Model for porteføljestyring af statslige it-systemer

Formål og anvendelse

Model for porteføljestyring af statslige it-systemer skal understøtte statslige myndigheder i at skabe det nødvendige indblik i it-systemporteføljens tilstand, så den enkelte myndighed kan træffe beslutninger om retning og prioritering i arbejdet med it-systemerne.

Alle statslige myndigheder, som opfylder ét eller flere af følgende kriterier, skal følge model for porteføljestyring af statslige it-systemer:

• årlige it-omkostninger på mere end 70 mio. kr.
• ansvar for samfundskritiske it-systemer
• ansvar for et it-projekt med et it-aktstykke tiltrådt af Folketingets Finansudvalg.

Der er en række obligatoriske dokumenter til rådighed, som myndigheden skal anvende i arbejdet med modellen.

Kortlægning, it-handlingsplan og review

Model for porteføljestyring af statslige it-systemer består af tre led:

1. Kortlægning af it-systemporteføljen.
2. Udarbejdelse af en it-handlingsplan for udvikling af porteføljen i de kommende tre år.
3. Review af det samlede ministerområdes it-handlingsplaner ved Statens It-råd hvert tredje år.

Kortlægningsdimensionerne

Modellen består af 6 kortlægningsdimensioner, som understøtter myndighederne i at skabe overblik over deres it-systemportefølje. Inden for hver dimension skal myndigheden besvare nogle spørgsmål i datagrundlaget.

It-handlingsplanen

På baggrund af kortlægningen af it-systemporteføljen skal myndigheden udarbejde en it-handlingsplan. It-handlingsplanen er et fremadskuende dokument, der skal sætte retning for myndighedens strategiske styring af it-systemporteføljen.

I it-handlingsplanen skal myndigheden:

• beskrive konkrete initiativer for det videre arbejde med it-systemporteføljen
• redegøre for, om de nødvendige ressourcer er til stede til at realisere planen
• forholde sig til, om de opstillede initiativer er tilstrækkelige til at svare på de udfordringer, myndigheden har med sin systemportefølje.

Til at støtte udarbejdelsen af handlingsplanen skal myndigheden anvende en obligatorisk skabelon.

Review

Myndigheden skal hvert tredje år gennem et review ved Statens It-råd, som tager udgangspunkt i myndighedens it-handlingsplan. Det er obligatorisk for den øverste ledelse (styrelsesdirektøren eller lignende) at deltage i reviewet.

Som en del af reviewet modtager myndigheden et anbefalingsbrev fra It-rådet med anbefalinger til det fremadrettede arbejde med it-systemporteføljen. Efter reviewet sker en opfølgning.

Før et review ved Statens It-råd tilbyder It-rådets sekretariat at afholde møder, som hjælper myndigheden i at forberede sig til reviewet. Desuden tilbyder It-rådet et rammesættende møde mellem medlemmer af It-rådet og myndighedens topledelse, som giver mulighed for en fælles forventningsafstemning før reviewet.