Tips og tricks til Navision Stat

På startsiden af Navision Stat findes såkaldte kø-indikatorer, der skaber et overblik over de arbejdsopgaver, der hører til netop den rolle, som du er logget ind med.

Du kan selv tilpasse din startside - hvilke opgavekøer, du vil se, og hvor de skal placeres.

1. Klik på de små tandhjul i toppen af hver kategori for kø-indikator
2. Klik derefter på den nederste valgmulighed ”Tilpas…”

Nu ser du to kolonner, hvor du kan vælge eller fjerne kø-indikatorer:

• kø-indikatorer, der er tilgængelige
• kø-indikatorer, der vises i en opsat rækkefølge

Når du har valgt de kø-indikatorer, du ønsker at se på din startside, vælger du rækkefølgen ved at vælge ”Flyt op” eller ”Flyt ned”.

Til venstre i Navision Stats hovedvindue finder du en ”Navigationsrude”, der fungerer som adgang til samtlige visninger, som du har tilladelse til at se, redigere eller slette i.

Som standard ser du to kategorier i bunden af navigationsruden på Navision Stats startside: Startside og Afdelinger. De fungerer som adgang til samtlige visninger, som du har tilladelse til at arbejde i. 

Du kan tilføje flere navigationsrudeknapper i navigationsruden og tilføje, redigere og slette de lister, der er knyttet til knapperne.

Dine egne navigationsrudeknapper kan f.eks. indeholde de lister, du oftest anvender.

Du tilpasser dine navigationsrudeknapper ved at:

1. Højreklik på enten en navigationsrudeknap (bund) eller en liste (top)
2. Vælg ”Tilpas navigationsrude”

Nu ser du to kolonner, hvor du kan:

• Trykke på ”Ny” og tilføje navigationsrudeknapper
• Trykke på ”Slet” fjerne navigationsrudeknapper
• Trykke på på ”Flyt op” eller ”Flyt ned” for at ændre rækkefølgen af knapperne
• Du kan også tilpasse rækkefølgen på din visning ved at anvende "Flyt op" eller "Flyt ned".

Tilføjer du en ny navigationsrudeknap, vil du blive bedt om at give den et navn samt vælge et ikon. Den nye navigationsrudeknap og det valgte ikon vil kun kunne ses i navigationsruden, hvis der er tilføjet en liste til denne.

Du kan tilføje, fjerne og ændre rækkefølge på de lister, du ønsker vist på navigationsrudeknappen Startside og de navigationsrudeknapper, du opretter.

Når du tilføjer en liste til en navigationsrudeknap, bliver du bedt om at angive, hvilken liste du ønsker. Her navigerer du blot som du plejer ned gennem overkategorier til den liste, du vil have hurtig adgang til. Marker den og klik OK for at vælge den.

Normal visning af en liste inkluderer som oftest en masse data, som ikke er relevant for din arbejdsgang.

Derfor er det smart at gemme de filtreringer, som du anvender igen og igen. Ved at søge med flere filtre vil din søgning samtidig påvirke performance mindre.

Sådan tilpasser du visningen af lister:

• Højre-klik på en feltværdi og vælg ”Sortér til denne værdi” for hurtigt at påføre et ønsket filter uden at skulle taste den pågældende værdi ind i filtrene øverst i vinduet
• Venstre-klik på en kolonneoverskrift for at sortere listen fra størst til mindst (eller omvendt) ud fra værdierne i den pågældende kolonne
• Højre-klik på en kolonne og vælg ”vælg kolonner…” for at tilpasse både rækkefølge og visning af kolonner på listen

Gem din visning af lister

Du gemmer din tilpassede visning af en liste ved at:

1. Klikke på liste-navnet (øverst i blåt bånd)
2. Klikke på ”Gem visning som…”
3. Angiv et navn for listen (f.eks. HR Medarbejdere – Fornavn)
4. Vælg hvilken navigationsrudeknap din liste skal findes under. 
   Oversigten over navigationsrudeknapper vil også indeholde dem, som du eventuelt selv har oprettet
5. Afslut med at trykke OK

En nem vej til færre klik er at anvende genvejstaster. På listen vil du hurtigt kunne finde nogle genvejstaster, som kan lette dit daglige arbejde.

Liste over genvejstaster i Navision Stat

Du kan også finde genvejstaster i Navision Stat ved at føre musen hen over en knap i navigationsbåndet eller højreklikke på et værdifelt.

