Vejledning til IndFak

IndFak og RejsUd anvender to-faktorgodkendelse med authenticator app for at opnå en høj sikkerhed. Appen skal downloades på den enkelte brugers smartphone.

Brugere, som ikke anvender SSO, skal downloade en authenticator app fra det sted, de normalt henter deres apps, og kan f.eks. vælge:

1. FreeOTP
2. Google Authenticator
3. Microsoft Authenticator
4. Okta Verify

Opsætning af app til to-faktorgodkendelse

Få hjælp til opsætning af authenticator appen:
Opsætningsguide til authenticator app (pdf)

Brugere, som anvender Single Sign On (SSO)

SSO kan fortsat anvendes til login. Vi anbefaler dog, at alle brugere downloader en authenticator app, som sikrer logon, hvis SSO skulle blive ramt af en driftsforstyrrelse.

I institutioner, der er hosted af Statens It (SIT), kan den eksisterende FreeOTP benyttes. Vejledning til opsætning af FreeOTP ligger på SIT’s serviceportal.

Huskesedler til IndFaks fakturamodul fra e-læringskurset i Campus. Huskesedler kan anvendes til at genopfriske de emner kurset omhandler:

Huskeseddel - Distribution (pdf)

Huskeseddel - Kontering (pdf)

Huskeseddel - Opdeling (pdf)

Huskeseddel - Varemodtagelse pdf)

Huskeseddel - Videresending, Afvisning (pdf)

Huskeseddel - Godkendelse (pdf)

Huskeseddel - Filtrering (pdf)

Huskeseddel - Oprettelse af papirfaktura (pdf)

Huskeseddel - Ad hoc udlæsning til Excel (pdf)

Præsentation af disponentrollen (mp4) (filmklip)

Vejledning for håndtering af flere EAN-nr. i IndFak (pdf)

Bemærk: Udvalgte Vejledninger og Huskesedler er under opdatering til nyeste brugergrænseflade og frigives i nærmeste fremtid.

Her er powerpoint-præsentationer, som giver et hurtigt indblik i systemet:

Intro Aftalemodul (pdf)

Gennemgang af aftalemodulet i IndFak, herunder opgaver der udføres af "Indholdsansvarlig" lokalt.

Intro Katalogordre (ppt) 

Gennemgang af fremsøgning af varer og afsendelse af ordre samt varemodtagelse.

Vejledninger

Varemodtagelse fra ordreoversigten (pdf)

Auto-godkendelse af kataloger (pdf)

E-læring og huskesedler

I vores e-læringskursus får du viden om, hvordan et effektivt indkøb kan planlægges og gennemføres i jeres organisation:

Se e-læring om indkøbsmodulet i IndFak

Hvis du har brug for at fastholde pointer fra e-læringskurset, kan du benytte huskesedlerne nedenfor:

Huskeseddel - Godkend katalog (pdf)

Huskeseddel - Administrer Del aftale (pdf)

Huskeseddel - Opret og Del varegruppe (pdf)

Huskeseddel - Oprette rekvisition (pdf)

Huskeseddel - Behandle rekvisition (pdf)

Huskeseddel - Godkende rekvisition (pdf)

Huskeseddel - Varemodtage ordre (pdf)

Huskeseddel - Match ordre og faktura (pdf) 

Beskrivelse af Roller og Rettigheder i IndFak (pdf)

Opsætning af prokura i IndFak (pdf) 

Vejledning for rettighedskontrol af brugeradministration (pdf) 

Vejledning til opsætning af fraværsassistent (pdf) 

Guide til opsætning af Matchregler (pdf)

Aktivitetsnotifikationer (pdf)

Dataadministration: Upload af data med Excel (pdf)

Huskesedler

Der er i forbindelse med e-læringskurset til IndFak lavet nogle huskesedler til administratorer. Disse kan anvendes til at genopfriske de emner, som kurset omhandler

Huskeseddel - Brugeropsætning (pdf)

Huskeseddel - Opret autokontering (pdf)

Huskeseddel - Opret autorouting (pdf)

Huskeseddel - Opret ny bruger (pdf)

Huskeseddel - Opret organisationsstruktur (pdf)

Huskeseddel - Opret stedfortræder (pdf)

Huskeseddel - Placering (pdf)

Huskeseddel - Opret filtre (pdf)

Huskeseddel - Tildel filtre (pdf)

Huskeseddel - Se tildelte filtre (pdf)

Huskeseddel_Anvend_rapporter (pdf)

Obs. Der kan være ændringer til vejledninger, som følge af seneste opdatering til brugergrænsefladen.

Hvilke browsere kan benyttes til IndFak?

Anbefalingerne er at man anvender følgende browser:

• Google Chrome for Windows

Har I problemer med, at installere Google Chrome på jeres PC, så:

• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge

Hvorfor er login og menuer ændret?

