Tips og tricks til Navision Stat

Her er svar på typiske spørgsmål relateret til Navision Stat.

Hyppige spørgsmål

Nedenfor er samlet svar på nogle af de mest hyppige spørgsmål, der er af mere teknisk karakter.

Hvis du har spørgsmål, som ikke er nævnt nedenfor, kan du også kigge på Statens Administrations hjemmeside.

Samlet information

Glem ikke at tjekke vores brugervejledninger. Brugervejledningerne opdateres ved hver hovedrelease, når der tilføjes ny funktionalitet i Navision Stat.

Ved overgangen til 2022 har vi konstateret et problem med visse typer af data, der opbevares i Integerfelter.

Problemet opstår, hvis man forsøger at indsætte en værdi på 10 karakterer i et integerfelt og har anvendt årstallet som de første to cifre, fx i formatet YYMMDDXXXX. 

Problemet er blevet kendt som Y2K22 problematikken. Integer (Int32) felter kan kun indeholde værdier fra -2.147.483.647 og op til 2.147.483.647. For Navision Stats side er problemet set ved indsendelse af data fra fagsystemer via GIS til Batch ID-feltet, hvor visse fagsystemer sender for store værdier ind pga. af det foranstillede 2-cifret årstal, som i 2022 skifter til "22". Derved fejler integrationen, og data kan ikke indlæses i Navision Stat.

Leverandører af fagsystemer skal derfor kontrollere, om det er korrekte Integer (Int32) værdiintervaller, der benyttes til GIS Batch ID’er. Hvis ikke, skal dette rettes i fagsystemet, inden data sendes til Navision Stat.

De fleste institutioner har allerede fået oprettet nedenstående opsætning som et led af implementeringsforløbet af Statens HR. Hvis det ikke er tilfældet, kan I oprette overførslen ved at benytte følgende workaround:

Opret opgavekø
Under Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/ Opgavekøposter oprettes et nyt kort, hvor standardværdien "Rapport" bibeholdes i 'Objekttype, der skal aktiveres', mens felt 'Objekt-id, der skal aktiveres' udfyldes med "6007045".

I 'Opgavekøkategorikode' skal du indvælge en værdi fra regnskabets kategoriliste. Med handling 'Siden Rapportanmodning' tilgår du rapportens anfordring, hvor ’Opdater eksisterende kreditorer’ afmærkes.

Under oversigtspanel 'Gentagelse' skal du tage stilling til, hvor ofte og hvornår kørslen skal udføres. Dette bør koordineres med den allerede schedulerede importdatastrøm fra SHR.

Vælg overførselstidspunkt
'Opret HR Medarbejder som Rejsekreditor' kan udføres automatisk på det tidspunkt af døgnet, du selv måtte ønske.

Vi anbefaler, at medarbejderkreditoren oprettes/opdateres på daglig basis. Vælg derfor ’Aktiver hver…’ mandag til fredag og et passende ’Starttidspunkt’ uden for normal arbejdstid.

Til sidst aktiveres opgaven med handling Angiv status som klar.

Bemærk
Hvis denne eller en hvilken som helst anden af regnskabets opgavekøposter fejler, vil det fremgå af den stak/køindikator, der hedder ”Opgavekøposter med Fejl” i startsidens rollecenter. Hermed har man hele tiden et overblik over, om ens rejsekreditorer er synkroniseret med SHR.

Har du brug for hjælp?
Serviceres din institution af SAM, skal du oprette en sag via TopDesk for hjælp til at oprette ovenstående opsætning.

I dokumentet Performanceoptimering (pdf), har vi beskrevet, hvordan du selv kan sikre, at dit Navision Stat regnskab er sat op for den mest optimale afvikling af de daglige arbejdsprocesser. Og hvis du synes, at det ser lidt teknisk ud, tager du bare fat i vores økonomisupport via Serviceportalen.

Du kan komme ud for at Navision Stat klienten lukker ned, hvis du har mange vinduer åben samtidig.
Derfor anbefaler vi, at du lukker de vinduer, som du ikke benytter, hvis du vil være sikker på at klienten ikke går ned. 