Når du kører tunge rapporter, påvirker det performance og du risikerer at blokere for din arbejdsgang. Kør de tunge rapporter om natten i stedet.

På anfordringsbilledet under den lille pil ved ”Udskriv…” kan du vælge ”Plan”. Angiv hvornår og i hvilket format resultatet af rapporten skal dannes.

Du henter rapporten i rapport-indbakken, når den er dannet.

Mange rapporter i Navision Stat behandler som standard store mængder data.

Du kan forebygge, at din performance påvirkes, hvis du sætter værdier i de filtre du ser i anfordringsbilledet.

De nyeste versioner af Navision Stat kan huske filtre for den pågældende rapport, så du ikke behøver at påsætte dem igen næste gang. I toppen af anfordringsbilledet ser du indstillingen for de gemte filtre.

I nogle rapporter (f.eks ’Dimensioner - i alt’) kan du anvende en analysevisningskode, der trækker data fra den angivne Dimensionsanalyse.

Når du opretter eller redigerer en analyse, bør du forholde dig til startdatoen. Vælg f.eks. kun indeværende år til løbende rapportering.

Ved store datamængder i en analyse kan du også vælge at slå ”Opdater ved bogføring” fra under Handlinger. Vi anbefaler i det tilfælde, at du får opdateret dine dimensionsanalyser ved at oprette en opgavekø, der kører dagligt uden for den daglige drift.

Du får hurtigere får vist rapporter, hvis du vælger visning i PDF eller Excel fremfor at vælge standardvisningen.

Søg på ”Opsætning af ændringslog” og klik på ”Tabeller” i handlingsbåndet. Slet værdierne i de kolonner, som har med kladder og posttabeller at gøre.

Du kan også udskrive og slette denne ændringslog, så den ikke fylder unødigt.

Ved login med SUPER-bruger aktiveres super-loggen, som holder øje med alle handlinger som foretages. Dette forværrer performance betydeligt på tværs af løsningen. 

Ved at oprette baggrundsbogføring er det muligt at placere bogføringerne i en kø til behandling i baggrunden.

Find en guide til baggrundsbogføring på Microsofts hjemmeside

Du kan komme ud for at klienten lukker ned, hvis du har for mange vinduer åbne samtidig.

Hvis systemet er i gang med en længere proces, kan du opleve, at for mange klik fører til crashes Vær tålmodig og hav tillid til, at tingene forløber som de skal, og lad systemet nå til ende i sine processer.

Vær opmærksom på opløsningen af jeres logo, hvis I har oploadet det under ”Virksomhedsoplysninger”.

I skal undgå at vælge et format, som er for tungt. Ved visning af for eksempel et salgsbilag kan et logo på 500 KB forværre performance betydeligt.

Det er bedst at oploade sin virksomheds logo i JPEG-format. 

GIS loggen kan over tid blive så omfattende, at den påvirker performance. Det gælder især, hvis du har arbejdet i løsningen i flere år.

Data indlæst fra GIS er stemplet med system og ID og kan derfor slettes uden problemer,

Du sletter loggen ved at søge på "Slet GIS log" og derefter slette loggen på "Line". 

Ved overgangen til 2022 har vi konstateret et problem med visse typer af data, der opbevares i Integerfelter.

Problemet opstår, hvis man forsøger at indsætte en værdi på 10 karakterer i et integerfelt og har anvendt årstallet som de første to cifre, fx i formatet YYMMDDXXXX. 

Problemet er blevet kendt som Y2K22 problematikken. Integer (Int32) felter kan kun indeholde værdier fra -2.147.483.647 og op til 2.147.483.647. For Navision Stats side er problemet set ved indsendelse af data fra fagsystemer via GIS til Batch ID-feltet, hvor visse fagsystemer sender for store værdier ind pga. af det foranstillede 2-cifret årstal, som i 2022 skifter til "22". Derved fejler integrationen, og data kan ikke indlæses i Navision Stat.

Leverandører af fagsystemer skal derfor kontrollere, om det er korrekte Integer (Int32) værdiintervaller, der benyttes til GIS Batch ID’er. Hvis ikke, skal dette rettes i fagsystemet, inden data sendes til Navision Stat.

