Installation og drift af IndFak

Lokale administratorer og indholdsansvarlige kan her finde materiale af teknisk karakter.

Her finder du oversigt over releases for IndFak og RejsUd samt information, som er relevant for samarbejde med jeres leverandører.

Officielle releases 2021

Måned Dokument Fokus
Marts 2021 Release note - Mercell 79b Faktura
Marts 2021 Release note Mercell 79 Indkøb og Faktura
Marts 2021 Release note Ibistic 114a Rejseafregning
Marts 2021 Release note - Ibistic 114 Rejseafregning og Faktura
Februar 2021 Release note - Tricom 78 Indkøb og Faktura
Januar 2021 Release note - Ibistic 113 Faktura

Officielle releases 2020

Måned

 Dokument Fokus
December 2020 Release note - Tricom 77 Indkøb og Faktura
Oktober 2020 Release note - Tricom 76b Hotfix Dataadministration
Oktober 2020 Release note - Tricom 76b Rejseafregning, Faktura og Indkøb
September 2020 Release note - Tricom 76 Indkøb og Faktura
September 2020 Release note - Ibistic Release 112 Rejseafregning
September 2020 Release note - Ibistic Integration Release 1006 Rejseafregning og Faktura
Juli 2020 Release note - Ibistic Release 111 Rejseafregning og Faktura
Juni 2020 Release note - Tricom 75 Rejseafregning, Faktura og Indkøb
Juni 2020 Release note - Ibistic Release 110b Hotfix Rejseafregning og Faktura
Juni 2020 Release note - Ibistic Release 110a Hotfix Rejseafregning
Juni 2020 Release note - Tricom 74 Indkøb og Faktura
Maj 2020 Release note - Emergency Deployment Ibistic Integration Release 1005 Test og Prod Rejseafregning og Faktura
Maj 2020 Release note - Ibistic 110 Rejseafregning og Faktura
Maj 2020 Release note - Ny Tiger Administration Rejseafregning, Faktura og Indkøb
Maj 2020 Release note - Tricom 73 Indkøb og Faktura
April 2020 Release note - Tricom 72a Indkøb
Februar 2020 Release note - Emergency Deployment Ibistic Release 109a  Rejseafregning og Faktura
Februar 2020 Release note - Ibistic 109 & Ibistic Integration 1004 Rejseafregning og Faktura
Februar 2020 Release note - Tricom 72 Indkøb og Faktura

Schematronvalideringer - En teknisk sikring af data, der udveksles via elektronisk fakturering

Erhvervsstyrelsen frigiver typisk justeringer til de eksisterende schematronvalideringer til hhv. OIOUBL (danske E-bilag) og PEPPOL (europæiske E-bilag), for lovpligtig implementering 2 gange årligt.
Valideringerne understøtter kontrol af, at de data, der modtages via E-bilag, hænger sammen inden for de beregningsområder, der er udtaget i valideringerne, fx at antal * beløb = korrekt summeret beløb.

Deadline for behandlingstid

Disse schematronjusteringer skal implementeres lidt forskelligt afhængigt af, om Erhvervsstyrelsen strammer valideringen (typisk) eller slækker samme (meget sjældent). Implementeringen kan således risikere at "låse bilag inde i" INDFAK, hvis fx. implementeringen sker for hurtigt eller i forkert rækkefølge. Derfor har Økonomistyrelsen sammen med Statens Administration været nødsaget til at fastlægge en deadline for rimelig behandlingstid for E-bilag modtaget via IndFak.

Det er således besluttet pr. 04.07.19, at E-bilag modtaget i IndFak skal varemodtages, konteres og godkendes for oversendelse til Navision Stat inden for 6 uger (regnet fra modtagelsesdatoen i IndFak). Alternativt risikere E-bilaget at "strande" i IndFak i tilfælde af en lovpligtig stramning af schematronvalideringen.

Ved ibrugtagning af indkøbsdelen i IndFak er det væsentligt, at vareleverandører der anvendes til e-handel er aktiveret i systemet. 

I forbindelse med aktivering af jeres leverandører og håndtering af kataloger på IndFak, har Økonomistyrelsen valgt at overdrage opgaven af selve aftale/katalogadministrationen og leverandøraktiveringen til Tricom. 

Alle øvrige spørgsmål til applikationen, og hvordan løsningen anvendes i det daglige besvares af Statens Administration via serviceportalen.

Der stilles særlige krav til leverandører om e-handel i rammekontrakterne i de fællesstatslige indkøbsaftaler under Statens Indkøb (kaldet SI-aftalerne) for, at kunne understøtte Statens indkøbs- og fakturahåndteringssystem, IndFak.

