Vejledning til IndFak

Anbefalingerne er at man anvender følgende browser:

• Google Chrome for Windows

Har I problemer med, at installere Google Chrome på jeres PC, så:

• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge

Der er foretaget ændringer i skærmbilleder for at komme af med gammel udfaset teknologi, samt for at understøtte mobile enheder.

Overgangen sker gradvist, hvilket betyder at administrationsdelen og ordredelen stadig mangler at blive omskrevet. Her skal browseren Internet Explorer 11 (med browser-plugin Silverlight) stadig anvendes. Vi forventer at IndFak systemets afhængighed af Silverlight teknologi er endeligt udfaset ultimo 2019.

Vejledningen til ny loginside og dashboard (pdf)

Single Sign On til IndFak og RejsUd (pdf)

Når du benytter "Glemt adgangskode"-funktionen så skal du være sikker på, at du har tastet dit brugernavn korrekt.
Brugernavnet vil være i mail-format (sandsynligvis din mailadresse).

Kontakt lokal administrator hos jer, hvis du stadig ikke modtager en mail til skift af adgangskode.

Advarselstrekanten betyder, at der er en fejl på fakturalinjen, som gør at linjen ikke kan godkendes. For at se fejlmeddelesen skal du holde musemarkøren over advarselstrekanten, så vil fejlmeddelelsen vises i tekstboksen.

Hvis der er en fejlmeddelelse på nederste fakturalinje, så kan det være svært at se, når du holder musemarkøren over. Her vil det hjælpe dig, at hive linjen mellem de to fakturadele opad, så der kommer mere plads til fakturalinjerne

Det er enten bilag som er afvist i Navision eller bilag der er forsøgt overført (ved godkend) - men hvor der mangler data. Årsagen kan ses ved at klikke på den enkelte fakturalinje. Hvis du ikke kan se fejlen, skal du overføre fakturaen manuelt. I næste skærmbillede vil du se en valideringsfejl, som kommentar på linjen.

Dette er enten bilag, som rekvirenten har afvist eller bilag som fakturafordeler har tilbagekaldt.

Alias er ment som en konteringshjælp. Benyttes Alias udfoldes de tilknyttede dimensionsværdier fra Navision. Efterfølgende har fakturafordeler, rekvirent og disponent mulighed for at ændre i værdierne.

Nej, Alias kan ikke låses, da det er en konteringshjælp.

Ja, dette kan gøres i Navision. For SAM-kunder gøres dette via DDI, hvis ikke andet er aftalt.

En disponent kan altid trykke Godkend. Fakturaen vil få status "kræver yderligere godkendelse". Herefter bliver fakturaen sendt videre til næste disponent i kontorhierarkiet. Fakturaen vil først blive overført til Navision, når en - eller flere disponenter med prokura har godkendt.

Det er kun fakturafordelere, som kan se etiketteboksene. Fakturafordelere vil kun kunne se etikettebokse, hvis der både er bilag til behandling og bilag som har en etikette påført.

Hvis du skal ændre en kontering, skal du trykke på 'Viskelæderet' for at fjerne den nuværende kontering. Herefter kan du påføre den nye kontering.

Ja. Vælg Faktura --> Faktura til behandling --> Linjeniveau. Dernæst kan du vælge at få listen ud i excel ved at trykke på excel ikonet nederst i højre hjørne. Bemærk at alle linjer overføres til Excel, uanset om man har valgt at se 30, 50, 100 eller 200 linjer på siden.

Du skal tilbagekalde bilaget til regnskabsafdelingen, og derefter kan du behandle bilaget.

Du kan se godkendelsesdato for hver fakturalinje. Du skal åbne fakturaen, og på fakturalinjen klikker du på ikonet "info".  

Nej, på den daglige varslingsmail vises alle åbne bilag, både nye bilag og bilag som er ude til behandling.

Nej, fakturaer kan ikke genåbnes manuelt. Genåbning sker kun automatisk ved en afvisning af fakturaen i Navision.

Hvis en faktura eksempelvis er betalt direkte i Navision - eller på anden måde, vil du ved at sætte fakturaen til status "håndteret manuelt" sikre, at fakturaen ikke senere vil kunne komme i flow i IndFak.

IndFak er linjebaseret, derfor er prokura pr. linje. Dog kan en disponent ikke selv opdele fakturaen til flere linjer.

Du kan ikke slette en linje i IndFak. Brug i stedet funktionerne Fortryd eller Sammenlæg.

Ja. Vælg Faktura -> Faktura til behandling -> Linjeniveau. Dernæst kan du vælge at få listen ud i excel ved at trykke på excel ikonet nederst i højre hjørne. Bemærk at alle linjer overføres til Excel, uanset om man har valgt at se 30, 50, 100 eller 200 linjer på siden.

Hverken IndFak eller Navision kan på nuværende tidspunkt håndtere rykkere. I skal afvise rykkeren i ”indgående rykker” i Navision. Herefter skal fakturafordeler finde rykkeren i IndFak og sætte den i håndteret manuelt eller slette den.

Fejlen opstår, fordi leverandøren ikke er oprettet med de korrekte oplysninger i Navision. Når CVR nummer ikke er et 8-cifret nummer, skal der stå ZZZ i CVR attribut feltet (VatAtr). Denne rettelse skal foretages i Navision. Når leverandøren er oprettet korrekt, skal du åbne den afviste faktura -> Fjern her leverandøren (=blank leverandørfeltet) -> Klik Gem -> Påfør leverandøren igen og klik Gem. Herved ”mappes” de nye korrekte leverandøroplysninger på fakturaen. Herefter kan fakturaen overføres til Navision igen.

