Statens nye budgetsystem bliver taget i brug fra børneværelset

Kan det lade sig gøre at holde tidsplanen og implementere et stort nyt fællesstatsligt it-system til omkring 130 institutioner i en coronatid? Økonomistyrelsen gør forsøget, og de første erfaringer med at tage systemet i brug fra børneværelset eller spisekøkkenet er ret gode, fortæller holdet bag implementeringen.

Det kørte på skinner med at implementere det nye Statens Budgetsystem (SBS), da coronaen ramte Danmark i begyndelsen marts.

På det tidspunkt havde 69 statslige institutioner allerede implementeret it-systemet på traditionel vis og 31 institutioner fra bl.a. Transport- og Boligministeriet, Justitsministeriet og Social- og Indenrigsministeriet var godt på vej i den såkaldte tredje store implementeringsbølge.

Chefkonsulent Jakob Panduro fra Økonomistyrelsens implementeringsteam:

Før vi alle sammen blev sendt hjem fra storrumskontorerne, var vi ved at planlægge fysiske workshop-forløb for omkring 80 medarbejdere og økonomichefer i den tredje bølge. Samtidig var vi i fuld sving med at invitere til opstartsmøde, fælles informationsmøde og nye workshops i den fjerde og sidste bølge, der bl.a. omfatter hele Sundheds- og Ældreministeriet og 27 andre institutioner. Pludseligt skulle vi tænke det hele om.

Mere individuel vejledning over Skype
Løsningen blev at holde fast i tidsplanen, droppe alle fællesmøderne og i stedet satse på onlinemøder med den enkelte institutions implementeringsgruppe og økonomichef om gevinster og udfordringer – og så i øvrigt skrue meget mere op for den individuelle brugervejledning og direkte dialog med kunderne på deres hjemmearbejdspladser over Skype.

Ifølge chefkonsulent Janne Sønderby Hansen, der også er en del af Økonomistyrelsens implementeringsteam, har det krævet tæt dialog at få det hele systemmæssigt sat korrekt op ude i institutionerne, men overraskende nok, bruger teamet ikke flere ressourcer på brugervejledning end før corona-tiden:

Det har vist sig, at den tid vi sparer på transport og lokalebookinger, kan vi bruge på at mødes hyppigere og hurtigere med kunderne over Skype – gerne med et tændt kamera, fordi det giver en mere nærværende dialog. Vores sparring og support bliver faktisk mere effektivt, men ofte også mere uformel, fordi man fornemmer børn, katte og musik i baggrunden. Det, der nogle gange kan være udfordringen, er at mærke, om hele økonomiteamet i en afdeling er med, eller om der mangler videndeling og koordinering.

Vi lærer hinanden bedre at kende

En af de kunder, der har fået et helt andet implementeringsforløb med Statens Budgetsystem end ventet, er Transport- og Boligministeriets departement. Fuldmægtig i departementet, Lene Bruun Alexandersen, fortæller:

Den tætte kontakt, vi på afstand har haft med Økonomistyrelsen, har været helt afgørende for, at vi faktisk for nylig lykkedes med at lave den første udgiftsopfølgning i SBS. Det er selvfølgelig ikke det samme som at implementere et it-system ved at mødes fysisk og få direkte sparring og support. Men efter omstændighederne har det været betryggende at vide, at hjælpen ikke har været mere end et telefonopkald eller en Skype-samtale væk. Og så lærer man jo hurtigt hinanden lidt bedre at kende, når man også kan følge med i både skoleundervisning og børnepasning i baggrunden. Det har bestemt kun bidraget til det gode samarbejde.

Økonomistyrelsen forventer at alle 130 institutioner i staten vil få taget Statens Budgetsystem i brug til tiden og til den aftalte pris. Den nye plan er, at de sidste 36 institutioner skal igennem et workshopforløb efter sommerferien. Kan det ikke lade sig gøre, så går det nok også fint over Skype.