2. godkenderfunktion

Med indførelse af 2. godkender styrkes lønkontrollen i Statens Lønløsning. 2. godkenderfunktionen indføres som del af programmet ”Styrket intern kontrol”. Med 2. godkenderfunktionen sikres ”4 øjne princippet” forstået således, at der skal et ekstra sæt øjne til, der godkender en indberetning, før der kan foretages lønberegning/udbetaling.

Hvis der til en lønkørsel er en ikke-godkendt indberetning for en given medarbejder vil der ikke blive foretaget en lønberegning og dermed heller ikke en lønudbetaling. Der vil først ske lønudbetaling i den førstkommende lønkørsel efter godkendelse af den oprindelige ikke-godkendte indberetning. Hvis der skal ske lønudbetaling, når en medarbejder har ikke-godkendte indberetninger, skal der foretages en aconto udbetaling.

Der skal via Brugerstyring Løn (BSL) oprettes et antal inddatakontrollanter (fx fællespostkasse) for en given institution (løngruppe). Inddatakontrollanten vil forud for en given lønkørsel modtage advisering, hvis der er ikke-godkendte indberetninger. Der sendes adviseringsmail kl. 12.00 dagen før lønkørslen og kl. 12.00 på dagen for lønkørslen, men de kan modtages med en vis forsinkelse. Adviseringsmails sendes til inddatakontrollanten og den pågældende bruger, der ikke har fået godkendt sin indberetning. Inddatakontrollanten har med den forudgående advisering mulighed for at sikre, at der sker en godkendelse af den ikke-godkendte indberetning forud for lønkørslen.

Hvis en institution sikrer, at alle indberetninger godkendes, har inddatakontrollanten ingen funktion.

Der kan oprettes mere end 1 inddatakontrollant pr. institution (løngruppe). Inddatakontrollanten kan også være en fællespostkasse, hvis blot der bliver holdt øje med denne op til en lønkørsel. Der er ikke et maksimum for antallet af inddatakontrollanter, men der vil typisk ikke være behov for mere end et par inddatakontrollanter pr. institution (løngruppe), fordi adviseringen om ikke-godkendte indberetninger også sendes direkte til den bruger, som har indtastet den ikke-godkendte indberetning.

I mindre institutioner er opgaverne på lønområdet samlet på få medarbejdere. Dog gælder det i forhold til indberetninger i SLS/HR-Løn, at rollerne som henholdsvis ”indberetter” og ”kontrollant” skal være funktionsadskilt på to personer og dermed ikke kan varetages af en og samme person. Når 2. godkenderfunktionen bliver indført vil den gælde for alle institutioner, der anvender Statens Lønløsning, og alle institutioner skal som udgangspunkt oprette en inddatakontrollant. Det vil således ikke være muligt, at dispensere for 2. godkenderfunktionen hverken i forhold til institutionsstørrelse eller ud fra andre parametre. I mindre institutioner kan rollen som ”inddatakontrollant” varetages af medarbejderen, der også er ”kontrollant”.

Som udgangspunkt betragtes overførsler fra 3. partssystemer (fx tidsregistreringssystem, Staten HR eller lign.) som godkendt i kildesystemet og skal derfor ikke godkendes. Hvis en institution udelukkende foretager indberetninger via 3. partssystem, fx Statens HR skal der alligevel oprettes en inddatakontrollant, da det altid vil være institutionen, der har det overordnede ansvar for lønudbetaling og derfor skal adviseres om ikke-godkendte indberetninger. Der kan opstå situationer, hvor der skal indberettes direkte i SLS eller HR-Løn, og disse indberetninger skal godkendes. Ved manglende godkendelse vil inddatakontrollanten blive adviseret.

Alle indberetninger fra 3. partssystemer direkte til SLS via webservice samt indberetninger foretaget af Økonomistyrelsen betragtes som godkendte i kildesystemet og skal derfor ikke godkendes. Alle andre indberetninger foretaget manuelt i enten SLS eller HR-Løn, uanset hvilken type indberetning/ændringer der er tale om, skal godkendes. Hvis ikke der foretages godkendelse af manuelle indberetninger, vil der ikke blive foretaget lønberegning og dermed vil der ikke ske lønudbetaling.

I det tilfælde hvor en institution indgår i et lønfællesskab tilrettelægges lønsagsbehandlingen, herunder lønkontrollen, i samarbejde mellem institutionen og lønfællesskabet. Såfremt lønfællesskabet varetager indberetning og kontrol i SLS/HR-Løn vil det være oplagt, at opsætte inddatakontrollanten til en fællespostkasse i lønfællesskabet. Således kan lønfællesskabet modtage adviseringer om egne indberetninger med manglende godkendelse fra alle de institutioner, der indgår i lønfællesskabet i en fællespostkasse.

Da institutionen eventuelt også selv har mulighed for indberetning i SLS/HR-Løn vil det være hensigtsmæssigt, at der også her oprettes en inddatakontrollant (evt. en fællespostkasse), således at institutionen adviseres omkring egne ikke-godkendte indberetninger.

Inddatakontrollanten opsættes via Brugerstyring Løn (BSL) på gruppeniveau
Det betyder, at alle inddatakontrollanter for en given løngruppe vil modtage advisering om manglende godkendelse af indberetninger fra en enkelt enhed i løngruppen. I adviseringen vil der stå, at i løngruppen er et antal ikke-godkendte indberetninger. Således indeholder adviseringen ikke personhenførbare oplysninger, men en angivelse af hvilken bruger, der har indtastet den ikke-godkendte indberetning. For løngrupper bestående af flere enheder vil det således være muligt, at identificere enheden ud fra den bruger, der har foretaget indtastningen.

Opsætning af inddatakontrollantrollen baseret på løngrupper kan ikke ændres eller tilpasses. Det vil derfor være op til de enkelte institutioner og det pågældende lønfællesskab, at aftale organiseringen af lønsagsbehandlingen, herunder opsætning af inddatakontrollanter på den mest hensigtsmæssige måde. I den forbindelse er det ligeledes vigtigt at aftale, hvordan der følges op, hvis der modtages en advisering om ikke-godkendte indberetninger, således at det sikres, at alle indberetninger godkendes forud for en lønkørsel.

Det er muligt at fremsøge indberetninger foretaget i HR-Løn i SLS. I ”Inddatalisten” i SLS kan indberetninger foretaget i HR-Løn fremsøges ved at vælge ”HR-Løn” i feltet ”Oprindelsestype”. Denne funktionalitet kan anvendes for at sikre at alle indberetninger er kontrolleret forud for en lønkørsel.

Vigtigt: Alle kontrollinjer i HR-Løn skal være godkendt i HR-Løn før der evt. foretages sletning af inddata i SLS