Spørgsmål og svar til statens it-projektmodel

Statens it-projektmodel er en generel projektledelsesmodel, der skal udgøre et ambitiøst, men også realistisk beslutnings- og styringsgrundlag for alle statslige projekter. Modellen skal understøtte styring og ledelse af projektet igennem hele projektets levetid, og sikre at der også er et fokus på realisering af gevinster fra projektets start og til efter projektets afslutning. Modellen består af tre hovedelementer:

1. Fem principper for it-projekter i staten
2. En fasemodel der dækker gevinsternes livscyklus
3. Obligatorisk styringsgrundlag

Læs mere i Vejledning til statens it-projektmodel afsnit 2 s. 7

For at undgå at staten igangsætter unødigt risikofyldte it-projekter, er der formuleret fem principper for it-projekter:

1. Staten skal være ambitiøs i forhold til digitalisering af den offentlige sektor, men skal kun gå forrest i anvendelsen af umodne tekniske løsninger, såfremt der er særlige perspektiver ved at foretage en sådan satsning.
2. Allerede indkøbte eller udviklede løsninger skal genbruges i videst muligt omfang.
3. Kun projekter med klart beskrevne omkostninger, gevinster og effekter bør gennemføres.
4. Projekter skal opdeles og afgrænses ved at minimere omfang og kompleksitet med fokus på de forretningsmæssige mål.
5. Projekterne skal gennemføres med fælles metoder og kvalificerede ressourcer, således at der i alle projekter er et passende modenhedsniveau

Læs mere om principperne for it-projekter

Læs mere i Vejledning til statens it-projektmodel, afsnit 2.1 s. 7

Statens it-projektmodel omfatter fire faser. Faserne fungerer som rettesnor for hvilke værktøjer, der skal bruges hvornår i processen.

De fire faser er:

• Idéfasen, hvor idéen kvalificeres og der tages stilling til, om projektet kan flyve.
• Analysefasen, hvor projektet defineres konkret, og hvor risikovurdering foretages - hvis relevant.
• Gennemførelsesfasen, hvor eventuelle udbud foretages, og løsningen udvikles og implementeres.
• Realiseringsfasen, hvor projektet er afsluttet, og gevinsterne realiseres.

Læs mere om, hvad it-projektmodellen består af

Læs mere om fasemodellen i Vejledning til statens it-projektmodel, afsnit 2.2 s. 7

Der findes i øjeblikket ikke e-læring om statens it-projektmodel. I stedet henvises der til vejledninger på Økonomistyrelsens hjemmeside samt kursus ved Statens Digitaliseringsakademi ved Digitaliseringsstyrelsen.

Læs dokumenter og vejledninger til statens it-projektmodel

I juni 2024 blev en ny version af statens it-projektmodel lanceret. I den forbindelse udgik business case grundlaget, og særligt business case modellen blev forenklet.

Projekter, som er igangsat før juni 2024, kan dog fortsætte på de gamle skabeloner, mens projekter igangsat efter juni 2024 skal bruge de nye skabeloner.

Man er som myndighed eller projekt altid velkommen til at kontakte Kontor for it-styring i Økonomistyrelsen for at få udleveret ældre skabeloner, som ikke længere vedligeholdes.

Flere af de grundlæggende principper fra PRINCE2 findes i statens it-projektmodel, blandt andet brug af ledelsesfaser, grundtankerne i projektets organisering osv. Der er dog ikke en fuldstændig overensstemmelse.

Eksempelvis indeholder statens it-projektmodel få styrende dokumenter, der gradvist udbygges igennem hele projektet, mens PRINCE2 i stedet foreslår, at projektet udarbejder nye beslutnings- og styringsdokumenter i hver fase.

Vi anbefaler, at man som statsligt it-projekt anvender skabelonerne i statens it-projektmodel, hvilket er kompatibelt med PRINCE2 som projektledelsesramme. Der kan eventuelt ske tilpasning af metoden, hvor det er nødvendigt og relevant.