Vidste du at, hvis du oplever at blive låst af anden bruger, så kan det være et trick at benytte baggrundsbogføring.  

Ved at oprette en baggrundsbogføring er det muligt at placere bogføringerne i en kø til behandling i baggrunden. Baggrundbogføring kan være en mulighed, hvis flere brugere forsøger at bogføre fx salgsordrer på samme tid, men hvor kun én ordre kan behandles ad gangen. 

Læs mere her for yderligere information om baggrundsbogføring

Hvis man, som selvejende institution, med eget Navision Stat systemansvar, udvider den standard Navision Stat løsning, der leveres af Økonomistyrelsen, er der flere ting man skal være opmærksom på i samarbejdet med eksterne konsulenter. Disse forsøger vi at adressere her.

Lokale tilretninger 

Udvidelse af den eksisterende funktionalitet benævnes normalt 'lokale tilretninger' og er typisk meget institutionsspecifikke. Nedenfor er nævnt et par af de typiske lokale tilretninger:

  • Integration med andre fakturaløsninger end IndFak
  • Tilretning af layout på salgsbilag, målrettet egne kunder
  • Integration til lokale fagsystemer, hvor det ikke har været muligt at integrere via GIS

Nej, der gælder det samme, som for almindelige brugere i regnskabet og på tværs af en Navision Stat database. ALLE brugere, uanset om disse er interne eller eksterne, SKAL udstyres med et personligt bruger ID og tilhørende personligt password.

Bruger ID'er må således hverken deles eller udlånes.
Dette regelsæt gælder for både produktions- og testdatabaser.

 

Roller og rettigheder

Konsulenter skal, ligesom almindelige brugere, tildeles lige netop de roller og rettigheder, der er nødvendige for, at de kan udføre deres arbejdsopgaver. Dvs at en konsulent skal kunne dokumentere i hvilket omfang, der findes et arbejdsbetinget behov for de rettigheder som de tildeles, herunder fx. prokuraopsætningsrettigheder eller SUPER-adgang.

Hvis man er i tvivl om, hvorvidt konsulentens argumentation er rimelig, kan man via supportportalen hos Statens Administration få hjælp til en validering.

Varighed af adgang

Konsulenter skal altid tildeles en tidsbegrænset adgang, der svarer til den periode, hvor konsulenten forventes at have behov for adgang.
Som udgangspunkt, bør man sætte denne periode så kort som muligt, og så eventuelt udvide slutdatoen, hvis behovet opstår herfor.

Adgangens regnskabsmæssige rækkevidde

Konsulentens adgang skal datamæssigt afgrænses til de regnskaber, som konsulenten er bedt om hjælp til.
Såfremt konsulentens arbejde imidlertid er tværgående for flere regnskaber på samme database, fx. ved implementering og justering af lokale funktionalitetsændringer har konsulenten automatisk et arbejdsbetinget behov for de involverede regnskaber

Adgangens geografiske rækkevidde

Som udgangspunkt skal alle data tilgås og behandles af konsulenter inden for Danmarks grænser. Hvis dette ikke er muligt, skal der forelægge dokumentation herfor, som er forelagt kunden, således at kunden kan forholde sig til det rimelige i at data tilgås uden for Danmarks grænser, når der samtidigt er krav om, at data skal opbevares på dansk grund.

 

Nej, du må gerne holde oplysninger om kreditors, debitors, medarbejders og ressources CPR-nummer i Navision Stat, men vi anbefaler, at man i så fald bruger det felt, der for hvert af de nævnte kartoteker er beregnet til CPR-nummer. Typisk vil dette felt være navngivet enten 'CPR-nr.' eller 'CPR nummer'.

Det anbefales endvidere at nye debitorer og kreditorer oprettes med udgangspunkt i en nummerserie, og således hverken baseres på CVR-numrer eller CPR-numrer.

Hvis du angiver CPR-numre i andre felter, end de dertil beregnede, gælder det imidlertid, at du ikke kan stole 100 % på den nye Navision Stat rapport, der kan anvendes i tilfælde af, at borgere gør deres indsigelsesret gældende jf. den nye EU persondataforordning.