Kravene til leverandører på SI/SKI-aftalerne er blandt andet at kunne:

  • levere digitale varekataloger, typisk foregår det igennem katalogskabelon på SKI.dk
  • modtage en elektronisk ordre
  • afsende faktura på baggrund af ordre og dermed skabe match

Læs mere om FM-aftaler som er indgået af Statens Indkøb

Kataloger på de aftaler, som er tilgængelige i SKI, vil blive håndteret centralt og opdateret i IndFak. Dvs. de hentes til IndFak og deles med din institutions lokale Indholdsansvarlige, som herefter kan dele med brugere i egen organisation, så der kan handles på disse aftaler. Indholdsansvarlige skal kun dele nye aftaler IndFak, da der ved fx. pris og sortimentændringer, vil ske en automatisk opdatering. 

Aftaler som ligger i SKI og under Statens Forpligtende, vil blive styret centralt. Dvs. at aftaler med kataloger vil stilles til rådighed i IndFak. Når kataloget er delt første gang, vil priser og sortiment blive opdateret automatisk, hvis der sker ændringer, som er godkendt på topniveau. Hvis I oplever at kataloger ikke er opdateret i IndFak, skal jeres indholdsansvarlige kontakte Tricom.

Hvis I som institutionen har ønske om, at få oprettet ny leverandør i IndFak, har jeres indholdsansvarlig selv mulighed for at aktivere leverandøren i IndFak og derved er det uden omkostninger. 

Der skal aktiveres leverandører og tilføjes en aftale, når man fx ønsker at benytte leverandøren til

- kontrakt- og aftalestyring

- oprette tekstordre og evt. afsende til leverandør

- modtage kataloger og afsende ordre

- opsætte punch-out til leverandørens web-side

Der er lidt forskel på om leverandøren blot er en fritekst-leverandør, katalogleverandør eller punchout-leverandør. Fælles for alle 3 er, at der skal indhentes information om, hvor ordrer skal sendes hen. 
For lokale leverandører (dvs. jeres egne aftaler) kan Tricom bistå ift. aktivering og support. I kan finde beskrivelse af processen samt yderligere info på Tricoms site  indfak2.dk/supplieractivation 

Når I er leverandører til kunder i IndFak, kan I aflevere jeres kataloger til IndFak, hvorved indkøber får mulighed for at afgive sin ordre direkte fra indkøbsmodulet i IndFak.
I har ligeledes mulighed for at få etableret en punch-out integration til jeres egen web-portal, som trækker varerne tilbage til indkøbskurven i IndFak. 

I vil i samarbejde med jeres kunde skulle igangsætte processen og aflevere de info, som sikrer I kan oprettes i IndFak.

Det er systemleverandøren Tricom, som vil bistå jer i den tekniske del af processen.
Formularer og øvrig info vil I finde på Tricoms hjemmeside indfak2.dk/suppliersupport

OIOUBL indeholder standarder for alle væsentlige forretningsdokumenter til understøttelse af e-handelsprocessen.

NemHandel er den samlede betegnelse for de officielle standarder til udveksling af e-handelsdokumenter, hvor OIOSI (OIO serviceorienteret infrastruktur) indeholder stakken af profiler til udveksling  via RASP, mens OIOUBL indeholder format standarder for selve e-handelsdokumenterne.

NemHandel indeholder også en række referenceimplementeringer af standarderne, herunder en e-mail klient.

OIOXMLer en fællesoffentlig standard for navngivning og design af XML-baserede meddelelser til anvendelse i dataudveksling mellem offentlige myndigheder. OIOXML elektronisk regning er betegnelsen for den oprindelige Standard for elektroniske regninger (baseret på UBL 0.7).

Nedenstående tabel viser de profiler som leverandørerne skal opfylde ved fuld elektronisk e-handel:

  OrdAdv-BilSim-1.0    CatExt-1.0
Invoice x  
Creditnote x  
Reminder x  
Order x  
OrderChange x  
OrderCancellation x  
OrderCancellation x  
OrderResponce x  
OrderResponceSimple x  
Catalogue   x
CatalogueSpecificationUpdate   x
CataloguePricingUpdate   x
CatalogueDeletion   x
ApplicationResponce  Valgfri Valgfri

 

At leverandørerne skal understøtte fakturamatch medfører, at leverandøren skal understøtte processerne og dokumenterne i profilerne OrdAdvBilSim og CatExt.