Der er foretaget ændringer i skærmbilleder for at komme af med gammel udfaset teknologi, samt for at understøtte mobile enheder.

Overgangen sker gradvist, hvilket betyder at administrationsdelen og ordredelen stadig mangler at blive omskrevet. Her skal browseren Internet Explorer 11 (med browser-plugin Silverlight) stadig anvendes. Vi forventer at IndFak systemets afhængighed af Silverlight teknologi er endeligt udfaset ultimo 2019.

Vejledningen til ny loginside og dashboard (pdf)

Single Sign On til IndFak og RejsUd (pdf)

Hvorfor modtager jeg ingen mail til skift af adgangskode?

Når du benytter "Glemt adgangskode"-funktionen så skal du være sikker på, at du har tastet dit brugernavn korrekt.
Brugernavnet vil være i mail-format (sandsynligvis din mailadresse).

Kontakt lokal administrator hos jer, hvis du stadig ikke modtager en mail til skift af adgangskode.

Hvad betyder advarselstrekanten på fakturalinjen?

Advarselstrekanten betyder, at der er en fejl på fakturalinjen, som gør at linjen ikke kan godkendes. For at se fejlmeddelesen skal du holde musemarkøren over advarselstrekanten, så vil fejlmeddelelsen vises i tekstboksen.

Hvorfor kan jeg ikke se fejlmeddelelsen på advarselstrekanten?

Hvis der er en fejlmeddelelse på nederste fakturalinje, så kan det være svært at se, når du holder musemarkøren over. Her vil det hjælpe dig, at hive linjen mellem de to fakturadele opad, så der kommer mere plads til fakturalinjerne

Hvorfor ligger der bilag med status: Klar til overførsel?

Det er enten bilag som er afvist i Navision eller bilag der er forsøgt overført (ved godkend) - men hvor der mangler data. Årsagen kan ses ved at klikke på den enkelte fakturalinje. Hvis du ikke kan se fejlen, skal du overføre fakturaen manuelt. I næste skærmbillede vil du se en valideringsfejl, som kommentar på linjen.

Hvorfor ligger der bilag med status: Andre opgaver?

Dette er enten bilag, som rekvirenten har afvist eller bilag som fakturafordeler har tilbagekaldt.

Hvordan virker Alias i IndFak?

Alias er ment som en konteringshjælp. Benyttes Alias udfoldes de tilknyttede dimensionsværdier fra Navision. Efterfølgende har fakturafordeler, rekvirent og disponent mulighed for at ændre i værdierne.

Kan Alias låses så brugeren ikke kan rette i værdierne?

Nej, Alias kan ikke låses, da det er en konteringshjælp.

Kan jeg omkontere bilag, som er sendt til Navision - og bogført?

Ja, dette kan gøres i Navision. For SAM-kunder gøres dette via DDI, hvis ikke andet er aftalt.

Hvad sker der hvis en faktura sendes til en disponent som ikke har prokura til at godkende?

En disponent kan altid trykke Godkend. Fakturaen vil få status "kræver yderligere godkendelse". Herefter bliver fakturaen sendt videre til næste disponent i kontorhierarkiet. Fakturaen vil først blive overført til Navision, når en - eller flere disponenter med prokura har godkendt.

Hvorfor kan jeg ikke se etiketteboksene?

Det er kun fakturafordelere, som kan se etiketteboksene. Fakturafordelere vil kun kunne se etikettebokse, hvis der både er bilag til behandling og bilag som har en etikette påført.

Hvorfor bibeholdes nogle dimensionsværdier når jeg ændrer konteringen?

Hvis du skal ændre en kontering, skal du trykke på 'Viskelæderet' for at fjerne den nuværende kontering. Herefter kan du påføre den nye kontering.

Kan jeg printe en oversigt over fakturaer til behandling og se hvem de ligger hos og hvilken status de har?

Ja. Vælg Faktura --> Faktura til behandling --> Linjeniveau. Dernæst kan du vælge at få listen ud i excel ved at trykke på excel ikonet nederst i højre hjørne. Bemærk at alle linjer overføres til Excel, uanset om man har valgt at se 30, 50, 100 eller 200 linjer på siden.

Hvorfor kan jeg som fakturafordeler ikke behandle et bilag som ligger under 'Faktura(er) til behandling'?

Du skal tilbagekalde bilaget til regnskabsafdelingen, og derefter kan du behandle bilaget.

Hvor kan jeg se godkendelsesdato på bilaget?

Du kan se godkendelsesdato for hver fakturalinje. Du skal åbne fakturaen, og på fakturalinjen klikker du på ikonet "info".  

Kan man se fordeling på nye bilag og bilag, som allerede er ude til behandling, på den daglige varslingsmail?