Bemærk, at der intet i den nye EU persondataforordning, der forbyder anvendelsen af CPR-numre.

Der må gerne anføres et CPR-nummer på en kreditor, såfremt det blot angives i CPR-nummerfeltet.

Der tillades IKKE en angivelse af CPR-nummer i fx. kreditornummer feltet for rejsekreditorer. Dette skyldes, at der for rejsekreditorer, sker en udveksling af kreditornummeret mellem Navision Stat og RejsUd2, og at der er truffet beslutning om, at der IKKE må overføres CPR-numre til RejsUd.

Såfremt, regnskabet allerede indeholder kreditorer med CPR-nummer i kreditornummerfeltet, der skal markeres som rejsekreditorer ifm. overgangen til RejsUd2, sørger Økonomistyrelsen for en automatisk konvertering af kreditornummeret, forud for overgangen, således at CPR-nummeret indsat i kreditornummerfeltet erstattes af fx. en fortløbende nummerserie.

Ja, der må gerne udveksles datasæt, fx. debitorer indeholdende CPR - numre, i CPR-nummer feltet, mellem Navision Stat og fagsystemet, med mindre at fagsystemet forbyder det.

Forordningen forventes at være implementeret i Danmark senest 25.05.2018.

Navision Stat 9.0 (frigivet medio november 2017), inkluderer de nødvendige rapporteringsmuligheder.

Retten til at blive glemt, og dermed få slettet sine data, skal kunne efterkommes med mindre, at det er i strid med Regnskabsbekendtgørelsens § 44 om opbevaring af regnskabsmateriale og borgerens egen interesse.

Derfor vil det være meget atypisk at en borger, medarbejder eller anden samarbejdspartner, hvorom, der holdes data i Navision Stat, kan kræve sine data slettet.

Det gælder endvidere:

  • at gyldigt regnskabsmateriale skal gemmes i minimum 5 år regnet fra regnskabsårets afslutning.
  • at det vil være teknisk og datakonsistensmæssigt uforsvarligt at slette udvalgte transaktionsdata.

Retten til ’Dataportabilitet’ finder jf. databeskyttelsesforordningens artikel 20 stk. 3 ikke anvendelse på behandling, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse og gælder derfor ikke for Navision Stat. 

Kopiering af data til andet system

Hvis man, på trods af ovenstående, skulle blive mødt om krav om kopiering - men UDEN sletning af udgangsdata - kan dette imidlertid imødekommes ved en afvikling af Navision Stat rapporten 'Persondata registreret pr. CPR-nummer’ med option 'Udlæsning til Excel'. 

Der er ikke stillet specifikke krav til udlæsningsformatet. Derfor vil det være tilstrækkeligt - og i langt de fleste tilfælde også det smarteste - at udlæse de registrerede data i Excelformat. Udlæsningen udlæser en kopi af alle data, der er registreret på et givet CPR-nummer, uanset om der er tale om stamdata eller transaktionsdata som fx. kreditorposteringer, debitorposteringer, etc.

Indsigtsretten fordrer, at en borger, medarbejder eller anden samarbejdspart kan kræve at få fuld indsigt i de data, der er registreret på personens CPR-nummer. Disse data kan udtrækkes via den nye NS9.0 rapport 'Persondata registreret pr. CPR-nummer’

Rapporten gør det muligt at udtrække alle de data for regnskabet, der er tilknyttet et specifikt CPR-nummer, på tværs af både stamdata og transaktionsdata for hhv.: Debitorer, kreditorer, ressourcer, medarbejdere og ansættelsesforhold.

Med henblik på at understøtte både dokumentations- og dataporteringskrav, kan rapporten udlæses til både PDF og Excel.

Det er muligt at sløre det valgte CPR-nummer ved udskrift

Rapporten er bygget med en sidenummerering af typen side x og y, således at det fremgår tydeligt, hvorvidt, der er trukket og leveret en komplet rapport.