De fleste institutioner har allerede fået oprettet nedenstående opsætning som et led af implementeringsforløbet af Statens HR. Hvis det ikke er tilfældet, kan I oprette overførslen ved at benytte følgende workaround:

Opret opgavekø
Under Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/ Opgavekøposter oprettes et nyt kort, hvor standardværdien "Rapport" bibeholdes i 'Objekttype, der skal aktiveres', mens felt 'Objekt-id, der skal aktiveres' udfyldes med "6007045".

I 'Opgavekøkategorikode' skal du indvælge en værdi fra regnskabets kategoriliste. Med handling 'Siden Rapportanmodning' tilgår du rapportens anfordring, hvor ’Opdater eksisterende kreditorer’ afmærkes.

Under oversigtspanel 'Gentagelse' skal du tage stilling til, hvor ofte og hvornår kørslen skal udføres. Dette bør koordineres med den allerede schedulerede importdatastrøm fra SHR.

Vælg overførselstidspunkt
'Opret HR Medarbejder som Rejsekreditor' kan udføres automatisk på det tidspunkt af døgnet, du selv måtte ønske.

Vi anbefaler, at medarbejderkreditoren oprettes/opdateres på daglig basis. Vælg derfor ’Aktiver hver…’ mandag til fredag og et passende ’Starttidspunkt’ uden for normal arbejdstid.

Til sidst aktiveres opgaven med handling Angiv status som klar.

Bemærk
Hvis denne eller en hvilken som helst anden af regnskabets opgavekøposter fejler, vil det fremgå af den stak/køindikator, der hedder ”Opgavekøposter med Fejl” i startsidens rollecenter. Hermed har man hele tiden et overblik over, om ens rejsekreditorer er synkroniseret med SHR.

Har du brug for hjælp?
Serviceres din institution af SAM, skal du oprette en sag via TopDesk for hjælp til at oprette ovenstående opsætning.

Hvor finder jeg hjælp til brugergrænsefladen?

Se vejledningerne til brugergrænsefladen.

Gå til Brugervejledninger

Hvordan holder jeg stakkene i rollecentret "rene"?

Læs mere om dette emne på Statens Administrations hjemmeside

Hvordan sikrer jeg, at Navision Stat løser mine opgaver hurtigst muligt?

I dokumentet Performanceoptimering (pdf), har vi beskrevet, hvordan du selv kan sikre, at dit Navision Stat regnskab er sat op for den mest optimale afvikling af de daglige arbejdsprocesser. Og hvis du synes, at det ser lidt teknisk ud, tager du bare fat i vores økonomisupport via Serviceportalen.

Hvordan undgår jeg, at min klient lukker ned?

Du kan komme ud for at Navision Stat klienten lukker ned, hvis du har mange vinduer åben samtidig.
Derfor anbefaler vi, at du lukker de vinduer, som du ikke benytter, hvis du vil være sikker på at klienten ikke går ned. 

Hvordan kan jeg reducere låsninger?

Vidste du at, hvis du oplever at blive låst af anden bruger, så kan det være et trick at benytte baggrundsbogføring.  

Ved at oprette en baggrundsbogføring er det muligt at placere bogføringerne i en kø til behandling i baggrunden. Baggrundbogføring kan være en mulighed, hvis flere brugere forsøger at bogføre fx salgsordrer på samme tid, men hvor kun én ordre kan behandles ad gangen. 

Læs mere her for yderligere information om baggrundsbogføring

Hvis man, som selvejende institution, med eget Navision Stat systemansvar, udvider den standard Navision Stat løsning, der leveres af Økonomistyrelsen, er der flere ting man skal være opmærksom på i samarbejdet med eksterne konsulenter. Disse forsøger vi at adressere her.

Lokale tilretninger 

Udvidelse af den eksisterende funktionalitet benævnes normalt 'lokale tilretninger' og er typisk meget institutionsspecifikke. Nedenfor er nævnt et par af de typiske lokale tilretninger:

• Integration med andre fakturaløsninger end IndFak
• Tilretning af layout på salgsbilag, målrettet egne kunder
• Integration til lokale fagsystemer, hvor det ikke har været muligt at integrere via GIS

Må medarbejdere fra en leverandør dele samme bruger ID og password?

Nej, der gælder det samme, som for almindelige brugere i regnskabet og på tværs af en Navision Stat database. ALLE brugere, uanset om disse er interne eller eksterne, SKAL udstyres med et personligt bruger ID og tilhørende personligt password.

