Sådan inddrager vi brugerne i genudbuddet af IndFak

Forud for indkøbet af statens nye kontraktstyrings-, indkøbs- og faktureringssystem har brugerne fået en stærk stemme.

Brugervenlighed er et af de afgørende kriterier, når vi i Økonomistyrelsen træffer beslutningen om, hvilket it-system, der skal afløse det nuværende Indfak. Det stiller særlige krav til at få tydeliggjort brugernes behov, præferencer, udfordringer og ønsker. Og hvem er bedre til at svare på det end brugerne selv.

Allerede i sommer blev der lagt en langsigtet plan for, hvordan brugerne bedst inddrages i de forskellige faser af udbudsprocessen.

Vicedirektør Simon Schulian glæder sig over, at brugerne kommer helt tæt på i udbudsprocessen, og at det i høj grad er brugernes behov, som er omdrejningspunktet for valget af system. Han fortæller:

At inddrage brugerne i udbudsprocessen er ikke forbeholdt udbuddet af Økonomistyrelsens nye kontraktstyrings-, indkøbs- og faktureringssystem. Vi er i gang med at lægge et helt nyt spor for, hvordan vi fremover involverer brugere – både når vi indkøber, udvikler og drifter vores it-systemer.

Involvering af brugerne hviler på en systematisk brug af velkendte metoder, som bidrager til at afdække brugernes behov og ønsker.

Personaer tydeliggør behov, erfaringer og adfærd

Til en start definerede udbudsteamet ni forskellige personaer på baggrund af data fra omkring 40 interviews med nuværende brugere. Personaerne repræsenterer de forskellige brugertyper, som skal anvende systemet. De bidrager til en bedre forståelse for brugernes behov, erfaringer, adfærd og mål og er således med til at skabe et fælles sprog og referenceramme for alle involverede - både på tværs af styrelsen og eksternt i dialogen med leverandører.

Brugerrejser giver vigtig viden

På store plancher har udbudsteamet optegnet og designet udvalgte brugerrejser. De skaber et godt overblik over arbejdsprocesser, faser og opgaver, som løses effektivt og intuitivt, og derfor bør fastholdes i et kommende system. Samtidig illustrerer de også, hvor det nuværende system ikke understøtter brugernes præferencer og handlinger. Begge dele er helt central viden, når vi vælger et system, der i højere grad skal imødekomme brugernes behov.

Et veldefineret problem er halvt løst

Udbudsmaterialet indeholder naturligvis en kravspecifikation. Men som noget nyt inddrager vi også elementer fra Design Thinking. Med et fokus på hvor, hvordan og hvorfor brugerne oplever udfordringer, inviterer vi leverandørerne til at blive aktive medskabere af et effektivt og brugervenligt system, idet vi ikke på forhånd lægger os fast på en bestemt løsning.

De næste skridt

Medio november 2021 udvælges to-tre leverandører i forbindelse med prækvalifikationen. I denne fase inddrages brugerne igen, når de pågældende systemer skal testes. I testene deltager brugere, som repræsenterer de ni personaer, som på forhånd er defineret. Deltagerne kommer til at teste netop de opgaver, der knytter sig til deres rolle, og som de derfor har gode forudsætninger for at gennemføre.

Resultater fra brugertestene kvantificeres og kommer til at indgå i den samlede vurdering, når Økonomistyrelsen i april 2022 beslutter hvilket system, der fremadrettet skal varetage statens kontraktstyring, indkøb og fakturering.