Rapporten inkluderer følgende læsevejledning:

Rapporten viser persondata for CPR-nummer [CPR-nummer], der aktuelt gemmes af myndigheden [Virksomhedsnavn] med CVR-nummer [CVR-nummer] for regnskabet [regnskabsnavn] i økonomisystemet.

Visningen er afhængig af det valgte udtræksfilter for rapporten, og fremgår øverst af rapporten. Visningen er, uanset det valgte filter, ikke udtømmende, såfremt myndigheden holder persondata for CPR-nummeret andre steder end i regnskabet [regnskabsnavn] i Navision Stat. Dette er ligeledes gældende ved udlæsning af data til Excel. For enhver afklaring af disse forhold, henvises til den relevante myndighed.

Placering: Afdelinger/Opsætning/It-administration/Rapporter og analyse

Navision Stat databaser under Økonomistyrelsens systemansvar

Der må som udgangspunkt IKKE angives følsomme persondata eller personhenførbare data i fritekstfelter beregnet til andre formål, fx beskrivelses- og bemærkningslinjefelterne.

Vær opmærksom på at beskrivelsen af fx en ydelse, i kombination med personoplysninger på fx en faktura, kan udgøre følsomme persondata, og derfor SKAL undgås.   

Dette gælder ligeledes i de tilfælde, hvor skrivningen foretages via den generiske integrationssnitflade, GIS.

Navision Stat databaser  med eget systemansvar

Hvis der skrives følsomme persondata eller personhenførbare data i fritekstfelter beregnet til andre formål, fx beskrivelses- og bemærkningslinjefelterne, er det institutionens eget ansvar at bygge den nødvendige funktionalitet for begrænsning af adgang og tilhørende logning samt sørge for den korrekte anmeldelse til Datatilsynet.

Dette gælder ligeledes i de tilfælde, hvor skrivningen foretages via den generiske integrationssnitflade, GIS.

Hvis du skal hente data via Excel eller andre systemer publiceret/installeret på samme klient, skal du oprettes direkte på databasen via MS SQL serveren, som database reader. Såfremt din Navision Stat installation hostes hos SIT eller KMD skal du tage kontakt til Økonomistyrelsen via Serviceportalen. I alle andre tilfælde, bør du kontakte Intern IT.

Som udgangspunkt læses der nemmest fra Navision Stat via Den generiske integrationssnitflade (GIS).

Hvis du skal hente/læse data fra Navision Stat via et eksternt system, uden at anvende GIS-konceptet, skal der oprettes en systembruger (database reader) direkte på databasen via MS SQL serveren. Samtidigt skal der eventuelt foretages portåbninger i firewallen. Bemærk at systembrugeren vil få adgang til at læse alle data, hvorfor der efterfølgende eventuelt skal ske en afgrænsning af data forud for præsentation for bruger i det modtagende system.

Hvis din Navision Stat installation er hostet hos enten KMD eller SIT skal du tage kontakt til Økonomistyrelsen via Serviceportalen.
I alle andre tilfælde, bør du kontakte Intern IT.

Alle skrivninger til Navision Stat skal, for kunder regnskabsmæssigt serviceret af SAM, foregå via Den generiske integrationssnitflade (GIS).
Øvrige kunder kan selv frit definere alternative udvekslingsmodeller, men er naturligvis meget velkomne til ligeledes at udveksle efter GIS konceptet.

Modtagelse af leverandører fakturaer (kreditorer)

Uanset om der modtages e-bilag via IndFak eller direkte fra afsender til Navision Stat, så gælder det at Navision Stat automatisk erstatter alle beskivelsesfelter med en standardtekst ved indlæsning til Navision Stat, såfremt afsender har markeret bilaget, eller bilagene, som indeholdende følsomme persondata ved afsendelsen.

Navision Stat ændrer aldrig i de medsendte originalbilag, der modtages, men såfremt disse er afsendt med markering for følsomme persondata, vil det kræve særlige Navision Stat rettigheder at tilgå bilagene, ligesom forsøg på adgang vil blive logget, uanset om adgangen er autoriseret eller ej.