Bruger ID'er må således hverken deles eller udlånes.
Dette regelsæt gælder for både produktions- og testdatabaser.

Hvad gælder der om konsulenters adgang?

Roller og rettigheder

Konsulenter skal, ligesom almindelige brugere, tildeles lige netop de roller og rettigheder, der er nødvendige for, at de kan udføre deres arbejdsopgaver. Dvs at en konsulent skal kunne dokumentere i hvilket omfang, der findes et arbejdsbetinget behov for de rettigheder som de tildeles, herunder fx. prokuraopsætningsrettigheder eller SUPER-adgang.

Hvis man er i tvivl om, hvorvidt konsulentens argumentation er rimelig, kan man via supportportalen hos Statens Administration få hjælp til en validering.

Varighed af adgang

Konsulenter skal altid tildeles en tidsbegrænset adgang, der svarer til den periode, hvor konsulenten forventes at have behov for adgang.
Som udgangspunkt, bør man sætte denne periode så kort som muligt, og så eventuelt udvide slutdatoen, hvis behovet opstår herfor.

Adgangens regnskabsmæssige rækkevidde

Konsulentens adgang skal datamæssigt afgrænses til de regnskaber, som konsulenten er bedt om hjælp til.
Såfremt konsulentens arbejde imidlertid er tværgående for flere regnskaber på samme database, fx. ved implementering og justering af lokale funktionalitetsændringer har konsulenten automatisk et arbejdsbetinget behov for de involverede regnskaber

Adgangens geografiske rækkevidde

Som udgangspunkt skal alle data tilgås og behandles af konsulenter inden for Danmarks grænser. Hvis dette ikke er muligt, skal der forelægge dokumentation herfor, som er forelagt kunden, således at kunden kan forholde sig til det rimelige i at data tilgås uden for Danmarks grænser, når der samtidigt er krav om, at data skal opbevares på dansk grund.

Er det forbudt at anvende CPR-numre i Navision Stat ?

Nej, du må gerne holde oplysninger om kreditors, debitors, medarbejders og ressources CPR-nummer i Navision Stat, men vi anbefaler, at man i så fald bruger det felt, der for hvert af de nævnte kartoteker er beregnet til CPR-nummer. Typisk vil dette felt være navngivet enten 'CPR-nr.' eller 'CPR nummer'.

Det anbefales endvidere at nye debitorer og kreditorer oprettes med udgangspunkt i en nummerserie, og således hverken baseres på CVR-numrer eller CPR-numrer.

Hvis du angiver CPR-numre i andre felter, end de dertil beregnede, gælder det imidlertid, at du ikke kan stole 100 % på den nye Navision Stat rapport, der kan anvendes i tilfælde af, at borgere gør deres indsigelsesret gældende jf. den nye EU persondataforordning.

Bemærk, at der intet i den nye EU persondataforordning, der forbyder anvendelsen af CPR-numre.

Hvad gælder der om CPR - numre og rejsekreditorer?

Der må gerne anføres et CPR-nummer på en kreditor, såfremt det blot angives i CPR-nummerfeltet.

Der tillades IKKE en angivelse af CPR-nummer i fx. kreditornummer feltet for rejsekreditorer. Dette skyldes, at der for rejsekreditorer, sker en udveksling af kreditornummeret mellem Navision Stat og RejsUd2, og at der er truffet beslutning om, at der IKKE må overføres CPR-numre til RejsUd.

Såfremt, regnskabet allerede indeholder kreditorer med CPR-nummer i kreditornummerfeltet, der skal markeres som rejsekreditorer ifm. overgangen til RejsUd2, sørger Økonomistyrelsen for en automatisk konvertering af kreditornummeret, forud for overgangen, således at CPR-nummeret indsat i kreditornummerfeltet erstattes af fx. en fortløbende nummerserie.

Må der udveksles CPR - nummer med lokale fagsystemer?

Ja, der må gerne udveksles datasæt, fx. debitorer indeholdende CPR - numre, i CPR-nummer feltet, mellem Navision Stat og fagsystemet, med mindre at fagsystemet forbyder det.

Fra hvornår har den nye EU persondataforordning effekt?

Forordningen forventes at være implementeret i Danmark senest 25.05.2018.

Navision Stat 9.0 (frigivet medio november 2017), inkluderer de nødvendige rapporteringsmuligheder.

Hvad gælder der om EU persondataforordningen og retten til at blive glemt ?

