Leverandøraktivering og kataloghåndtering i IndFak

Indholdsansvarlige og vareleverandører kan her finde materiale til bl.a til aflevering af kataloger og ordremodtagelse fra IndFak.

Ved ibrugtagning af indkøbsdelen i IndFak er det væsentligt, at vareleverandører der anvendes til e-handel er aktiveret i systemet. 

I forbindelse med aktivering af jeres leverandører og håndtering af kataloger på IndFak, har Økonomistyrelsen valgt at overdrage opgaven af selve aftale/katalogadministrationen og leverandøraktiveringen til Mercell.

Alle øvrige spørgsmål til applikationen, og hvordan løsningen anvendes i det daglige besvares af Statens Administration via serviceportalen.

Der stilles særlige krav til leverandører om e-handel i rammekontrakterne i de fællesstatslige indkøbsaftaler under Statens Indkøb (kaldet SI-aftalerne) for, at kunne understøtte Statens indkøbs- og fakturahåndteringssystem, IndFak.

Kravene til leverandører på SI/SKI-aftalerne er blandt andet at kunne:

  • levere digitale varekataloger, typisk foregår det igennem katalogskabelon på SKI.dk
  • modtage en elektronisk ordre
  • afsende faktura på baggrund af ordre og dermed skabe match

Læs mere om FM-aftaler som er indgået af Statens Indkøb

Kataloger på de aftaler, som er tilgængelige i SKI, vil blive håndteret centralt og opdateret i IndFak. Dvs. de hentes til IndFak og deles med din institutions lokale Indholdsansvarlige, som herefter kan dele med brugere i egen organisation, så der kan handles på disse aftaler. Indholdsansvarlige skal kun dele nye aftaler IndFak, da der ved fx. pris og sortimentændringer, vil ske en automatisk opdatering. 

Hvis I som institutionen har ønske om, at få oprettet ny leverandør i IndFak, har jeres indholdsansvarlig selv mulighed for at aktivere leverandøren i IndFak og derved er det uden omkostninger. 

Der skal aktiveres leverandører og tilføjes en aftale, når man fx ønsker at benytte leverandøren til

  • - kontrakt- og aftalestyring
  • - oprette tekstordre og evt. afsende til leverandør
  • - modtage kataloger og afsende ordre
  • - opsætte punch-out til leverandørens web-side

Der er lidt forskel på om leverandøren blot er en fritekst-leverandør, katalogleverandør eller punchout-leverandør.

Fælles for alle 3 er, at der skal indhentes information om, hvor ordrer skal sendes hen. For lokale leverandører (dvs. jeres egne aftaler) kan vores systemleverandø bistå jer ift. aktivering og support.

I kan finde beskrivelse af processen samt yderligere info på Mercell site  indfak2.dk/supplieractivation 

Når I er vareleverandører til kunder i IndFak, kan I aflevere jeres kataloger til IndFak, hvorved indkøber får mulighed for at afgive sin ordre direkte fra indkøbsmodulet i IndFak.

I har ligeledes mulighed for at få etableret en punch-out integration til jeres egen web-portal, som trækker varerne tilbage til indkøbskurven i IndFak. 

 

I vil i samarbejde med jeres kunde skulle igangsætte processen og aflevere de info, som sikrer I kan oprettes i IndFak. 

Formularer og øvrig info vil I finde på vores systemleverandørs hjemmeside indfak2.dk/suppliersupport

 

Det er for jer som leverandører uden omkostninger, at benytte IndFak til at aflevere kataloger og modtage ordrer.

 

OIOUBL indeholder standarder for alle væsentlige forretningsdokumenter til understøttelse af e-handelsprocessen.

NemHandel er den samlede betegnelse for de officielle standarder til udveksling af e-handelsdokumenter, hvor OIOSI (OIO serviceorienteret infrastruktur) indeholder stakken af profiler til udveksling  via RASP, mens OIOUBL indeholder format standarder for selve e-handelsdokumenterne.

NemHandel indeholder også en række referenceimplementeringer af standarderne, herunder en e-mail klient.

OIOXMLer en fællesoffentlig standard for navngivning og design af XML-baserede meddelelser til anvendelse i dataudveksling mellem offentlige myndigheder. OIOXML elektronisk regning er betegnelsen for den oprindelige Standard for elektroniske regninger (baseret på UBL 0.7).

Nedenstående tabel viser de profiler som leverandørerne skal opfylde ved fuld elektronisk e-handel:

  OrdAdv-BilSim-1.0    CatExt-1.0
Invoice x  
Creditnote x  
Reminder x  
Order x  
OrderChange x  
OrderCancellation x  
OrderCancellation x  
OrderResponce x  
OrderResponceSimple x  
Catalogue   x
CatalogueSpecificationUpdate   x
CataloguePricingUpdate   x
CatalogueDeletion   x
ApplicationResponce  Valgfri Valgfri

 

At leverandørerne skal understøtte fakturamatch medfører, at leverandøren skal understøtte processerne og dokumenterne i profilerne OrdAdvBilSim og CatExt.