Offentlige indkøb i lyset af coronavirus

Situationen med coronavirus betyder at vi skal overveje, hvordan vi håndterer statens kontrakter med private leverandører.

Spørgsmål og svar

Er der tale om force majeure?

En generel betingelse for, at en aftalepart kan påberåbe sig force majeure er, at parten er forhindret i at opfylde sine forpligtelser i henhold til den indgåede aftale. Den enkelte kontrakt regulerer ofte, hvordan force majeure skal håndteres.

Der vurderes generelt ikke at foreligge en situation, hvor staten kan påberåbe sig force majeure. Statens forpligtelse er ved de fleste indkøb hovedsageligt at betale for varer og tjenesteydelser. Dette er staten ikke forhindret i som følge af beslutningen om, at medarbejdere i staten skal arbejde hjemmefra. Dette vurderes også at gælde det offentlige i øvrigt.

Det er vurderingen, at visse leverandører til staten vil kunne påberåbe sig, at manglende eller forsinket levering skyldes force majeure, hvilket vil betyde, at de ikke kan gøres ansvarlige for den misligholdelse, som dette kan føre til. Det vil dog i sagens natur afhænge af den specifikke leverance. Der er – med et illustrativt eksempel – forskel på, om sagen vedrører levering af telefoner fra Kina eller vejsalt fra en dansk leverandør

Hvad gør vi, hvis leverandøren ikke kan levere en vare eller ydelse?

Regeringen har meldt ud, at den ønsker at understøtte virksomheder og lønmodtagere i den ekstraordinære situation, der foreligger på grund af  coronavirus.

Konkret betyder det, at statslige institutioner opfordres til at udvise fleksibilitet, hvis leverandøren fx leverer forsinket som følge af coronavirus.

Skal vi betale en leverandør, selvom vi ikke kan modtage en vare eller en ydelse?

Det er Økonomistyrelsens vurdering, at den aktuelle situation generelt ikke forhindrer det offentlige i at opfylde sine forpligtelser i henhold til indgåede indkøbsaftaler, hvilket almindeligvis alene er en betalingsforpligtelse.

Det offentlige er derfor som udgangspunkt forpligtet til at opfylde sine forpligtelser, selv om det offentlige meddeler en leverandør, at en aftalt leverance ikke skal finde sted, eller anmoder om at den udskydes til et senere tidspunkt. Udskydelse af leveringstidspunktet på det offentliges foranledning indebærer ikke i sig selv, at det offentliges ikke skal betale.

De statslige institutioner opfordres til at gå i dialog med leverandørerne om mulighederne for justeret levering i den aktuelle situation og at være opmærksomme på, at der kan være områder med få varer og stor efterspørgsel, hvor der kan være problemer med levering. I disse situationer opfordres der til kun bestilles de nødvendige varer og ikke hamstres.

Skal vi afbestille arrangementer, rejser mv.?

Det er klart, at den nuværende situation påvirker en række planlagte initiativer og aktiviteter i den offentlige sektor. Vi opfordrer til, at de statslige institutioner så vidt muligt indgår en aftale med den pågældende leverandør om et alternativt leverings- eller afholdelsestidspunkt, og at man generelt forsøger at finde mindelige løsninger.

Hvem skal betale eventuelle ekstra udgifter som følge af ændrede leveringer?

Regeringen og alle Folketingets partier har meldt ud, at de ønsker at understøtte virksomheder og lønmodtagere i den ekstraordinære situation, der foreligger på grund af coronavirus.

Der er en forventning om, at leverandørerne i videst muligt omfang vil forsøge at begrænse eventuelle tab som følge af ændringerne af de indgåede aftaler. Om offentlige institutioner er forpligtet til at friholde leverandørerne for eventuelle ekstraudgifter må bero på en konkret vurdering.

Hvad vil initiativerne i den politiske aftale koste staten?

Vi forventer ikke, at lempelserne i Budgetvejledningen og i Regnskabsbekendtgørelsen vil medføre ekstra udgifter i finansåret, fordi udgifterne som udgangspunkt allerede indgår i budgetterne. Det er vigtigt, at vi alle i staten gør, hvad vi kan, for at bidrage til at hjulene bliver holdt i gang i Danmark. Og det vil gøre en forskel, hvis vi, så vidt det er muligt, holder vores aktiviteter i gang, og i det gode samarbejdes ånd udviser fleksibilitet over for vores leverandører. Den ændrede praksis vil bidrage til, at der bliver skabt likviditet hos vores samarbejdspartnere.

Økonomistyrelsen vil løbende vurdere, om listen over spørgsmål og svar skal opdateres.

Fremrykkede betalinger

Økonomistyrelsen har bedt Statens Administration om, at fakturaer, der er godkendt til betaling i IndFak-systemet automatisk betales straks uanset den registrerede betalingsfrist på fakturaen. Statslige institutioner, der ikke bliver betjent af Statens Administration opfordres på tilsvarende vis til at fremrykke betalingen af almindelige leverandørfakturaer.

Endvidere opfordres alle statslige institutioner til at fremskynde behandlingen af modtagne fakturaer så meget som muligt, således at betaling kan finde sted.

Økonomistyrelsen overvejer øvrige initiativer i lyset af coronavirus, som vi i givet fald vil informere nærmere om.