Projekter har mulighed for at udvikle it-løsningerne på forskellige måder, herunder også agilt, inden for rammerne af statens it-projektmodel. De agile metoder giver ikke nødvendigvis svaret på alle behov i forhold til at beslutte, lede og styre statslige it-projekter. Der stilles derfor fortsat krav til styring, planlægning, brug af projektstyringsværktøjer og governance for projekter, der vælger at udvikle agilt.

For projekter over 50 mio. kr., der ønsker at benytte agile metoder til udvikling af hele eller dele af it-løsningen, er der nogle ændrede krav til projektets styring. Kravene er detaljeret i Vejledning til statens it-projektmodel. Der kan eventuelt ske tilpasning af metoden, hvor det er nødvendigt og relevant.

Læs mere om agil it-udvikling i Vejledning til statens it-projektmodel

It-projekter, som indgår i et program, skal også forelægges Statens It-råd, hvis de samlede udgifter for projektet er 50 mio. kr. eller derover.

Kontakt Kontor for it-styring på it-styring@oes.dk, hvis du vil vide mere om programmer.

Budgetvejledningen stiller krav om, at It-projekter med et samlet budget på mere end 50 mio. kr., og it-anskaffelser på 70 mio. kr. eller derover, følger modellen og skal risikovurderes af Statens It-råd.

Budgetvejledningen stiller ikke krav om, at statslige it-projekter med samlede udgifter mindre end 50 mio. kr. følger statens it-projektmodel. Dog for projekter over 5 mio. kr. skal der som minimum etableres et styringsgrundlag tilsvarende projektgrundlaget i statens it-projektmodel, men forenklet og i omfang afstemt med projektets størrelse.

Læs mere i Vejledning til statens it-projektmodel

Definitionen af et statsligt it-projekt fremgår af Budgetvejledning 2021: "It-projekter er investeringsprojekter, der omfatter nyudvikling eller væsentlig tilpasning af standard it-løsninger eller omfatter væsentlig tilpasning af allerede eksisterende it-løsninger. En reinvestering i en it-løsning udgør et it-projekt, såfremt reinvesteringen er forbundet med et væsentligt omfang af nyudvikling. Planlagte større gensidigt afhængige it-udviklingsaktiviteter er it-projekter, uanset at de ikke benævnes som sådanne."

I tvivlstilfælde vil vurderingen basere sig på et fagligt skøn foretaget af den projektansvarlige myndighed.

Man er velkommen til at kontakte Kontor for it-styring på it-styring@oes.dk, hvis man er i tvivl.

Ved anskaffelse af et standard it-system er graden af nyudvikling eller væsentlig tilpasning mindre afgørende. Her er det størrelsen og kompleksiteten af anskaffelsen, der er afgørende for, om projektet skal risikovurderes. I udgangspunktet skal anskaffelser af standard it-systemer over 70 mio. kr. risikovurderes.

I tvivlstilfælde vil vurderingen basere sig på et fagligt skøn foretaget af den projektansvarlige myndighed.

Man er velkommen til at kontakte derfor Kontor for it-styring på it-styring@oes.dk, hvis man er i tvivl.

Risikovurderingen organiseres af Kontor for it-styring og tager maks. ti arbejdsdage - dog 15 dage for meget store projekter - fra materialet indsendes, til myndigheden modtager et anbefalingsbrev. Processen omfatter følgende trin:

• Dag 0: Indsendelse af materiale til Statens It-råd
• Dag 1-2: Sagsbehandling i Statens It-råd
• Dag 3: Dialogmøde mellem Statens It-råd og myndigheden
• Dag 4-9: Udarbejdelse af anbefalingsbrev og høring
• Dag 10: Myndigheden modtager anbefalingsbrev

Myndigheden skal kun afsætte tid til at deltage i dialogmødet på 3. dagen. Dialogmødet varer to timer, og det er obligatorisk for det ansvarlige direktionsmedlem hos myndigheden at deltage. Anbefalingsbrevet sendes ligeledes til det ansvarlige direktionsmedlem.

