Der skal ved ressort- og organisationsændringer tages stilling til, hvilken betydning omlægningen har for de enkelte medarbejdere. Ansættelse af de særlige rådgivere skal også på plads.
Lige efter den kongelige resolution/beslutning om organisationsændring skal det enkelte ministerium informere de berørte medarbejdere om, hvilken proces der bliver sat i gang ved en overdragelse.
Den institution, der afgiver opgaver, skal udpege hvilke medarbejdere der følger med deres opgaver. Ved en ressortomlægning sker det typisk, når delingsaftalen er på plads, eller hvis det følger direkte af den kongelige resolution. Herefter følger et mere formelt spor, hvor medarbejderne orienteres om overdragelsen, og hvad det betyder for dem og deres nye arbejdsplads.
Processen med at overdrage medarbejderne tager typisk en måned, og milepælene følger den plan, der er lagt for den udgiftsmæssige deling: (Tidsfristen ved hver milepæl er vejledende med forbehold for ferie m.m.)
| Dag 0 | Den kongelige resolution/beslutning om organisationsændring |
| Løbende |
Håndtering og eventuel omlægning af ferie for nøglemedarbejdere Løbende dialog med samarbejdsudvalg (SU) om påvirkningen af medarbejdere, opgaver og økonomi Orientering af tillidsrepræsentanter (TR) og drøftelser med SU, samt afklaring af TR-repræsentation |
| Dag 0 | Kommunikation til medarbejderne om omlægningerne og den videre proces |
| Dag 18 | Identifikation af medarbejdere, der bliver overdraget med opgaver til en ny institution |
| Efter Dag 18 |
Formel orientering af medarbejderne om overdragelsen til en ny institution Den institution, der modtager medarbejdere informerer og onboarder |
| Dag 30 | Overlevering af oplysninger til det ministerium, der modtager opgaver |
| Dag 48 |
Senest en måned efter identifikationen (dag 18) skal overdragede medarbejdere have besked Væsentlige stillingsændringer skal varsles |
|
Inden |
Personaleadministration, systemadgange og bemyndigelser skal være håndteret. Det gælder også oprettelsen af medarbejderne i systemerne og flytning af løn. |
Her finder du de vejledninger og skabeloner, der er nødvendige for at håndtere personalespørgsmål:
Vejledning om ansættelsesretlige spørgsmål om ressortomlægninger
Vejledning om ansættelse og opsigelse af særlige rådgivere
Du kan læse mere om håndtering af ressortomlægninger i den Personale Administrative Vejledning (PAV). Særligt kapitlerne 6, 11, 15 og 32 er relevante. Yderligere materiale bliver sendt ud særskilt.
Skabeloner til brug for overdragelse medarbejdere mv. kan findes på Medarbejder- og Kompetencestyrelsens hjemmeside, www.medst.dk.
Her finder du kontaktoplysninger, hvis du har personalespørgsmål.
