Statens budgetsystem leveret til tiden og til prisen

21-03-2019
Systemer Økonomi HR

Det er ikke hver dag, at et stort offentligt IT-projekt bliver leveret til tiden og til prisen. Det sker imidlertid med Statens Budgetsystem, der gør det nemmere for 5.500 medarbejdere i staten at holde styr på økonomien.

""

Medierne er for det meste fyldt med historier om stærkt forsinkede it-systemer, der overskrider budgetterne med millioner.

Men når Statens It-råd den 21. marts offentliggør status på de store statslige it-projekter, så er Statens Budgetsystem helt i grøn. Det store it-projekt til 120 millioner kroner er nemlig blevet leveret både til tiden og til prisen af KMD.

Ifølge kontorchef i Moderniseringsstyrelsen Simon Schulian er der to årsager til, at Statens Budgetsystem er en succes:

Vi har for det første haft en meget grundig udbudsproces, der blev tilrettelagt med et forhandlingsforløb, så alle involverede parter fik langt bedre og mere præcis forståelse af målet. For det andet har udviklingsprocessen været velstruktureret og præget af et tæt og åbent kunde-/leverandørsamarbejde og tidlig og trinvis ibrugtagning. Det betyder kort sagt, at repræsentanter for brugerne har været helt tæt på udviklingsforløbet. Det har givet tidlig erfaring med systemet og sikrer, at systemet i dag svarer godt til brugernes behov.

Simon Schulian, kontorchef i Moderniseringsstyrelsen

Disse to faktorer er naturligvis ikke tilstrækkelige alene til at skabe succes med så store it-projekter – også et højt fagligt kompetenceniveau, erfaring og forretningsforståelse hos både kunde og leverandør er helt nødvendig. Og nu begynder implementeringen af systemet, som egentlig er den vigtigste del af ethvert it-projekt. Simon Schulian uddyber:

Det tætte samarbejde med både leverandøren og brugerne er afgørende både i udviklingen og i den praktiske implementering af systemet. Det er jo nu, det skal vise sit værd i praksis.

Simon Schulian, kontorchef i Moderniseringsstyrelsen

Brugerne forventer en nemmere hverdag og et bedre overblik

Statens Budgetsystem vil i løbet af første halvår 2019 være implementeret i 49 ud af i alt 120 statslige institutioner. En af de første institutioner til at teste systemet var Miljø- og Fødevareministeriet, hvor afdelingschef David Fjord forudser, at systemet kan lette arbejdet med budgetterne, så man f.eks. slipper for manuelt at sende regneark rundt på mail:

Vi forventer en forenkling af vores arbejdsgange, og når alle institutioner er på systemet, forventer vi at kunne få et bedre samlet overblik over institutionernes budgettering – særligt ud i årene.

David Fjord, afdelingschef i Miljø- og Fødevareministeriet

I Miljø- og Fødevareministeriet er man desuden glade for at være blevet inddraget i udviklingsprocessen, men man håber samtidig, at denne inddragelse fortsætter, når systemet skal videreudvikles og endnu flere institutioner anvender og opnår erfaringer med systemet.

Når Statens Budgetsystem efter planen er fuldt ud implementeret i 2020 vil 5.500 økonomimedarbejdere i staten have glæde af systemet.

I efteråret 2018 blev systemet bag Statens Budgetsystem nomineret til den internationale SAP Quality Award.

Fakta om Statens Budgetsystem

Mange statslige arbejdspladser benytter sig i dag af forskellige regneark eller lokale systemer købt hos forskellige leverandører, når de skal holde styr på deres budgetter. Det betyder, at det daglige overblik kan være svært at opnå, ganske enkelt fordi der bruges megen energi på at validere data og holde styr på de forskellige versioner af budgetterne. Statens Budgetsystem skal procesunderstøtte budgetarbejdet i statens institutioner og bl.a. sikre, at budgetdata kun findes i én autoritativ version.

Systemet har integrationer til Navision Stat, SKS og LDV, som giver brugerne et opdateret og valideret overblik over budget og forbrug i forhold til ramme og bevilling for alle bevillingstyper. Brugergrænsefladen udgøres af excel, mens selve systemet er baseret på SAP-teknologi.

Statens HR-system

Statens Budgetsystem har også en tvillingebror i form af Statens HR-system, der skal sikre bedre og mere ensartet overblik over f.eks. ansættelsesforhold hos både ledere og medarbejdere. Systemet bliver udviklet i samarbejde med leverandøren Miracle A/S. Dette system er i øjeblikket cirka tre måneder forsinket, og en revideret tidsplan blev offentliggjort i februar. Den mindre forsinkelse betyder, at tidspunktet for projektets forventede slutdato rykkes fra august 2020 til november 2020.

Du kan finde tidsplanen for Statens HR-system her.