Processen for review

Review og rådgivning ved Statens It-råd skal bidrage til at understøtte statslige myndigheders it-styring, og dermed sikre en effektiv, opdateret og vedligeholdt it-systemportefølje.

Statslige myndigheder, som opfylder ét eller flere af følgende kriterier, skal følge model for porteføljestyring af statslige it-systemer og til review ved Statens It-råd:

  • årlige it-omkostninger på mere end 70 mio. kr. 
  • samfundskritiske it-systemer i it-systemporteføljen
  • it-projekter med it-aktstykker tiltrådt af Folketingets Finansudvalg.

Det betyder, at myndighederne skal kortlægge deres it-systemportefølje og udarbejde en it-handlingsplan, der er det centrale dokument for rådgivning og review hos Statens It-råd.

Arbejdet kan opdeles i følgende trin, som også fremgår af figuren nedenfor:

  • Forberedende proces med opstartsmøde hos sekretariatet for Statens It-råd (Kontor for it-styring, Økonomistyrelsen) samt eventuelt rammesættende møde med Statens It-råd
  • Review hos Statens It-råd der inkluderer et dialogmøde
  • Opfølgning og rapportering, der indeholder et opfølgende møde mellem reviews samt årlig statusrapportering
Processen for review
De udfyldte ikoner illustrerer procestrin, der direkte involverer myndighedens øverste ledelse.

Forberedelse til review

Et review ved It-rådet indebærer en forberedende proces med to møder med It-rådets sekretariat (et opstartsmøde og en materialegennemgang) samt et rammesættende møde med It-rådet, hvis der er behov for dette.

Opstartsmødet afholdes ca. 6 måneder før reviewet og er henvendt til de medarbejdere og kontorchefer i myndigheden, der arbejder med kortlægning og udarbejdelse af it-handlingsplanen. På mødet informerer sekretariatet om processen og præciserer datoer for review og indsendelse af materialer.

Det rammesættende møde afholdes umiddelbart efter opstartsmødet, dvs. ca. 6 måneder før reviewet, hvis myndigheden har behov for det. Det kan fx være på grund af udskiftning i ledelsen siden sidste review eller fordi myndigheden ikke tidligere har været til review hos It-rådet. På mødet deltager to medlemmer af It-rådet og myndighedens øverste ledelse, herunder myndighedens øverste direktør. Formålet med mødet er at drøfte ledelsens involvering i og forankring af arbejdet samt myndighedens forventede udbytte af arbejdet.

Materialegennemgangen ligger ca. 2 til 3 måneder før reviewet og indebærer, at sekretariatet gennemgår myndighedens (foreløbige) materialer. Formålet med materialegennemgangen er at hjælpe myndigheden med at skrive materialet, så det kan danne grundlag for et værdiskabende review.

Review ved Statens It-råd

Review ved Statens It-råd begynder den dag myndigheden indsender de endelige materialer (datagrundlag og it-handlingsplan), der er godkendt af myndighedens øverste ledelse. Derefter har Statens It-råd og sekretariatet 8 arbejdsdage til at kigge materialerne igennem.

På dag 8 sender sekretariatet en kommenteret dagsorden til myndigheden, som skitserer temaer og observationer i det fremsendte materiale, som It-rådet ønsker at drøfte med myndighedens øverste ledelse på dialogmødet.

På dag 10 afholdes et dialogmøde mellem på den ene side medlemmer fra Statens It-råd med bistand fra et vurderingskorps og sekretariatet, og på den anden side myndighedens øverste ledelse, herunder direktøren, samt andre relevante ressourcepersoner i myndigheden. Dialogmødet varer to timer.

Efter dialogmødet udarbejder Statens It-råd et anbefalingsbrev, der fremsendes til myndigheden. Anbefalingsbrevet indeholder konkrete anbefalinger til myndigheden med udgangspunkt i opmærksomhedspunkter fra den dialog, som Statens It-råd har haft med myndigheden.

Myndigheden modtager anbefalingsbrevet fra Statens It-råd senest 14 arbejdsdage efter dialogmødet.

Opfølgning og rapportering

Når myndigheden har modtaget anbefalingsbrevet, har myndigheden en måned til at udfærdige et svar på anbefalingsbrevet, hvor der redegøres for, hvordan myndigheden har tænkt sig at implementere It-rådets anbefalinger.

It-rådet foretager en årlig opfølgning på myndighedens arbejde med it-systemporteføljestyringen i den tre-årige periode mellem reviews. Opfølgningen er en skriftlig statusrapportering. Bestillingen om statusrapporteringen sendes til it-koordinatoren i hvert ministerområde. Koordinatoren videresender bestillingen til de ansvarlige for review hos myndighederne og har ansvar for, at statusrapporterne er ledelsesgodkendt og indsendes rettidigt til It-rådets sekretariat.

Derudover følger It-rådet også op på myndighedens arbejde på et eller flere opfølgende møder i perioden mellem reviews, hvor myndighedernes øverste ledelse, herunder direktøren, skal deltage.

Hvornår skal myndigheden til et nyt review?

3 år efter det første review er gennemført, skal myndigheden igen til review ved Statens It-råd og fremlægge en ny it-handlingsplan. Processen beskrevet ovenfor starter derpå fra ny.

Vil du gerne vide mere om reviews af myndigheder, kan du læse vejledningen til review og rådgivning ved Statens It-råd.

Find vejledningen til review og rådgivning ved Statens It-råd