workshoppen får brugerne mulighed for at afprøve indkøbsopsætninger og bliver introduceret til den mere praktiske del af indkøbsflowet, fx at afsende en ordre fra egen organisation.

Derudover kan institutionen tilkøbe yderligere bistand efter behov, fx. i forhold til den organisatoriske implementering og aktivering af de lokale leverandører, der e-handles med.

Inspirationsmateriale til indkøbsmodulet i IndFak

Der er udarbejdet vejledninger og e-læring, som kan hjælpe med at benytte IndFak’s indkøbsmodul. 

Find vejledninger til indkøb her

 

 

 

 

 Afholdelse af indkøbswebinarer

De statslige institutioner er omfattet indkøbscirkulære gældende pr. 1/3-2020, hvor der skal anvendes digitalt indkøb på varekataloger, som er underlagt de forpligtende aftaler.

Økonomistyrelsens implementeringsteam har i løbet af 2019 gennemført et implementeringsforløb på indkøb for samtlige statsinstitutioner, som anvender IndFak.

Samtidig er der afholdt en række webinarer omkring elektronisk indkøb i IndFak. Webinarerne er målrettet organisationer og brugere som vil anvende indkøbsmodulet i IndFak.

Der bliver gennemgået lige fra planlægning, opsætning, samt funktionalitet med tips og tricks til at understøtte indkøbsprocesser. 

Webinarrækken ”Kom godt i gang med digitalt indkøb i IndFak, ultimo 2022/ primo 2023

Tema

Målgruppe

1. Forbered din institution til at indkøbe digitalt via IndFak

Primært for Beslutningstagere, Indkøbsansvarlige

2. Minimumsopsætning for at indkøbsmodulet kan tages i brug

Primært for Systemadministratorer

3. Indkøb i IndFak for begyndere 1

Primært for Rekvirenter, Indkøbere (og Disponenter)

4. Indkøb i IndFak for begyndere 2 / Udvidet indkøb

Primært for Indkøbere

5. Aftaler i IndFak; Indholdsansvarliges opgaver og overblik over aftaler

Primært for Indholdsansvarlige

6. Match i IndFak – matchregler og automatisk fakturahåndtering/ godkendelse

Primært for Administratorer, Indkøbere, evt. Fakturafordelere

Vil du have adgang til disse kan du skrive til