Nej, på den daglige varslingsmail vises alle åbne bilag, både nye bilag og bilag som er ude til behandling.

Kan jeg genåbne en faktura i IndFak som er slettet eller håndteret manuelt?

Nej, fakturaer kan ikke genåbnes manuelt. Genåbning sker kun automatisk ved en afvisning af fakturaen i Navision.

Hvad betyder "håndteret manuelt"?

Hvis en faktura eksempelvis er betalt direkte i Navision - eller på anden måde, vil du ved at sætte fakturaen til status "håndteret manuelt" sikre, at fakturaen ikke senere vil kunne komme i flow i IndFak.

Hvorfor kan jeg godkende en faktura som overstiger min prokuragrænse?

IndFak er linjebaseret, derfor er prokura pr. linje. Dog kan en disponent ikke selv opdele fakturaen til flere linjer.

Hvordan sletter jeg en linje i IndFak?

Du kan ikke slette en linje i IndFak. Brug i stedet funktionerne Fortryd eller Sammenlæg.

Kan jeg printe en oversigt over fakturaer til behandling og se hvem de ligger hos og hvilken status de har?

Ja. Vælg Faktura -> Faktura til behandling -> Linjeniveau. Dernæst kan du vælge at få listen ud i excel ved at trykke på excel ikonet nederst i højre hjørne. Bemærk at alle linjer overføres til Excel, uanset om man har valgt at se 30, 50, 100 eller 200 linjer på siden.

Vi har sendt en rykker igennem til Navision - Hvad gør vi nu?

Hverken IndFak eller Navision kan på nuværende tidspunkt håndtere rykkere. I skal afvise rykkeren i ”indgående rykker” i Navision. Herefter skal fakturafordeler finde rykkeren i IndFak og sætte den i håndteret manuelt eller slette den.

Jeg har modtaget en teknisk afvisning på CVR nummer. Hvordan får jeg rettet det?

Fejlen opstår, fordi leverandøren ikke er oprettet med de korrekte oplysninger i Navision. Når CVR nummer ikke er et 8-cifret nummer, skal der stå ZZZ i CVR attribut feltet (VatAtr). Denne rettelse skal foretages i Navision. Når leverandøren er oprettet korrekt, skal du åbne den afviste faktura -> Fjern her leverandøren (=blank leverandørfeltet) -> Klik Gem -> Påfør leverandøren igen og klik Gem. Herved ”mappes” de nye korrekte leverandøroplysninger på fakturaen. Herefter kan fakturaen overføres til Navision igen.

Match: Ved autogodkendelse kan jeg ikke se fakturaen i fakturamodulet, selvom jeg har adgang til ordren?

Ved autogodkendelse godkendes fakturaen på baggrund af ordrens godkendelse. Hvis har har været indkøber eller ordredisponent på ordren, kan du kun se den autogodkendte faktura, hvis du også har rollen "Udvidet arkivsøgning".
Den rolle giver adgang til at se alle fakturaer i den pågældende IndFak-organisation (og evt. underliggende IndFak-organisationer).
Fakturafordeler vil altid kunne finde og se fakturaen.
Du vil dog kunne finde faktura i Matchmodulet, ved at have rollen "Manuelt Match".

Match: Hvad gør jeg hvis leverandøren har glemt eller skrevet forkert ordrereference?

Det er muligt at ændre ordrereference, ved at gå ind på fakturaen under "Manuelt Match" og i referencefeltet at vælge det ordrenr. der skal matches op imod. Det kræver rollen "Manuelt Match".

Match: Hvad skal jeg gøre, hvis fakturaen ikke autogodkendes, men kun automatches?

Hvis der er tale om et automatch, så skal fakturaen gennem godkendelsesflow (varemodtagelse og godkendelse) i fakturadelen. Årsagen kan være, at en højere pris eller erstatningsvarer skal accepteres.

Match: Hvad betyder autogodkendelse?

Autogodkendelse betyder, at en faktura godkendes automatisk på baggrund af en forudgående godkendelse af en ordre inden for institutionens opsatte tolerancer på deres matchregler. Det er kun muligt at opsætte autogodkendelse i institutioner, som har en "4-øjne profil" på deres ordreafsendelse.

Match: Hvad betyder automatch?

Automatch betyder, at der sker en kobling mellem ordre og faktura, og kontering overføres fra ordren til fakturaen. Automatch vil altid kræve, at fakturaen også varemodtages og godkendes.

Match: Hvad sker der hvis jeg kommer til at varemodtage på fakturaen i stedet for ordren?