Retten til at blive glemt, og dermed få slettet sine data, skal kunne efterkommes med mindre, at det er i strid med Regnskabsbekendtgørelsens § 44 om opbevaring af regnskabsmateriale og borgerens egen interesse.

Derfor vil det være meget atypisk at en borger, medarbejder eller anden samarbejdspartner, hvorom, der holdes data i Navision Stat, kan kræve sine data slettet.

Det gælder endvidere:

• at gyldigt regnskabsmateriale skal gemmes i minimum 5 år regnet fra regnskabsårets afslutning.
• at det vil være teknisk og datakonsistensmæssigt uforsvarligt at slette udvalgte transaktionsdata.

Hvad gælder der om EU Persondataforordningen og retten til dataportering?

Retten til ’Dataportabilitet’ finder jf. databeskyttelsesforordningens artikel 20 stk. 3 ikke anvendelse på behandling, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse og gælder derfor ikke for Navision Stat. 

Kopiering af data til andet system

Hvis man, på trods af ovenstående, skulle blive mødt om krav om kopiering - men UDEN sletning af udgangsdata - kan dette imidlertid imødekommes ved en afvikling af Navision Stat rapporten 'Persondata registreret pr. CPR-nummer’ med option 'Udlæsning til Excel'. 

Der er ikke stillet specifikke krav til udlæsningsformatet. Derfor vil det være tilstrækkeligt - og i langt de fleste tilfælde også det smarteste - at udlæse de registrerede data i Excelformat. Udlæsningen udlæser en kopi af alle data, der er registreret på et givet CPR-nummer, uanset om der er tale om stamdata eller transaktionsdata som fx. kreditorposteringer, debitorposteringer, etc.

Hvad gælder der om EU persondataforordningen og indsigtsretten?

Indsigtsretten fordrer, at en borger, medarbejder eller anden samarbejdspart kan kræve at få fuld indsigt i de data, der er registreret på personens CPR-nummer. Disse data kan udtrækkes via den nye NS9.0 rapport 'Persondata registreret pr. CPR-nummer’

Rapporten gør det muligt at udtrække alle de data for regnskabet, der er tilknyttet et specifikt CPR-nummer, på tværs af både stamdata og transaktionsdata for hhv.: Debitorer, kreditorer, ressourcer, medarbejdere og ansættelsesforhold.

Med henblik på at understøtte både dokumentations- og dataporteringskrav, kan rapporten udlæses til både PDF og Excel.

Det er muligt at sløre det valgte CPR-nummer ved udskrift

Rapporten er bygget med en sidenummerering af typen side x og y, således at det fremgår tydeligt, hvorvidt, der er trukket og leveret en komplet rapport.

Rapporten inkluderer følgende læsevejledning:

Rapporten viser persondata for CPR-nummer [CPR-nummer], der aktuelt gemmes af myndigheden [Virksomhedsnavn] med CVR-nummer [CVR-nummer] for regnskabet [regnskabsnavn] i økonomisystemet.

Visningen er afhængig af det valgte udtræksfilter for rapporten, og fremgår øverst af rapporten. Visningen er, uanset det valgte filter, ikke udtømmende, såfremt myndigheden holder persondata for CPR-nummeret andre steder end i regnskabet [regnskabsnavn] i Navision Stat. Dette er ligeledes gældende ved udlæsning af data til Excel. For enhver afklaring af disse forhold, henvises til den relevante myndighed.

Placering: Afdelinger/Opsætning/It-administration/Rapporter og analyse

Skrivning i fritekstfelter

Navision Stat databaser under Økonomistyrelsens systemansvar

Der må som udgangspunkt IKKE angives følsomme persondata eller personhenførbare data i fritekstfelter beregnet til andre formål, fx beskrivelses- og bemærkningslinjefelterne.

Vær opmærksom på at beskrivelsen af fx en ydelse, i kombination med personoplysninger på fx en faktura, kan udgøre følsomme persondata, og derfor SKAL undgås.   

Dette gælder ligeledes i de tilfælde, hvor skrivningen foretages via den generiske integrationssnitflade, GIS.

Navision Stat databaser  med eget systemansvar

Hvis der skrives følsomme persondata eller personhenførbare data i fritekstfelter beregnet til andre formål, fx beskrivelses- og bemærkningslinjefelterne, er det institutionens eget ansvar at bygge den nødvendige funktionalitet for begrænsning af adgang og tilhørende logning samt sørge for den korrekte anmeldelse til Datatilsynet.