Afsendelse af kundefakturaer (debitorer)

Navision Stat indeholder IKKE følsomme persondata, og derfor findes der ikke funktionalitet for en markering af, at der afsendes følsomme data via elektronisk fakturering/nemhandel.

Ved afsendelse af selve salgsfakturaen - indeholdende almindelige data - er det imidlertid muligt at vedhæfte øvrige egne bilag. I dette scenarie, skal man som kunde - og dataejer - være opmærksom på at man som, som afsender, er forpligtiget til at foretage en markering for afsendelse af følsomme persondata.

Da denne markering IKKE kan foretages i Navision Stat, er det således ikke tilladt at sende normale salgsfakturaer indeholdende almindelige data, hvis disse er tilknyttet ekstra bilag (genereret udenfor Navision Stat) indeholdende følsomme persondata.

I udvekslingen imellem Navision Stat og IndFak2, overføres aliaskoder fra Navision Stat til IndFak2 for fuld udfoldning af konteringsforslag på bilag i IndFak2 med efterfølgende mulig manuel konteringsoverskrivning. Ved godkendelse overføres bilaget fra IndFak2 til Navision Stat med fuld kontering. Så snart alias er udfoldet på IndFak2, er aliaskoden i bedste tilfælde overflødig og i værste tilfælde misvisende. Derfor overføres selve aliaskoden ikke fra IndFak2 til Navision Stat.

Når det nye EU faktureringsdirektiv træder i kræft i Danmark den 18. april 2019, forpligtiges alle statslige myndigheder til at kunne modtage fakturaer og kreditnotaer fra europæiske leverandører via UBL eller CII-formatet, baseret på en AS4-protokol.

Denne udvidelse sker parallelt med den eksisterende udveksling af handelsbilag via OIOUBL over Nemhandel infrastrukturen for danske leverandører og danske offentlige modtagere.

Via Navision Stat brugervejledninger og relevant version kan du finde en Rapportoversigt, der viser alle de rapporter som Navision Stat (gældende version) indeholder, og som kort beskriver formålet med rapporten.
Her kan du ligeledes se, hvordan du finder rapporterne i Navision Stat.

Fra og med Navision Stat version 9.5.003 er det muligt at indlæse valutakurser via en serviceurl fra Danske Bank. Med opgraderingen til NS9.5.003 eller Navision Stat 9.6 er oprettet en opgavekøpost for scheduleret automatisk opdatering af valutakurser.

Opgavekøposten er oprettet med forslag til opsætningsværdier, og hvis man er enig i denne opsætning, skal man blot vælge handlingen ’Angiv status som Klar’ på ”Update Currency Exchange Rates” under Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Opgavekø/Opgavekøposter. Hermed vil regnskabets valutaer automatisk blive opdateret med kurser, jf. opsætning på opgavekøpostens oversigtspanel ’Gentagelse’.

Husk, at dagens valutakurser først udgives midt på eftermiddagen, hvorfor man i praksis står sig bedst ved at opdatere sit regnskab med gårsdagens kurser før dagens første bogføringer.

Man kan også opdatere sine valutakurser manuelt under Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/Valuta/Valutaer, bånd START, gruppe Valutakurstjeneste, handling ’Opdater valutakurser’.

Til brug for selve kommunikationen skal NS Web API Invoker være opsat under Programopsætning/Generel Integration/Web API Integration/NS Web API Invoker Opsætning.

Benyt Installationsvejledning til NS Web API Invoker v. 1.1.pdf

Såfremt der sendes betalinger til Nemkonto eller Danske Bank via den direkte integration, skal du altid benytte 'Udbetalingskladder PM'.

Hvis du derimod har behov for at udveksle med andre banker, hvor der ikke er etableret automatiseret udveksling, og der derfor skal ske en manuel udlæsning og efterfølgende indlæsning af filer, skal du vælge 'Udbetalingskladder'.

Nye forslag

Hvis du tidligere har fået et svar, som du tænker, at andre kan have glæde af, eller du omvendt har et spørgsmål, hvor du tænker, at besvarelsen kunne have generel interesse, er du meget velkommen til at oprette en sag i TopDesk, så vi kan vise den under Tips og Tricks for Navision Stat.