Ny elektronisk ledelsesinformation skaber bedre overblik for ledelsen og frigør ressourcer

Budgetansvarlige ledere i Finansministeriets koncern får fremover lettere ved at være dygtige ledere. De får nemlig hjælp af et nyt elektronisk ledelsesværktøj, der giver bedre information om alt lige fra sygefravær til status på budgettet.

Det nye værktøj er udviklet af flere enheder på tværs af Moderniseringsstyrelsen, og giver lederne et let tilgængeligt overblik over udviklingen i deres enhed.

Med den nye løsning bliver ledelsesinformationen for områderne HR, økonomi og målrapportering samlet i en og samme rapport. Løsningen er opbygget i værktøjet Microsoft Power BI, som blandt andet giver muligheden for at sikre en løbende opdatering med nyeste forbrugstal. På den måde vil lederne altid kunne tilgå opdaterede informationer, uanset hvor de befinder sig, da den også er tilgængelig via smartphones og tablets.

Et andet tiltag i den nye rapport er at den enkelte budgetansvarlige chef, via såkaldt drill through, har mulighed for at finde specifikke bilag for udgifter, personer mv. Det gælder fx den seneste faktura, eller om der er kommet barsels- eller lønrefusion på en medarbejder.

Lederne får derudover adgang til HR data, som forbruget af timer/kr. på kompetenceudvikling, kontores sygefravær, ferie mv. Endeligt får lederen også nem adgang til enhedernes arbejdsprogram/kontorkontrakt, med de seneste opdaterede data. I kombination med de øvrige data for HR og økonomi, har lederen dermed et godt overblik over hvilke ressourcer, der er til rådighed, hvilket giver mulighed for at prioritere disse, så kontoret kan nå sine mål. Ved at samle ledelsesinformationen og tilrette denne let og overskueligt, får den enkelte leder frigivet tid fra administrative opgaver. Der er ligeledes udviklet en rapport til direktionen, der samler og giver et overblik over hele institutionen.

Værktøjet har givet os en øjenåbner for, at vi med fordel kan ensrette flere administrative produkter og registreringer i koncernen og derved frigøre ressourcer. Med den nye elektroniske ledelsesinformation sikrer vi, at lederne har et overblik og bedre tid til ledelse, hvilket er en stor fordel for både ledere og medarbejdere. Vi oplever en stor interesse for den elektroniske ledelsesinformation fra en række statslige institutioner, og fortæller gerne mere om vores foreløbige erfaringer.

Teamleder i Koncernøkonomi, Søren Thiim Andersen

Løsningen har i første omgang kørt som pilotprojekt, men er nu i drift i Moderniseringsstyrelsen. I efteråret 2018 bliver den elektroniske ledelsesinformation udrullet i resten af Finansministeriets koncern.

Læs mere om brugerinvolvering i Statens BI

Læs mere om Statens BI her 

Læs mere om at skabe effekt ved hjælp af ledelsesinformation