Smart løsning i Statens HR gør det nemmere at administrere rejsekreditorer i Navision Stat

07-10-2021
Systemer

Institutioner, som både benytter Statens HR og Navision Stat, kan med et flueben i det rigtige felt spare tid og forebygge fejl i forbindelse med udbetalinger.

Ved at markere medarbejdere som rejsekreditorer i Statens HR, kan medarbejderdata automatisk overføres til Navision Stats kreditormodul. Fordelene er, at institutionen kan nøjes med at oprette og vedligeholde medarbejderes stamdata ét sted, og at medarbejderen fra ansættelsens start er klar til at modtage udbetalinger.

I øjeblikket anvender flere institutioner den Decentrale Digitale Indrapporteringsløsning (DDI) til at oprette og administrere rejsekreditorer manuelt i Navision Stat. Ud over at skulle opdatere data flere steder er ulempen også, at manuelle ny-oprettelser af kreditorer i Navision Stat kræver flere medarbejderes indsats: To forskellige institutionsmedarbejdere skal henholdsvis oprette og godkende kreditoren, og dernæst skal en ØSC-medarbejder hos Statens Administration acceptere bestillingen for endelig oprettelse af kreditorstamkortet.

Thea Sand, teamleder i Statens HR, har en anbefaling:

Jeg vil opfordre institutionerne til i stedet at udnytte den oprettelse af medarbejdere, der allerede finder sted i Statens HR. Processen sparer både arbejdsgange lokalt og kan samtidigt minimere risikoen for fejl, når data kun skal indtastes og vedligeholdes ét sted. Dette er især vigtigt, når medarbejdere får udbetalt rejseudgifter eller refunderet udlæg.

Kom godt i gang

Hvis institutioner ønsker at tage løsningen i brug, skal de gøre to ting:

  • Med et flueben markere medarbejdere som rejsekreditorer i Statens HR
  • Få opsat en automatisk kørsel i Navision Stat, der overfører medarbejdernes stamdata fra Statens HR

Overførslen af medarbejderes stamdata kan opsættes til at ske automatisk på daglig basis. Kørslen vil matche allerede eksisterende kreditorer, så man undgår dubletter. Dette ændrer dog ikke ved, at medarbejdere stadig skal oprettes i RejsUd.

Her sættes fluebenet i rejsekreditor i Statens HR

Gul ring omkring det felt, hvor rejsekreditor markeres



Sådan overfører I medarbejderdata

Læs under Navision Stat tips og tricks, hvordan I opsætter kørsel, der overfører medarbejdernes stamdata til Navision Stat

Kunder hos Statens Administration kan evt. få hjælp til at opsætte kørslen ved henvendelse viaTopDesk.