Hvert år køber den offentlige sektor ind for ca. 350 mia. kr. hos private virksomheder. Mange indkøb er ens, og derfor har man siden midten af 1990’erne arbejdet med at samle dele af de offentlige indkøb, så der kan indkøbes billigere og nemmere. Det har bl.a. ført til, at Økonomistyrelsen har fået ansvar for et statsligt indkøbsprogram og udviklingen af statens indkøbspolitik.
Mange af de offentlige indkøb er meget ens. Derfor oprettede man i 1994 Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI) som offentligt ejet not-for-profit-aktieselskab, hvor staten ejer 55 pct. af aktierne og Kommunernes Landsforening (KL) ejer de resterende 45 pct. SKIs fokus var i udgangspunktet på det kommunale indkøb, og formålet var dengang - præcis som i dag - at professionalisere og samle de offentlige indkøb.
Siden oprettelsen af SKI har der været et stadigt større fokus på fælles indkøbsaftaler på tværs af offentlige institutioner. Som en del af et ønske om mere koordination blandt de statslige organisationer, blev Statens Indkøbsprogram oprettet i 2006 som et supplement til SKI.
Grundtanken i Statens Indkøbsprogram er, at når man fra statslig side forpligter sig til at samle alle sine indkøb på et bestemt område, er det muligt for leveran-dørerne at tilbyde bedre priser, når de selv kan opnå fx stordriftsfordele. Og jo flere indkøbsområder vi kan dække på denne måde, jo bedre indkøb får vi i hele den offentlige sektor.
Statens Indkøbsprogram forvaltes i dag i Økonomistyrelsen, og i løbet af de seneste år er samarbejdet mellem os og SKI blevet stadigt tættere.
Hvor SKI tidligere langt overvejende lavede frivillige aftaler (se faktaboks) for hele den offentlige sektor har udviklingen de seneste par år betydet, at SKI nu også udbyder en række forpligtende fællesoffentlige aftaler for stat, regioner og kommuner. Skillelinjerne mellem SKI og Statens Indkøbsprogram er således under løbende forandring og tilpasning. Udviklingen sker i tæt samarbejde og med det klare mål, at få mest mulig ud af det offentliges købekraft og skabe endnu bedre vilkår for fælles indkøb ved bl.a. at kunne udbyde endnu flere forpligtende aftaler.
Det betyder bl.a., at SKI løbende overtager nogle af de forpligtende aftaler, som oprindeligt er blevet udbudt og kontraktstyret af os. Det har givet mulighed for, at vi kan begynde at kigge på nye områder, hvor fællesstatslige aftaler vil give mening.
Du kan læse mere om samarbejdet mellem Økonomistyrelsen og SKI her
Statens Indkøbsprogram udvikles løbende, og der er hvert år siden begyndelsen blevet føjet nye områder til programmet. I de kommende år vil der i endnu højere grad end tidligere være fokus på at udvide programmet både med mere komplekse områder, men også gennem nye tiltag, som skal sætte staten bedre i stand til at gennemføre mere langsigtede koordinerede indkøbsstrategier.
Ét af de første områder, Økonomistyrelsen vil udvikle, er standardsoftwareområdet. Standardsoftware er software, der købes i færdigudviklet form, eksempelvis Microsoft Office. Økonomistyrelsens udbud af statens Oracle- og Microsoft-software er de første skridt på vej mod opfyldelsen af målet om at etablere et tværgående statsligt samarbejde om indkøb af standardsoftware, som skal sikre de vilkår og priser som statens samlede forbrug tilsiger.
Når vi på denne måde samler tingene, får vi både samlet kræfterne i staten og gjort det lettere for de enkelte organisationer at skaffe de produkter, de skal bruge.
Aftaler i Statens Indkøbsprogram er forpligtende for de statslige organisationer, og de skal dermed bruge aftalerne til at købe varer af den type. I de forskellige rammeaftaler er der derudover forskellige frivillige aftaleparter. I langt de fleste tilfælde er de frivillige parter Folketinget, Danmarks Nationalbank, Dansk Institut for Internationale Studier, Institut for Menneskerettigheder, Grønlands Selvstyre samt de selvejede institutioner. Dette betyder, at det står dem frit for, om de vil benytte sig af mulighederne for at købe ind på aftalerne, eller om de i stedet vil lave sine egne, selvstændige udbud.
Kommunerne og regionerne kan i nogle tilfælde også anvende aftalerne i Statens Indkøbsprogram.
I august 2019 åbnede 27 nye forberedende grunduddannelser (FGU’er), som bl.a. skal forberede unge under 25 år til at komme i gang med en ungdomsuddannelse eller i job. De selvejende FGU-institutioner bliver på en række områder løbende forpligtede parter på de fællesstatslige indkøbsaftaler. Dermed er de også med til at sikre en endnu større volumen på aftalerne, hvilket i sidste ende giver endnu bedre muligheder for gode aftaler.
Har du spørgsmål til de statslige indkøbsaftaler, kan du kontakte Statens Indkøb gennem TOPdesk.
Du kan også ringe til os på tlf. 3055 0791 mandag til torsdag kl. 10.00-16.00 og fredag kl. 10.00-15.00.
Der er grundlæggende to typer af aftaler: Frivillige og forpligtende.
Frivillige aftaler giver de offentlige kunder ret men ikke pligt til at købe de omfattede varer på aftalen. Størstedelen af aftalerne i SKI er frivillige, mens størstedelen af aftalerne i Statens Indkøbsprogram er forpligtende.
Forpligtende aftaler betyder, at de omfattede kunder har pligt til at købe de omfattede varer på denne aftale. Forpligtelsen betyder, at leverandøren i højere grad kan regne med en vis omsætning på aftalen og dermed også byde ind med lavere priser.
På den samme aftale, kan der både være frivillige og forpligtede kunder.
Forpligtede kunder er de offentlige organisationer, som er forpligtede til at bruge aftalen, og altså ikke må købe produkter eller tjenesteydelser af samme type udenom aftalen. Da fx alle ministerier og styrelser er forpligtede kunder på den fællesstatslige kontorartikelaftale, skal de købe kuglepenne, klipsemaskiner osv. på aftalen. De må altså ikke gå ned i den lokale boghandel og købe ind der, hvis de kan få det samme produkt på den statslige aftale.
Frivillige kunder er de offentlige organisationer, som har mulighed for men ikke pligt til at benytte aftalerne. Fx er Folketinget, Grønlands Selvstyre, Færøernes selvstyre, Nationalbanken, kommuner og regioner ofte frivillige parter på aftalerne, og kan dermed bruge aftalerne i dét omfang de selv vurderer, at det er hensigtsmæssigt.