Ved autogodkendelse godkendes fakturaen på baggrund af ordrens godkendelse. Hvis har har været indkøber eller ordredisponent på ordren, kan du kun se den autogodkendte faktura, hvis du også har rollen "Udvidet arkivsøgning".
Den rolle giver adgang til at se alle fakturaer i den pågældende IndFak-organisation (og evt. underliggende IndFak-organisationer).
Fakturafordeler vil altid kunne finde og se fakturaen.
Du vil dog kunne finde faktura i Matchmodulet, ved at have rollen "Manuelt Match".

Det er muligt at ændre ordrereference, ved at gå ind på fakturaen under "Manuelt Match" og i referencefeltet at vælge det ordrenr. der skal matches op imod. Det kræver rollen "Manuelt Match".

Hvis der er tale om et automatch, så skal fakturaen gennem godkendelsesflow (varemodtagelse og godkendelse) i fakturadelen. Årsagen kan være, at en højere pris eller erstatningsvarer skal accepteres.

Autogodkendelse betyder, at en faktura godkendes automatisk på baggrund af en forudgående godkendelse af en ordre inden for institutionens opsatte tolerancer på deres matchregler. Det er kun muligt at opsætte autogodkendelse i institutioner, som har en "4-øjne profil" på deres ordreafsendelse.

Automatch betyder, at der sker en kobling mellem ordre og faktura, og kontering overføres fra ordren til fakturaen. Automatch vil altid kræve, at fakturaen også varemodtages og godkendes.

Så vil man miste koblingen mellem ordre og faktura. Og hvis man ikke husker at varemodtage ordren, vil ordren stå med status "afsendt til leverandør" selvom varerne reelt er modtaget. Det gør det svært at følge op. Yderligere kan det ske at hvis ordren varemodtages og fakturaen stadig er i flow i fakturadelen, så vil konteringen blive overført til fakturaen ved automatch.

Det, som bliver til bilagstekst på fakturaen, er enten en angivet posteringstekst fra ordren eller navnet fra varelinjen (ved valg af sammenlagte varelinjer i matchreglen, vil det være første varenavn op til 40 karakterer). Posteringstekst tilføjes ved at klikke på "Konteringslinjer" på rekvisitionen inden ordreafsendelse, og herefter klikke på "blyant-ikonet" ud for "Posteringstekst ikke angivet" på konteringslinjen. Herefter er det muligt selv af anføre den ønskede posteringstekst, som senere bliver til bilagsteksten.

Kontakt den indholdsansvarlige i din organisation - måske findes varen på en aftale, som ikke er delt med dig.
Ved du, at leverandøren har varen i sortiment? Hvis ja - og du har varenummeret - så kan du tilføje en fritekstlinje. Det kræver at din indholdsansvarlige har oprettet en fritekstaftale og aftalt processen med leverandøren samt delt fritekstaftalen med dig.
Det er muligt for din indholdsansvarlige at indhente kataloger lokalt fx med listepriser, som kan deles med dig.

Det er muligt at gensende ordren til leverandøren. Det gøres ved at åbne ordren fra ordreoversigten. Klik herefter på ikonet for "Yderligere handlinger" og vælg "Se modtagerinformation". Herfra kan du gensende ordren ved at klikke på den cirkulære pil.
Modtager leverandøren stadig ikke ordren, skal sagen indmeldes via serviceportalen.

Leveringsadresser oprettes af din lokale systemadministrator i Administrationsmodulet. Så mangler du en adresse, skal du tage kontakt til din lokale systemadministrator. Det er også muligt at indlæse flere adresser af gangen via Administration - Dataadministration - Organisationer - Adresser.

Ja. I Administrationsdelen er der på brugerens stamkort mulighed for at sætte en eller flere stedfortrædere op. Brugeren selv kan opsætte stedfortræder via Min profil.

Sådan virker og opsættes stedfortræderfunktionen (pdf)

Nej, det kan den ikke på nuværende tidspunkt. Hvis du har behov for at have denne rolle kombineret med andre roller, så skal du i stedet for Controller-rollen tildeles rollen ´Udvidet arkivsøgning´.

Du klikker på Fakturaikonet. Under hovedmenuen kan du finde boksen Mine indstillinger. Vælg fanen Varsling. Bemærk, at du med fordel kan vælge et andet tidspunkt end kl. 08.00, da der er mange opsætninger med dette klokkeslæt.

Det lille ikon ud for nogle brugere betyder, at brugeren er oprettet på et højere niveau, end det niveau du er logget ind på. Der vil dog ikke være et ikon hvis brugeren har valgt det niveau, som du logget ind på, som sin Login organisation.

Ofte er årsagen at et BrugerId ikke indeholder et @. BrugerId skal altid indeholde et @ for at blive synkroniseret over i fakturadelen. Du skal inaktivere den forkerte bruger ved at fjerne hak i ”Aktiv”. Herefter må du oprette brugeren på ny, hvor BrugerId = e-mailadresse.

Stamdata fra Navision vil i IndFak indeholde følgende nye elementer: alias, sag, sagsopgave, varekonti, momsproduktbogføringsgruppe, obligatoriske dimensioner og afledte værdier

Nej. Alt stamdata kommer fra Navision. Stamdata overføres til IndFak hver nat op til hverdage.

Prokura kaldes også beløbsgrænse i IndFak. Du kan trække en rapport over dette ved at gå til Fakturaer --> Rapporter --> Vælg fanen Administration --> vælg rapporten ´Beløbsgrænser´.