Ofte stillede spørgsmål om Statens Brugeradministration

Når jeres systemer skal onboardes på SBA, bliver jeres kontaktperson kontaktet direkte af Økonomistyrelsen. Her afklarer vi jeres systembehov og opsætter de første lokale brugeradministratorer og organisatoriske godkendere, så I kan komme i drift

De fleste medarbejdere oprettes automatisk via integration til Statens HR (SHR). For brugere uden en profil i SHR (f.eks. eksterne konsulenter) foretages en manuel oprettelse af en lokal brugeradministrator, som efterfølgende skal godkendes.

Dine nuværende systemroller og rettigheder overføres automatisk. Du mister derfor ikke adgang ved overgangen, men du vil møde den nye arbejdsgang i SBA, næste gang der skal ændres i dine roller.

Ja, på sigt skal Statens Brugeradministration (SBA) bruges til alt brugeradministration på de fælles digitale løsninger. Det vil dog ske gradvist, og vi orienterer løbende herom.

Ikke nødvendigvis. Det afhænger af hvad I vil som organisation, og om I har en aftale med Statens Administration til support. Der skal som minimum være én lokal brugeradministrator og én leder fra organisationen i løsningen, til at bestille og godkende roller til medarbejdere i organisation. Det er derudover også muligt for medarbejderne at bestille (anmode) om roller til sig selv.  

Hvis medarbejderen er oprettet via integrationen til Statens HR (SHR), bliver adgangen til systemerne automatisk deaktiveret, når medarbejderen stopper. Hvis medarbejderen skifter til en anden organisation i staten, skal der bestilles nye adgange i den nye organisation. Ved internt jobskifte i samme organisation bevares adgangene, og det er op til den lokale brugeradministrator og organisatoriske godkender at rette rollerne til.

Brugere uden profil i SHR (f.eks. konsulenter) skal oprettes manuelt af en lokal brugeradministrator. Disse brugere skal også slettes manuelt, når deres ansættelse ophører, da de ikke er omfattet af den automatiske deaktivering via SHR.

Ja, det er muligt at oprette et "Fællesskab", hvis man skal administrere for flere organisationer under samme ministerområde. Dette kræver opsætning fra en central brugeradministrator i Økonomistyrelsen.

En bestilling skal altid godkendes af to forskellige personer (4-øjne-princippet): 

• En organisatorisk godkender, der vurderer det arbejdsbetingede behov. 
• En systemgodkender (typisk en brugeradministrator), der vurderer, om den valgte rolle og afgrænsning er teknisk korrekt for systemet. 

Ja. Både organisatoriske godkendere og brugeradministratorer kan bestille roller på vegne af andre medarbejdere. I disse tilfælde fungerer bestilleren som det første "sæt øjne", og bestillingen skal blot have den resterende nødvendige godkendelse (enten system- eller organisatorisk).

Nej, af sikkerhedshensyn foretages bestillinger til ét system ad gangen.

Alle bestillinger ligger i en samlet pulje. Andre organisatoriske godkendere eller systemgodkendere med de rette rettigheder kan "overtage" og godkende bestillingen, så arbejdet ikke går i stå.

SBA understøtter ikke vedhæftede filer. Derfor er det obligatorisk at skrive en begrundelse for hver bestilling. Her kan du referere til eksterne sager eller mapper, hvis det er nødvendigt.

Ja, systemet sender notifikationer ved både anmodninger om godkendelse samt ved godkendelse eller afvisning af en bestilling. Du kan selv indstille, om du vil modtage notifikationer med det samme eller som en samlet opsamling et par gange om dagen. 

Denne funktion er ikke tilgængelig i den nuværende version, men er på roadmap over fremtidige udviklinger.

En funktionsrolle er en samling af systemroller, som jeres lokale administrator har oprettet for at gøre det nemmere at bestille adgange til f.eks. en bestemt jobfunktion.

En afgrænsningsprofil er en samling af forretningsområder (afgrænsninger), som rollen skal gælde for.

Nej, for at sikre kontrol og gennemsigtighed kan en bruger ikke varetage begge roller for det samme system.

Ja, det er muligt at tildele forskellige personer til at varetage godkendelsen afhængigt af, hvilket system der er tale om (f.eks. én person til Statens Budgetsystem (SBS) og en anden til Statens Regnskabsgodkendelse (SGO)).

Ja, det er muligt at trække brugerlister baseret på SBA-roller (f.eks. 'Lokal brugeradministrator' og 'Organisatorisk godkender') via rapport-funktionen i systemet.