Regnskabsinstrukser

For hver regnskabsførende institution skal udarbejdes en regnskabsinstruks, der beskriver hvorledes regnskabsforvaltningen er tilrettelagt indenfor den regnskabsførende institution.

Regnskabsinstruksen skal som minimum indeholde:

1. En beskrivelse af institutionens opgaver og regnskabsmæssige organisation, herunder hvilke bogføringskredse institutionen administrerer.
2. En beskrivelse af institutionens regnskabsopgaver herunder institutionens konkrete tilrettelæggelse og udmøntning af kompetencefordeling i relation til udgifts- og indtægtsforvaltningen, betalingsforvaltningen, den regnskabsmæssige registrering herunder registrering af dispositioner, regnskabsaflæggelsen, opbevaring af regnskabsmateriale og forvaltningen af aktiver og passiver m.v.
3. En beskrivelse af hovedelementerne i tilrettelæggelse af den interne kontrol og risikostyring, herunder kontrol med udførende enheder, i forbindelse med regnskabsaflæggelsen.
4. En beskrivelse af institutionens it-anvendelse i forbindelse med regnskabsføringen omfattende en beskrivelse af registreringen af transaktioner herunder hvorledes materialets nøjagtighed er sikret, hvorledes en fuldstændig og nøjagtig registrering er sikret, samt hvorledes automatisk genererede registreringer foretages og en beskrivelse af opbevaringen af regnskabsmaterialet, herunder de metoder, der benyttes til opbevaring, og hvordan regnskabsmaterialet fremfindes. Endvidere beskrives de generelle kontroller vedrørende it-anvendelsen.

For så vidt angår de generelle kontroller i forbindelse med systemanvendelsen bør beskrivelsen heraf omfatte følgende forhold:

• en beskrivelse af dokumentationen for de anvendte it-systemer
• en beskrivelse af kontrolprocedurer i forbindelse med den fysiske sikring af hardware, programmer, data og sikkerhedskopier m.v.
• en beskrivelse af kontrolprocedurer i forbindelse med adgangsforholdene til systemerne
• en beskrivelse af kontrolprocedurer i forbindelse med backup/sikkerhedskopiering, opbevaring af sikkerhedskopier, daglig driftsafvikling mv.
• en beskrivelse af procedurer for opdatering af systemerne og kontrollen i forbindelse hermed
• en beskrivelse af nødplaner ved nedbrud af systemer samt en beskrivelse af registrering og logning af sikkerhedsmæssige hændelser

Beskrivelsen af ovennævnte forhold er relevant for såvel institutioner, der anvender Navision Stat, som institutioner der anvender egne lokale økonomisystemer. For så vidt angår institutioner, der anvender Navision Stat, skal der i tilknytning til regnskabsinstruksen udarbejdes en særskilt sikkerhedsinstruks, der nærmere beskriver, hvorledes de sikkerhedsmæssige forhold omkring systemanvendelsen er tilrettelagt.

Det er ikke noget krav, at regnskabsinstrukserne skal godkendes af en overordnet myndighed, men regnskabsinstrukserne skal udarbejdes under iagttagelse af retningslinjerne i de relevante virksomhedsinstrukser. Det er herefter den enkelte regnskabsførende institutions ansvar løbende at revidere regnskabsinstruksen ud fra de ændringer, der måtte forekomme i såvel virksomhedens som i institutionens egen tilrettelæggelse af regnskabsvæsenet.

Udarbejdelsen af regnskabsinstrukser er normeret i §§ 20-23 i regnskabsbekendtgørelsen.

De nærmere retningslinjer for udarbejdelse af regnskabsinstrukser er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens vejledning om udarbejdelsen af regnskabsinstrukser.