Dette gælder ligeledes i de tilfælde, hvor skrivningen foretages via den generiske integrationssnitflade, GIS.

Hvordan tilgår jeg Navision Stat data via Excel funktionen 'Hent data fra andre kilder'?

Hvis du skal hente data via Excel eller andre systemer publiceret/installeret på samme klient, skal du oprettes direkte på databasen via MS SQL serveren, som database reader. Såfremt din Navision Stat installation hostes hos SIT eller KMD skal du tage kontakt til Økonomistyrelsen via Serviceportalen. I alle andre tilfælde, bør du kontakte Intern IT.

Hvordan tilgår jeg Navision Stat data mhp læsning fra andre systemer?

Som udgangspunkt læses der nemmest fra Navision Stat via Den generiske integrationssnitflade (GIS).

Hvis du skal hente/læse data fra Navision Stat via et eksternt system, uden at anvende GIS-konceptet, skal der oprettes en systembruger (database reader) direkte på databasen via MS SQL serveren. Samtidigt skal der eventuelt foretages portåbninger i firewallen. Bemærk at systembrugeren vil få adgang til at læse alle data, hvorfor der efterfølgende eventuelt skal ske en afgrænsning af data forud for præsentation for bruger i det modtagende system.

Hvis din Navision Stat installation er hostet hos enten KMD eller SIT skal du tage kontakt til Økonomistyrelsen via Serviceportalen.
I alle andre tilfælde, bør du kontakte Intern IT.

Hvordan skriver jeg til Navision Stat fra andre systemer?

Alle skrivninger til Navision Stat skal, for kunder regnskabsmæssigt serviceret af SAM, foregå via Den generiske integrationssnitflade (GIS).
Øvrige kunder kan selv frit definere alternative udvekslingsmodeller, men er naturligvis meget velkomne til ligeledes at udveksle efter GIS konceptet.

Hvordan udveksles følsomme persondata?

Modtagelse af leverandører fakturaer (kreditorer)

Uanset om der modtages e-bilag via IndFak eller direkte fra afsender til Navision Stat, så gælder det at Navision Stat automatisk erstatter alle beskivelsesfelter med en standardtekst ved indlæsning til Navision Stat, såfremt afsender har markeret bilaget, eller bilagene, som indeholdende følsomme persondata ved afsendelsen.

Navision Stat ændrer aldrig i de medsendte originalbilag, der modtages, men såfremt disse er afsendt med markering for følsomme persondata, vil det kræve særlige Navision Stat rettigheder at tilgå bilagene, ligesom forsøg på adgang vil blive logget, uanset om adgangen er autoriseret eller ej.

Afsendelse af kundefakturaer (debitorer)

Navision Stat indeholder IKKE følsomme persondata, og derfor findes der ikke funktionalitet for en markering af, at der afsendes følsomme data via elektronisk fakturering/nemhandel.

Ved afsendelse af selve salgsfakturaen - indeholdende almindelige data - er det imidlertid muligt at vedhæfte øvrige egne bilag. I dette scenarie, skal man som kunde - og dataejer - være opmærksom på at man som, som afsender, er forpligtiget til at foretage en markering for afsendelse af følsomme persondata.

Da denne markering IKKE kan foretages i Navision Stat, er det således ikke tilladt at sende normale salgsfakturaer indeholdende almindelige data, hvis disse er tilknyttet ekstra bilag (genereret udenfor Navision Stat) indeholdende følsomme persondata.

Hvordan håndteres alias i udvekslingen imellem Navision Stat og IndFak2?

I udvekslingen imellem Navision Stat og IndFak2, overføres aliaskoder fra Navision Stat til IndFak2 for fuld udfoldning af konteringsforslag på bilag i IndFak2 med efterfølgende mulig manuel konteringsoverskrivning. Ved godkendelse overføres bilaget fra IndFak2 til Navision Stat med fuld kontering. Så snart alias er udfoldet på IndFak2, er aliaskoden i bedste tilfælde overflødig og i værste tilfælde misvisende. Derfor overføres selve aliaskoden ikke fra IndFak2 til Navision Stat.

Hvad siger direktivet?

