Kom godt i gang

Her kan du læse om implementering af indkøbs- og håndtering med IndFak

Institutioner med Navision Stat har i første fase fået implementeret og opsat fakturadelen i IndFak. Se afsnit om målgruppe

Herefter har der været et forløb hvor indkøbsdelen også er blevet implementeret hos de Statslige ministerområder og en række selvejende institutioner. 

Vil du vide mere, kan du skrive en mail til  

Læs om IndFak implementering, ved at folde ud

Dette afsnit handler om opsætning og ibrugtagning af indkøbsmodulet i IndFak. Her understøttes områder, hvor afsendelse af ordrer via systemet giver en procesforbedrende effekt. Implementeringsforløbet løber over 1-2 måneder med nedenstående aktiviteter:

Workshop og forløb - indkøbsdelen

1. Opstartsmøde  - og evt. planlægningsworkshop: Formålet med opstartsmødet er, at give koncernindkøber/tovholder samt koncernledelsen på økonomi- og administrationschefniveau en introduktion til det nye indkøbscirkulære. Samt at orientere om den forstående forandringsproces ved at indføre digitalt indkøb for ministerområdet. 

2. Opsætningsworkshop:  Formålet med opsætningsworkshoppen er bl.a. at introducere organisationens udvalgte brugere for det kommende indkøbscirkulære samt best practice for indkøbsprocessen. Brugerne på workshoppen vil blive introduceret til opsætning af indkøbsmodulet og vil kunne foretage de nødvendige opsætninger for egne organisationer.

3. Indkøbssworkshop: Formålet med workshoppen er at teste egne indkøbsopsætninger og introducere brugerne for den mere praktiske del med udgangspunkt i indkøbsflowet i egen organisation. Indkøbssystemet afprøves med egne ordrer.

Der er udarbejdet materiale og e-læring, som kan hjælpe jer med opsætning og anvendelse af IndFak. Find vejledninger  til indkøb her  

Udrulning af indkøb i Staten

Vi har i løbet af 2019 gennemført et implementeringsforløb på indkøb for samtlige Statsinistutioner, som anvender IndFak. De Statslige institutioner, er omfattet nyt indkøbscirkulære gældende pr. 1/3-2020. hvor der skal anvendes digitalt indkøb på varekataloger, som er underlagt de forpligtende aftaler.

Selvejendende institutioner er ikke omfattet cirkulæret, men har mulighed for at indgå i et implemteringsforløb, for at kunne benytte indkøbsmodulet i IndFak. Henvendelse rettes til postkassen 

Inspirationsdag om Indkøb

Økonomistyrelsen vil afholde indkøbsinspirationsdag omhandlende digitalt indkøb, som en fortsættelse af implementeringsforløbet. Den afsatte dag marts, er dog grundet omstændighederne i forhold til COVID-19, flyttet lidt ud i fremtiden. Det vil blive udmeldt, når vi er kommet en nærmere dato. 

Implementeringsteamet har udarbejdet nogle korte videoer, som teaser til workshops på indkøbsinspirationsdagen og til inspiration til digitalt indkøb generelt. Find videoer til indkøb her  

 

 

 

Dette afsnit omhandler implementering og opsætning i fakturadelen i IndFak.

Implementeringen for de enkelte institutioner vil typisk forløbe over 4 uger, hvor institutionen skal deltage i et opstartsmøde samt 2 workshops.

Nedenstående viser hvilke opgaver der skal forberedes og gennemføres, undervejs i implementeringsforløbe

Workshop præsentationer til IndFak - Fakturadel

Under implementeringsforløbet er der et opstartsmøde og to workshop dage, som institutionerne skal deltage i.

På opstartsmødet får du status vedrørende IndFak samt en gennemgang af implementeringsforløbet.

Workshop dag 1 er en introduktions/undervisningsdag for centrale superbruger, centrale fakturafordeler og administratorer.
Workshop dag 2 en opsætnings- og oplæringsdag (hovedsagligt for administratorer). Med administratorer menes de personer der skal oprette nye bruger, opsætte prokura, lave filtre mv.

Disponent-hierarki i IndFak

I IndFak skal der opsættes et disponent hierarki, således dokumenterne automatisk kan sendes videre til godkenderne. Inden opsætningsworkshop skal institutionerne indsende oversigt over deres organisationshierarki.

Opsætning af Navision Stat

I forbindelse med overførsel af stamdata fra Navision Stat er det muligt at opsætte udeladelses filtre. Udeladelsesfiltre benyttes til at filtrere de data (fx. dimensionsværdier), der ikke skal overføres til IndFak.

Den aktuelle dimensionsopsætning i Navision Stat overføres til IndFak. Alle spærrede dimensioner og dimensionsværdier overføres ikke, og det ikke er muligt at kontere på spærrede dimensionskombinationer i IndFak.

Idriftsættelse af brugere på IndFak

Vi har udarbejdet opstartsmateriale i forbindelse med at IndFak tages i brug i den enkelte institution. Materialet viser hvordan du kommer på systemet og udfører de første aktiviteter. Velkomstmail og andet materiale, er tænkt, som generiske eksempler, institutioner selv kan tilpasse.