Rettidig betaling

Institutionernes retningslinjer for ordreafgivelse er et væsentligt element til sikring af rettidig betaling. Leverandøren udsteder og fremsender nemlig faktura med udgangspunkt i oplysningerne.
Institutionerne bør løbende se på de interne forretningsgange for at understøtte en hensigtsmæssig betalingsadfærd.

Generelt om rettidig betaling

Dataanalyser viser, at det offentlige hovedsageligt betaler rettidigt.

Fakturaer, der ikke betales rettidigt skyldes bl.a. det offentliges interne forhold, der gør, at fakturaen er for lang tid under behandling. Somme tider ligger problemet hos leverandøren, og derfor er det vigtigt, at både den offentlige myndighed og leverandøren i fællesskab arbejder mod at reducere antallet af sene betalinger.

Herunder er angivet en række forretningsgange, der kan bevirke at fakturaer ikke betales til tiden.

Sene betalinger, der skyldes den offentlige myndighed 

• Den offentlige myndighed afsender en mangelfuld ordre, der ikke indeholder minimumskravene, der fremgår af § 4 i bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder.
• Den offentlige myndighed oplyser en upræcis reference, der gør, at den offentlige myndighed selv bruger mange ressourcer på at vurdere og fremsende fakturaen til den rette.
• Manglende varekontrol og – registrering.
• Manglende tilstedeværelse af disponenten til godkendelse af fakturaen.
• Ingen stedfortræder ved disponentens fravær.
• Ingen klare retningslinjer for, hvem er ansvarlig for hvad og hvornår.

 Sene betalinger, der skyldes leverandøren

• Manglende eller forkert angivelse af oplysninger på fakturaen, der medfører, at fakturaen sendes forkert rundt i institutionen.
• Leverandøren i stadigt stort omfang bruger papirbaserede fakturaer, der sendes til indscanning, og hvor det derfor ikke er hele fakturaen, der bliver elektronisk kombineret med risikoen for tastefejl. 
• Leverandøren leverer varer, der ikke svarer til det bestilte.

Initiativer til flere rettidige betalinger

For at de offentlige myndigheder kan betale fakturaer rettidigt og dermed undgå at blive forpligtet til at betaler morarenter og rykkere, er det vigtigt, at hele processen for håndtering af indkøb og fakturaer forløber effektivt. En rettidig betaling af fakturaen hos den offentlige myndighed forudsætter, at processerne forinden, allerede fra myndighedens ordreafsendelse, er forløbet problemfrit og rettidigt.

Læs nærmere herom i vejledningen om betalingsfrister og opkrævning af gebyrer og renter ved forsinket betaling

LDV standardrapport om faktura-flow og rettidig betaling

Det er muligt at udtrække en LDV standardrapport der kombinerer fakturabehandlingsdata fra IndFak med betalingsdata fra Navision Stat.

Rapporteringsfaciliteten muliggør en mere omfattende analyse af den enkelte statslige institutions betalingsadfærd og kan anvendes som et styringsværktøj af den enkelte myndighed og i departementernes koncernstyring, så der i højere grad kommer et ledelsesmæssigt fokus på et hensigtsmæssigt faktura-flow og rettidig betaling.

Rapporten viser faktura-flowet fra start til slut, herunder hvorvidt betalingen er foretaget rettidigt. Fakturaerne er opdelt under virksomhed og branche.

Rapporten kan findes ved de øvrige rapporter via ”Reporting Services” i LDV.