Når det nye EU faktureringsdirektiv træder i kræft i Danmark den 18. april 2019, forpligtiges alle statslige myndigheder til at kunne modtage fakturaer og kreditnotaer fra europæiske leverandører via UBL eller CII-formatet, baseret på en AS4-protokol.

Denne udvidelse sker parallelt med den eksisterende udveksling af handelsbilag via OIOUBL over Nemhandel infrastrukturen for danske leverandører og danske offentlige modtagere.

Hvilken rapport passer bedst til formålet?

Via Navision Stat brugervejledninger og relevant version kan du finde en Rapportoversigt, der viser alle de rapporter som Navision Stat (gældende version) indeholder, og som kort beskriver formålet med rapporten.
Her kan du ligeledes se, hvordan du finder rapporterne i Navision Stat.

Hvordan indlæses valutakurser via serviceurl?

Fra og med Navision Stat version 9.5.003 er det muligt at indlæse valutakurser via en serviceurl fra Danske Bank. Med opgraderingen til NS9.5.003 eller Navision Stat 9.6 er oprettet en opgavekøpost for scheduleret automatisk opdatering af valutakurser.

Opgavekøposten er oprettet med forslag til opsætningsværdier, og hvis man er enig i denne opsætning, skal man blot vælge handlingen ’Angiv status som Klar’ på ”Update Currency Exchange Rates” under Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/Opgavekøposter. Hermed vil regnskabets valutaer automatisk blive opdateret med kurser, jf. opsætning på opgavekøpostens oversigtspanel ’Gentagelse’.

Husk, at dagens valutakurser først udgives sidst på eftermiddagen, hvorfor man i praksis står sig bedst ved at opdatere sit regnskab med gårsdagens kurser før dagens første bogføringer.

Man kan også opdatere sine valutakurser manuelt under Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Valuta/Valutaer, bånd START, gruppe Valutakurstjeneste, handling ’Opdater valutakurser’.

Til brug for selve kommunikationen skal NS Web API Invoker være opsat under Programopsætning/Generel Integration/Web API Integration/NS Web API Invoker Opsætning.

Benyt Installationsvejledning til NS Web API Invoker v. 1.1.pdf

Hvilken udbetalingskladde skal jeg benytte?

Såfremt der sendes betalinger til Nemkonto eller Danske Bank via den direkte integration, skal du altid benytte 'Udbetalingskladder PM'.

Hvis du derimod har behov for at udveksle med andre banker, hvor der ikke er etableret automatiseret udveksling, og der derfor skal ske en manuel udlæsning og efterfølgende indlæsning af filer, skal du vælge 'Udbetalingskladder'.

For institutioner, der er opgraderet til Navision Stat 11.0, kan der indhentes en ny RSA-nøgle.

Generering af nøgle

1. Åbn https://ft.pbs.dk/key med dit medarbejdercertifikat
2. Log på siden TeleService Internet med User ID og Password. User ID består typisk af en del af virksomhedsnavnet. Det er også dette User ID, der angives i Navision Stat ved opsætning af opkrævningssystem NETS-TOTA.
3. Vælg menupkt.: Nøgle generering. Angiv en selvvalgt kode i feltet ’Indtast passphrase’. Hvis man skal genbestille en nøgle, kan man anvende samme kode som ens nuværende nøgles passphrase, da adgangskoden i NS dermed ikke behøver at blive ændret.
4. Vælg handling Lav Nøgle.
5. På den fremkomne side skal du vælge linket Nøgle.
6. Læg nøglen et sted, som senere kan tilgås for indlæsning til opkrævningssystemet i Navision Stat.

For yderligere hjælp til nøglegenerering henvises til Mastercards PaymentService på tlf. 80 81 06 65.

I NS11 indlæses nøglen under stien:
Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Collection Management/Opkrævningssystemer.

Med handling Certifikatoversigt, mens du står på opkrævningssystemkode NETS-TOTAL, åbnes oversigt Certifikater. Her indlæses med handling Importer certifikat fra en fil den nøgle, du hentede under Generering af nøgle. Hvis du ændrede nøglens/certifikatets passphrase, skal certifikatets Adgangskode i Navision ændres tilsvarende.

For institutioner hostet af SIT gælder det, at indlæsning af institutionens genererede nøgle rekvireres via SAM Serviceportal. Vær i den forbindelse opmærksom på, at password anvendt til at logge på siden TeleService Internet ikke skal anvendes i Navision og derfor ikke skal medsendes på sagen.