Læs mere om processen for risikovurdering

Læs mere i Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd

Hvis de samlede udgifter til et statsligt it-projekt udgør 50 mio. kr. eller derover, skal it-projektet risikovurderes. Ved opgørelsen af et projekts samlede udgifter skal medregnes udgifter til analyse, anskaffelse og gennemførelse, herunder udgifter til leverandører og rådgivere samt internt medgåede lønudgifter. Der medregnes alle udgifter frem til, at projektorganisationen nedlægges. Hvis et selvstændigt aktiv idriftsættes inden nedlæggelse af projektorganisationen, medregnes de efterfølgende driftsomkostninger dog ikke i de samlede projektudgifter. Renteudgifter indgår heller ikke i opgørelsen af projektets samlede udgifter.

It-projekter, som indgår i et program, skal også forelægges Statens It-råd, hvis de samlede udgifter for projektet er 50 mio. kr. eller derover. It-projekter, hvis udgifter oprindeligt blev vurderet til at udgøre mindre end 50 mio. kr., men som senere udvikler sig til at udgøre 50 mio. kr. eller mere skal ligeledes forelægges Statens It-råd.

Hvis en statslig myndighed har i sinde at anskaffe en standard it-løsning, der beløber sig til 70 mio. kr. eller derover, skal anskaffelsen ligeledes indsendes til risikovurdering hos Statens It-råd. Der gælder i dette tilfælde de samme regler ved behandling i Statens It-råd som for it-projekter.

Læs mere i Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd

Ja. It-projekter, hvis udgifter oprindeligt blev vurderet til at udgøre mindre end 50 mio. kr., men som senere udvikler sig til at udgøre 50 mio. kr. eller mere, skal forelægges Statens It-råd.

Når et it-projekt overgår fra idéfase til analysefase, skal myndigheden indmelde projektet til risikovurdering på Økonomistyrelsens hjemmeside via en webbaseret formular. Der skal angives en række stamoplysninger om projektet, herunder det ønskede tidspunkt for risikovurdering. Kontor for it-styring bestræber sig på at opfylde myndighedens ønske til vurderingstidspunktet.

Find formularen til indmelding til risikovurdering

Når projektet er indmeldt til risikovurdering, aftales et opstartsmøde. Mødet afholdes typisk i starten af projektets analysefase. Formålet med opstartsmødet er at drøfte projektet og en proces for risikovurdering og rådgivning med Statens It-råd samt at introducere de obligatoriske styringsdokumenter og vejledninger. Mødet afsluttes med en aftale om en tentativ dato for risikovurdering, inklusive forudgående materialetjek og eventuelt arkitekturreview.

Der er ingen formelle krav til deltagerne på mødet, men idet proces for risikovurdering og rådgivning drøftes, anbefaler vi, at projektlederen og udvalgte projektmedarbejdere deltager. Vi har ikke en forventning om, at styregruppeformand eller direktionsmedlemmer deltager, da der er tale om et uformelt møde. Ligeledes vil medlemmer af Statens It-råd typisk heller ikke deltage.

Læs om risikovurderings- og rådgivningsprocessen

Tidspunktet for risikovurderingen aftales mellem projektet og Kontor for it-styring. Risikovurderingen skal gennemføres i analysefasen, når der er udarbejdet et gennemtænkt og sammenhængende udkast til projektgrundlag samt en færdig styregruppeaftale. Risikovurderingen skal være gennemført så betids inden forventet afslutning af projektets analysefase, at der er tid og rum til at indarbejde de anbefalinger Statens It-råd måtte give i forlængelse af risikovurderingen.

Læs mere om risikovurderings- og rådgivningsprocessen

Til risikovurderingen skal følgende dokumenter indsendes: projektgrundlag, risikolog, risikotjekliste, business case model, projektoverblik samt underskrevet styregruppeaftale. Hvis risikovurderingen finder sted tidligt i analysefasen, kan det alternativt være færre udvalgte nøgletal, der medsendes. Dette aftales med Kontor for it-styring i hvert tilfælde.