Så vil man miste koblingen mellem ordre og faktura. Og hvis man ikke husker at varemodtage ordren, vil ordren stå med status "afsendt til leverandør" selvom varerne reelt er modtaget. Det gør det svært at følge op. Yderligere kan det ske at hvis ordren varemodtages og fakturaen stadig er i flow i fakturadelen, så vil konteringen blive overført til fakturaen ved automatch.

Match: Hvordan tilføjes en bilagstekst, hvis en faktura autogodkendes?

Det, som bliver til bilagstekst på fakturaen, er enten en angivet posteringstekst fra ordren eller navnet fra varelinjen (ved valg af sammenlagte varelinjer i matchreglen, vil det være første varenavn op til 40 karakterer). Posteringstekst tilføjes ved at klikke på "Konteringslinjer" på rekvisitionen inden ordreafsendelse, og herefter klikke på "blyant-ikonet" ud for "Posteringstekst ikke angivet" på konteringslinjen. Herefter er det muligt selv af anføre den ønskede posteringstekst, som senere bliver til bilagsteksten.

Ordre: Hvad gør jeg, hvis jeg ikke kan finde en vare?

Kontakt den indholdsansvarlige i din organisation - måske findes varen på en aftale, som ikke er delt med dig.
Ved du, at leverandøren har varen i sortiment? Hvis ja - og du har varenummeret - så kan du tilføje en fritekstlinje. Det kræver at din indholdsansvarlige har oprettet en fritekstaftale og aftalt processen med leverandøren samt delt fritekstaftalen med dig.
Det er muligt for din indholdsansvarlige at indhente kataloger lokalt fx med listepriser, som kan deles med dig.

Ordre: Leverandøren har ikke modtaget ordren, hvad gør jeg?

Det er muligt at gensende ordren til leverandøren. Det gøres ved at åbne ordren fra ordreoversigten. Klik herefter på ikonet for "Yderligere handlinger" og vælg "Se modtagerinformation". Herfra kan du gensende ordren ved at klikke på den cirkulære pil.
Modtager leverandøren stadig ikke ordren, skal sagen indmeldes via serviceportalen.

Ordre: Jeg kan ikke finde leveringsadressen?

Leveringsadresser oprettes af din lokale systemadministrator i Administrationsmodulet. Så mangler du en adresse, skal du tage kontakt til din lokale systemadministrator. Det er også muligt at indlæse flere adresser af gangen via Administration - Dataadministration - Organisationer - Adresser.

Kan stedfortræder opsættes?

Ja. I Administrationsdelen er der på brugerens stamkort mulighed for at sætte en eller flere stedfortrædere op. Brugeren selv kan opsætte stedfortræder via Min profil.

Sådan virker og opsættes stedfortræderfunktionen (pdf)

Kan Controller-rollen kombineres med andre roller?

Nej, det kan den ikke på nuværende tidspunkt. Hvis du har behov for at have denne rolle kombineret med andre roller, så skal du i stedet for Controller-rollen tildeles rollen ´Udvidet arkivsøgning´.

Hvordan tilmelder jeg mig eller ændrer i tilmeldingen til varslingsmail?

Du klikker på Fakturaikonet. Under hovedmenuen kan du finde boksen Mine indstillinger. Vælg fanen Varsling. Bemærk, at du med fordel kan vælge et andet tidspunkt end kl. 08.00, da der er mange opsætninger med dette klokkeslæt.

I brugeroversigten kan jeg se et lille ikon ud for nogle af vores brugere?

Det lille ikon ud for nogle brugere betyder, at brugeren er oprettet på et højere niveau, end det niveau du er logget ind på. Der vil dog ikke være et ikon hvis brugeren har valgt det niveau, som du logget ind på, som sin Login organisation.

Jeg har oprettet en ny bruger, men brugeren kommer ikke over under Nye Brugere i Fakturadelen. Hvorfor?

Ofte er årsagen at et BrugerId ikke indeholder et @. BrugerId skal altid indeholde et @ for at blive synkroniseret over i fakturadelen. Du skal inaktivere den forkerte bruger ved at fjerne hak i ”Aktiv”. Herefter må du oprette brugeren på ny, hvor BrugerId = e-mailadresse.

Hvilke nye elementer indeholder stamdata?

Stamdata fra Navision vil i IndFak indeholde følgende nye elementer: alias, sag, sagsopgave, varekonti, momsproduktbogføringsgruppe, obligatoriske dimensioner og afledte værdier

Kan jeg oprette/ændre en dimensionsværdi direkte i IndFak?

Nej. Alt stamdata kommer fra Navision. Stamdata overføres til IndFak hver nat op til hverdage.

Kan jeg trække en rapport over hvilken prokura brugere har?

Prokura kaldes også beløbsgrænse i IndFak. Du kan trække en rapport over dette ved at gå til Fakturaer --> Rapporter --> Vælg fanen Administration --> vælg rapporten ´Beløbsgrænser´.