Implementering af indkøbsmodul i IndFak

Implementeringsforløb for indkøbsmodulet i IndFak

Implementeringen omhandler opsætning og ibrugtagning af indkøbsmodulet i IndFak. Her understøttes områder, hvor afsendelse af ordrer via systemet giver en procesforbedrende effekt. Implementeringsforløbet løber over 1-2 måneder med nedenstående aktiviteter:

1. Opstartsmøde  - og evt. planlægningsworkshop: Formålet med opstartsmødet er, at give koncernindkøber/tovholder samt koncernledelsen på økonomi- og administrationschefniveau en introduktion til det nye indkøbscirkulære. Samt at orientere om den forstående forandringsproces ved at indføre digitalt indkøb for ministerområdet. 

2. Opsætningsworkshop:  Formålet med opsætningsworkshoppen er bl.a. at introducere organisationens udvalgte brugere for det kommende indkøbscirkulære samt best practice for indkøbsprocessen. Brugerne på workshoppen vil blive introduceret til opsætning af indkøbsmodulet og vil kunne foretage de nødvendige opsætninger for egne organisationer.

3. Indkøbssworkshop: Formålet med workshoppen er at teste egne indkøbsopsætninger og introducere brugerne for den mere praktiske del med udgangspunkt i indkøbsflowet i egen organisation. Indkøbssystemet afprøves med egne ordrer.

Udrulning af indkøb og inspirationsdag

Vi har i løbet af 2019 gennemført et implementeringsforløb på indkøb for samtlige Statsinistutioner, som anvender IndFak. De Statslige institutioner, er omfattet nyt indkøbscirkulære gældende pr. 1/3-2020. hvor der skal anvendes digitalt indkøb på varekataloger, som er underlagt de forpligtende aftaler.

Selvejendende institutioner er ikke omfattet cirkulæret, men har mulighed for at indgå i et implemteringsforløb, for at kunne benytte indkøbsmodulet i IndFak. Henvendelse rettes til postkassen 

Inspirationsdag om Indkøb

Økonomistyrelsen vil afholde indkøbsinspirationsdag omhandlende digitalt indkøb, som en fortsættelse af implementeringsforløbet. Den afsatte dag marts, er dog grundet omstændighederne i forhold til COVID-19, flyttet lidt ud i fremtiden. Det vil blive udmeldt, når vi er kommet en nærmere dato.

Implementeringsteamet har udarbejdet nogle korte videoer, som teaser til workshops på indkøbsinspirationsdagen og til inspiration til digitalt indkøb generelt.

De små videoer  omhandler følgende emner:

1. Se video til ws1 Cirkulære om e-handel og måling på dette. 
2. Se video til ws2 Best practice for organisering af indkøb. 
3. Se video til ws3 Indkøbsopsætning i IndFak. 
4. Se video til ws4 Gennemgang af ordre- og matchflow 
5. Se video til ws5 Gennemgang af indholdsansvarlig og aftalemodulet  

Der er også udarbejdet materiale og e-læring, som kan hjælpe jer med opsætning og anvendelse af IndFak. Find vejledninger til indkøb her