Se Figur 0.1: Projektgrundlagets udvikling i Projektgrundlaget

Risikovurderingen skal gennemføres så tidligt som muligt i projektets analysefase. Det sker når, der er udarbejdet et, ikke nødvendigvis færdigt og besluttet, men dog gennemtænkt og sammenhængende udkast til projektgrundlag samt en færdig styregruppeaftale. Materialet skal udgøre et fyldestgørende grundlag for at gennemføre en risikovurdering, men alle detaljer behøver ikke være fastlagte.

Læs mere i Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd.

Se også projektgrundlagets indledning og hjælpetekster. Her er det beskrevet, hvilke dele af projektgrundlaget, der skal udarbejdes i, hvilke faser samt hvor færdige relevante afsnit skal være ved risikovurdering.

Alle it-projekter med samlede udgifter på 50 mio. kr. eller mere skal indsende projektets baseline til Statens It-råd inden overgang til gennemførelsesfasen. Følgende dokumenter skal indsendes:

• Projektoverblik
• Statens business case model
• Notat fra projektets styregruppeformand om ændringer i projektet siden risikovurderingen

For projekter under 70 mio. kr., der i starten af gennemførelsesfasen skal i udbud og indgå en kontrakt med en ekstern leverandør, kan baseline evt. revideres efter endt udbud og kontraktindgåelse. Den projektejende myndighed skal i så fald orientere Statens It-råd om resultatet af udbuddet, hvorefter Statens It-råd beslutter, hvorvidt der er grundlag for at revidere baseline.

For projekter over 70 mio. kr. skal der også fremsendes en baseline til Statens It-råd inden overgangen til gennemførelsesfasen, og baseline skal stemme overens med den økonomi, der forelægges Folketingets Finansudvalg.

Er der i forbindelse med aktstykkeprocessen i Finansudvalget sket ændringer i projektet, som kræver tilpasning af projektets business case, skal der sammen med aktstykket sendes en opdateret business case model samt projektoverblik til Statens It-råd.

Læs mere om proces for statusrapportering

Find en uddybende forklaring af processen for statusrapportering til Statens It-råd i Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd

Alle projekter, der er blevet risikovurderet og har indsendt en baseline, skal statusrapportere halvårligt til Statens It-råd.

Statusrapporteringen ligger i august og januar og dækker henholdsvis 1. og 2. halvår. Projektet fortsætter med at statusrapportere indtil projektafslutning og overgang til realiseringsfasen. Én gang efter projektafslutning skal myndigheden statusrapportere i forhold til gevinstrealisering.

Læs mere om processen for statusrapportering

Statens It-råd udgiver årligt en rapport om status på statens it-projekter og it-systemporteføljer. En årlig udgivelse gør det både muligt at samle op på it-projekter (med en relativt kort tidshorisont) og myndighedernes arbejde med deres it-systemporteføljer (som typisk har en længere tidshorisont).

Halvårligt udgives desuden et statusoverblik over it-projekterne alene.

Hvis et it-projekt tildeles et gult trafiklys, kan der aftales et møde mellem myndigheden og Statens It-råd. Statens It-råd tager direkte kontakt til myndigheden umiddelbart efter tildeling af trafiklyset, det vil sige, forud for orienteringen af Regeringens Økonomiudvalg og offentliggørelsen af statusrapporten. Det opfølgende møde er et tilbud til myndigheden om sparring, og er ikke obligatorisk.

Hvis et it-projekt tildeles et rødt trafiklys aftales et opfølgende møde mellem myndigheden og Statens It-råd med henblik på at afklare, hvordan projektet kommer på ret kurs igen, og om der er behov for at revidere projektets baseline. Statens It-råd tager direkte kontakt til myndigheden umiddelbart efter tildeling af trafiklyset, det vil sige forud for orienteringen af Regeringens Økonomiudvalg og offentliggørelsen af statusrapporten.

