Kom godt i gang

Her kan du læse om, hvordan I får implementeret indkøbs- og fakturahåndtering i IndFak.


Statslige og selvejende institutioner, som benytter Navision Stat, kan få opsat to moduler i IndFak til at understøtte deres processer til indkøbs- og fakturahåndtering.

I forbindelse med at systemet tages i brug, skal I gennemføre et implementeringsforløb. Det er en forudsætning, at I først implementerer fakturamodulet i IndFak, før I kan koble indkøbsmodulet til. 

Nedenfor kan du læse om, hvordan implementeringen af de to moduler foregår.

Vil du vide mere, kan du skrive en mail til  

Implementering af faktura- og indkøbsmodulet

Implementering af fakturamodulet vil typisk forløbe over 4 uger. Her deltager institutionen i et opstartsmøde, to workshopdage og sørger for den forberedelse, som er nødvendig for at tage modulet i brug.

Opstart og workshopforløb
På opstartsmødet får du status vedrørende IndFak samt en gennemgang af implementeringsforløbet.

Workshopdag 1 er en introduktions- og undervisningsdag for centrale superbrugere, centrale fakturafordelere og administratorer.

Workshopdag 2 er hovedsagelig for administratorer. Med administratorer menes de medarbejdere, der skal oprette nye brugere, opsætte prokura, lave filtre mv. Denne dag har vi fokus på opsætning og oplæring.

Inden opsætningsworkshop skal institutionerne indsende oversigt over deres organisations disponenthierarki, så fakturaer automatisk kan sendes i godkendelsesflow i IndFak.

Den aktuelle stamdataoverførsel i Navision Stat vil være opsat til at blive sendt til IndFak hver nat. Det er i IndFak muligt at opsætte udeladelsesfiltre, som sikrer, at nogle konteringsværdier ikke overføres og således fremgår i søgefeltet.

Sådan kommer brugerne i gang
I modtager opstartsmateriale, som hjælper til at tage fakturamodulet i brug. Materialet viser, hvordan men kommer på systemet og udfører de første aktiviteter. Velkomstmail og andet materiale er tænkt som generiske eksempler, som I selv tilpasser.

Normalt tager det 1-2 måneder at gennemføre en standard implementering af IndFaks indkøbsmodul, som omfatter opsætning og undervisning af brugere i systemets funktionalitet ud fra Best Practice.

Vi anbefaler at dele forløbet op i to faser. I første fase lærer brugerne simple standardkøb på tilgængelige katalogaftaler. Når indkøbsmodulet har været i brug i et stykke tid, sættes anden fase i gang, hvor brugerne lærer at benytte lokale aftaler, fritekst- og stående ordrer.

Forløbets første fase indeholder følgende hovedaktiviteter:

1. Opstartsmøde - evt. planlægningsworkshop
Opstartsmødet giver en overordnet introduktion til e-handel og den forstående forandringsproces, når I indfører digitalt indkøb.

2. Opsætningsworkshop
På workshoppen introduceres organisationens udvalgte brugere for det kommende indkøbscirkulære samt best practice for indkøbsprocessen. Brugerne lærer at foretage opsætning af indkøbsmodulet og vil efterfølgende kunne gennemføre de nødvendige opsætninger for organisationen. 

3. Indkøbsworkshop
På workshoppen får brugerne mulighed for at afprøve indkøbsopsætninger og bliver introduceret til den mere praktiske del af indkøbsflowet, fx at afsende en ordre fra egen organisation.

Derudover kan institutionen tilkøbe yderligere bistand efter behov, fx. i forhold til den organisatoriske implementering og aktivering af de lokale leverandører, der e-handles med.

Inspirationsvideoer og materiale
Der er udarbejdet vejledninger og e-læring, som kan hjælpe med at benytte IndFak’s indkøbsmodul. Dertil kan I se korte videoer som inspiration til at komme godt i gang med e-handel.

Find vejledninger til indkøb her  

Find videoer til indkøb her 

Fordele ved at benytte IndFak

Statslige institutioner er omfattet et indkøbscirkulære gældende pr. 1/3-2020, der stiller krav til at anvende digitalt indkøb på varekataloger, som er underlagt de forpligtende aftaler. IndFak gør det nemt for institutionerne at leve op cirkulæret.

Selvejende institutioner er ikke omfattet cirkulæret men har mulighed for at benytte indkøbsmodulet i IndFak og opnå de fordele, som systemet giver.