Vellykket brugerworkshop om rejseafregninger

01-09-2022
Systemer

Brugere giver input til den gode brugeroplevelse på workshoppen ”Den rejsende”.

Brugerworkshop om rejseafregninger

Engagementet og talelysten var stor, da brugere mødtes med Økonomistyrelsens forretningsanalytikere torsdag den 25. august 2022 i styrelsens lokaler. I fokus var brugernes behov, ønsker og frustrationer, når man foretager en rejseafregning i RejsUd.

Workshoppen blev afholdt som en del af en kortlægning og planlægning forud for, at Økonomistyrelsen skal finde en løsning, som på sigt skal erstatte det nuværende RejsUd. 

Workshopdeltagerne kom fra Statens IT, VIVE, Trafikstyrelsen, Udenrigsministeriet samt Indenrigs- og Boligministeriet, mens Økonomistyrelsens Team RIF (RejsUd & IndFak) faciliterede workshoppen.

Brugerrejse og personaer bruges som afsæt for dialog

Med afsæt i en række brugerinterviews havde Team RIF udviklet personaer og en brugerrejse for rejseafregningsprocessen, og på workshoppen blev brugerne bedt om at validere materialet. For eksempel skulle de vurdere deres tilfredshed med forskellige trin i brugerrejsen. Derved bliver det muligt at skabe en oplevelsesvektor, som tydeligt synliggør de trin i processen, der i dag giver brugeren henholdsvis en positiv eller mindre positiv brugeroplevelse.

Brugerne er glade for at blive hørt

Jan Romny var en af deltagerne på workshoppen. Til daglig er han økonomimedarbejder i VIVE og arbejder med RejsUd hver dag – både som administrator, lokal supporter og almindelig bruger. Han fortæller:

Jeg synes, det var en fantastisk workshop. Vi var en lille, broget flok med forskellige baggrunde, og det gav nogle virkelig gode diskussioner. Man kunne mærke, at workshoppen var godt forberedt. Vi ramte nogle emner, alle syntes var vigtige, og hvor alle var ivrige efter at give deres besyv med. Og så er det jo også fantastisk at blive inddraget så tidligt at processen. Det er langt fra altid, at vi (brugerne) får mulighed for at blive hørt så tidligt og dermed få medindflydelse på udformningen af en ny løsning.

Pernille Gregersen var en af de andre deltagere. Hun arbejder som regnskabsmedarbejder i Indenrigs- og Boligministeriet - ligeledes som administrator, superbruger og almindelig bruger af RejsUd. Også Pernille var glad for at være med:

Det er godt, at vi bliver inddraget fra starten. På workshoppen havde vi en god dialog og en rigtig fin proces. Vi fik mulighed for at fortælle både om de ting, som er positive og negative ved den nuværende løsning – og jeg føler virkelig, at der blev lyttet til os.

Pernille har på flere måder haft udbytte af at deltage:

Jeg glæder mig meget til, når der på et tidspunkt kommer en ny løsning, og har også rigtig høje forventninger til den. Men mest af alt giver det ro i maven at få sagt tingene højt, at blive hørt og bidrage med dét, jeg kunne. Det har været meget meningsfuldt, så jeg kan kun opfordre andre til at deltage i lignende aktiviteter.

Med brugerinddragelse udvikler vi bedre løsninger

For Økonomistyrelsen er brugerinddragelse en af nøglerne til bedre it-løsninger. Teamleder Kamilla Ekholdt Gregers fortæller:

Økonomistyrelsen vil gerne tilbyde it-løsninger, som brugerne oplever som nemme, effektive og intuitive. Derfor er et af vores primære mål at styrke brugervenligheden - både på funktionalitet og design – når vi på et tidspunkt skal anskaffe en ny løsning, som erstatter det nuværende RejsUd. Her er dialogen med brugerne helt afgørende. For hvem er klogere på brugernes behov end brugerne selv?

Interessen for at deltage i brugerworkshops har været imponerende. Kamilla Ekholdt Gregers kvitterer for den store interesse:

Vi har modtaget langt flere tilmeldinger til vores workshops, end vi har haft plads til. Vi har ikke kunnet invitere alle interesserede men har udvalgt deltagere ud fra repræsentative kriterier. Vi påskønner virkelig brugernes velvilje og imødekommenhed – det er fantastisk at opleve.

Brugerworkshoppen ”Den rejsende” er én af flere RejsUd-workshops, som vil fokusere på forskellige roller og funktioner i RejsUd. Der kommer mere information i takt med at planerne for RejsUd tager form og yderligere aktiviteter sættes i gang.

Vil du læse mere om, hvordan Økonomistyrelsen arbejder med brugerinddragelse, kan du læse mere i nyheden fra marts 2022 om brugerinddragelse i forbindelse med genudbuddet af IndFak.