Yderligere skal departementschefen for den projektansvarlige myndighed deltage i det møde i styregruppen for Regeringens Økonomiudvalg, hvor It-rådets statusrapport gennemgås. Departementschefen forventes at orientere om status på projektet og hvilke initiativer, der eventuelt er iværksat for at få projektet tilbage på sporet.

Et it-projekt betragtes som afsluttet, når det overgår fra gennemførelsesfasen til realiseringsfasen. Dette tidspunkt skal ikke forveksles med idriftsættelsen af løsningen, som typisk vil foregå undervejs i gennemførelsesfasen. Idriftsættelse og projektafslutning er således to forskellige tidspunkter. Projektafslutning markerer, at projektorganisationen lukkes ned, og at der ikke bruges flere midler eller ressourcer på projektet. Projektmedarbejderne kan allokeres til andre projekter og styregruppen nedlægges.

Ved projektafslutning skal it-projektet indsende et afsluttende statusnotat til Statens It-råd i forbindelse med projektets sidste statusrapportering, som ligger efter projektafslutning. I notatet evalueres projektet, og erfaringer opsamles. Indsendelsen kan følges op af et afsluttende møde med It-rådet, hvis det skønnes relevant.

Læs mere om projektafslutning i afsnit 3.4.2 Resultat af fasen og kriterier for faseovergang i Vejledning til risikovurdering og rådgivning ved Statens It-råd.

Læs Projektgrundlaget og Vejledning til risikovurdering

Èn gang et år til halvandet efter projektafslutning skal den projektejende myndighed rapportere status på gevinstrealiseringen til Statens It-råd. Rapporteringen vil foregå samtidig som projekternes statusrapportering og tage udgangspunkt i en skabelon om rapportering på gevinster, som sendes ud af It-rådets sekretariat til ministeriernes it-koordinatorer. Rapporteringen kan følges op af et møde med Statens It-råd, hvis det vurderes relevant.

It-projektmodellen tilbyder vejledning til gevinstrealisering, som kan inspirere og hjælpe til at gøre gevinstrealisering til omdrejningspunktet for projektets tilrettelæggelse. Derudover indeholder projektgrundlaget information og vejledning til udfyldelse af gevinstbeskrivelserne. It-projektmodellen har tidligere stillet en drejebog til gevinstrealiseringsworkshop til rådighed. Såfremt man ønsker denne, kan man kontakte Kontor for it-styring for udlevering.

Find alle dokumenter og vejledninger

Beskrivelse og vurdering af mulige gevinster bør være på plads, men hvis projektets økonomiske gevinster ikke er analyseret i bund på tidspunktet for risikovurderingen, kan projektet angive gevinstestimatet i et spænd, der udtrykker usikkerheden i gevinsternes størrelse.

På det aftalte tidspunkt for risikovurderingen forventes det, at gevinstbeskrivelserne er udarbejdet, samt at potentialet i de styrende gevinster er estimeret (eventuelt angivet som et spænd). De identificerede kompetencer og adfærd anvendes som input til vurderingen af den organisatoriske implementering, men det forventes ikke, at der er opstillet målepunkter for opnåelse af de nødvendige kompetencer og adfærd. Det forventes ikke, at gevinsterne er tilbundsgående beskrevet.

Se også hjælpeteksterne til afsnittet om gevinster i projektgrundlaget

Tabellerne i word-skabelonerne er almindelige Word-elementer, som kan slettes og redigeres. Vær dog opmærksom på nedenstående:

Slet

Det anbefales, at du ikke sletter overskrifter eller afsnit af hensyn til læsbarhed. Hvis der er et afsnit der ikke er relevant for dit projekt, så skriv blot ”ikke relevant” eller lignende i afsnitsteksten.

Rediger

Du kan tilføje rækker og kolonner i tabeller som normalt i Word.

Tilføj

Du kan frit tilføje nyt punkter, tabeller og figurer i skabelonerne, men husk dog i givet fald at opdatere indholdsfortegnelsen.