RejsUd går i udbud

Brugernes input vægtes højt, når Økonomistyrelsen skal vælge en ny statslig løsning til afregning af rejser og udlæg.

Økonomistyrelsen har offentliggjort udbudsmateriale til den løsning, som skal erstatte RejsUd.

I valget af en ny løsning har RejsUd-brugernes stemme stor vægt. Brugerne har givet input til det materiale, som har været anvendt i markedsdialogen og til kravspecifikationen. Også når de indkomne tilbud skal vurderes, beder vi brugerne vurdere tilbudsgivernes løsninger.

Forberedelse af markedsdialog

Forberedelsen af udbuddet har haft stor prioritet. Allerede i 2022 inviterede vi brugere ind til de første workshops og interviews. Begge dele har været uundværlige i forhold til at få et klarere billede af, hvem der anvender løsningen og hvordan. Samarbejdet omkring brugerrejser, personaer og user stories har bidraget til et nuanceret billede af brugernes frustrationer i forhold til den eksisterende løsning samt ønsker og behov i forhold til en ny løsning.

I efteråret 2022 gennemførte Økonomistyrelsen markedsdialog med eksisterende leverandører af standardløsninger til afregning af rejser og udlæg. Markedsdialogen tog udgangspunkt det materiale, vi har udviklet i samarbejde med brugerne.

Krav til brugervenlighed

Et særkende for RejsUd er, at det er en broget skare af brugere, som i dag anvender løsningen. Nogle anvender RejsUd dagligt, andre kun 1-2 gange om året. Det bliver derfor væsentligt at finde en fremtidig løsning, der er enkel, intuitiv og nem at navigere i.

For at kravsætte brugervenligheden og sikre fremtidig understøttelse af brugernes primære behov har vi etableret en følgegruppe med 12 brugere fra statslige og selvejende institutioner. Store dele af kravspecifikationen er udarbejdet med afsæt i følgegruppens input.

I udbudsmaterialet stilles bl.a. krav til brugergrænsefladen, kommunikation mellem brugerne i løsningen og automatiseret beslutningsstøtte for brugerne, eksempelvis: hjælp til konteringsforslag, visning af sidst benyttede værdier, bruger- og enhedsspecifikke begrænsninger mv. Desuden ønskes også en app til løsningen, der gør det muligt at foretage afregninger på mobil.

Ønsker til ny funktionalitet

Et ønske til den nye løsning er at understøtte en enklere og mere effektiv oprettelse af brugere. Desuden håber vi at kunne udvide løsningen med et integreret modul til bestilling af rejser, hvor informationer fra bestillingen kan anvendes til at gøre den efterfølgende afregning af rejsen mere enkel.

Som altid vægter vi en høj grad af sikkerhed samt at løsningen lever op til de anbefalede standarder for intern kontrol.

De næste skridt

I foråret 2024 vil de indkomne tilbud blive vurderet og brugertestet, og på den baggrund indledes forhandlinger. Vi forventer at kunne underskrive kontrakt med leverandør af den nye løsning i sommeren 2024.

Tak for jeres bidrag

Vi vil gerne bruge lejligheden til at takke alle de RejsUd-brugere, som har været involveret i processen. Vi har oplevet et fantastisk engagement og en stor velvilje til at bidrage og samarbejde. Vi glæder os til at fortsætte den værdifulde dialog.