Uddybning af opdatering af Statens HR i december 2021

Roadmap er en produktkøreplan, som er tænkt som en service til institutioner, der anvender Økonomistyrelsens systemer. Nedenfor uddybes de forbedringer der er gennemført i Statens HR i december 2021 jf. roadmap for Statens HR for 2021. 

Roadmappens primære fokus er på initiativer, der har til formål at højne brugertilfredsheden generelt. Aktuelt har arbejdet med videreudvikling af Statens HR primært været fokuseret på konsolidering og forbedring af løsningen, herunder opdatering af brugergrænseflade og blanketter.

Vi har løbende modtaget forbedringsforslag til løsningen fra brugerne af Statens HR. Det er en høj prioritet, at sammentænke de forskellige services i Økonomistyrelsen på det samlede Løn- og HR-domæne.

Nedenstående forbedringer vedrørende core er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 

Stillingsnummer flyttes til ansættelsesforholdet

Hidtil blev de officielle stillingskontrolnumre (for lønramme 37+) registreret på stillingerne i SHR, men med opdateringen vil de fremover være registreret direkte på det enkelte ansættelsesforhold, og ikke stillingen som ansættelsen er placeret i.

Dette er en mere korrekt måde at foretage registreringen, eftersom nummeret følger personen, hvis vedkommende skifter stilling internt i den juridiske enhed

Nye felter til ind- og udlån

Et sæt nye felter er gjort tilgængelige, og dermed er der mulighed for at angive om en medarbejder er indlånt i en institution eller udlånt til en anden institution.
Felterne der kan benyttes er:

  • Udlånt (ja/nej)
  • Udlånt til (fritekst)
  • Indlånt (ja/nej)
  • Indlånt fra (fritekst)
  • Startdato (dato)
  • Slutdato (dato)

Ingen af felterne vil benyttes i integrationer til andre systemer, men kan benyttes til at få et overblik over hvilke medarbejdere, der er ind-/udlånt i en juridisk enhed.

Felterne er synlige i ansættelsesprocessen, og kan derefter findes under hurtighandlingen "Ændr ansættelsesforhold".

Link til HR-Sag

I hurtighandlingen "Ansættelsesdetaljer" er der indsat et link, der fører brugeren direkte til oprettelsen af en serviceanmodning i HR-Sag i et nyt vindue i browseren.

Linket er placeret under feltet "Lønnummer". Lønnummeret medføres ikke, når der klikkes på linket, men det vil være lettere og hurtigere at kopiere lønnummeret og indsætte i den serviceanmodning der oprettes.

Jobkode i godkendelsesnotifikationen

Jobkoden (STIKO) bliver nu vist i godkendelsesnotifikationerne, som 2. godkender modtager. Tidligere var det kun navnet på jobbet (fx Fuldmægtig), der blev vist men ikke selve koden (fx 1445).

Flere bogføringskredse pr. juridisk enhed

Integrationen mellem Navision Stat og Statens HR fungerer i dag på den måde, at der kun kan importeres stedkoder fra én bogføringskreds til én juridisk enhed i Statens HR.
Fremadrettet vil det være muligt at lave en opsætning, så der hentes stedkoder fra flere bogføringskredse til den samme juridiske enhed, hvilke kan være nødvendigt for bestemte statslige institutioner.

PKAT ikke længere krav for oprettelse i Campus

Nedenstående forbedring vedrørende integrationer er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 
I dag overføres medarbejdere fra Statens HR først til Campus når en PKAT er importeret fra SLS, hvilket kan forsinke processen for eksempelvis preboardingaktiviteter og kursusafholdelse i Campus.
Fremadrettet vil PKAT ikke længere være et krav før ansættelser overføres til Campus. Det betyder, at lige så snart en e-mail er registreret på en nyansættelse vil data overføres til Campus.

Ny afgangsårsag

Nedenstående forbedring vedrørende integrationer er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 
En ny afgangsårsag til brug for registreringer af afgange i SLS er blevet implementeret. Den har navnet "Flyttet til udlandet" og har AKKO 20.

Fejlbesked til HR medarbejderen i CPR modul       

Nedenstående forbedring vedrørende integrationer er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 
CPR modulet henter data fra CPR-registret ved nyansættelser, men kan i visse tilfælde fejle, hvis personen der ansættes har udenlandsk adresse. Fremover vil HR-medarbejderen modtage en fejlbesked i CPR-modulet, der gør opmærksom på dette, hvilket ikke har været tilfældet hidtil.

Nedenstående forbedringer vedrørende rapporter er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 

Forbedring af rapport til afdelingshierarki

Den eksisterende rapport der viser en grafisk repræsentation af afdelingshierarkiet i en juridisk enhed udvides, så det fremover også er muligt at filtrere på enkelte afdelinger, og dermed få vist dele af organisationstræet.

Ny rapport der viser aktive afdelinger i organisationstræet      

Der er udviklet en ny rapport, der viser organisationstræet i en tabelstruktur. Rapporten viser alle afdelinger i en juridisk enhed, hvor der er aktive ansættelsesforhold tilknyttet.

Nedenstående forbedring vedrørende roller og rettigheder er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 

Rettighedsstyring på afdelingsniveau

Adgangen til medarbejderdata er tidligere blevet styret ved hjælp af et ansvarsområde (AOR), som gælder for en hel juridisk enhed. Nu er det dog muligt at lave et ansvarsområde for en del af organisationen, der afgrænser hvilke data en HR medarbejder skal have adgang til.
Opdelingen sker ved at give HR-medarbejderen et ansvarsområde for en eller flere afdelinger, og brugeren får hermed kun adgang til medarbejderdata i disse afdelinger.
Funktionaliteten kan være relevant for institutioner, som fx gerne vil adskille deres HR-administratorers adgang til bestemte dele af en institution, forvaltning eller lignende.

Nedenstående forbedringer vedrørende skabeloner er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 

Ændring af åremålsskabelon

Skabelonen til åremålsansættelser forbedres, således at beregningen af åremålsperioden nu kan tage afsæt i den dato en medarbejder bliver placeret i en åremålsstilling.

Ændring af funktionalitet til prøvetid

Skabeloner for ansættelsesbreve vil fremover automatisk hente værdien for "Prøvetidsperiode" fra ansættelsesforholdet, fremover at der altid automatisk indsættes 3 måneder.
Samtidig betyder det, at feltet "Prøvetidsperiode" bliver obligatorisk at udfylde.

Mere løninformation i skabeloner for tillæg

Brevskabelonerne for tillæg vil fremover automatisk hente flere af de løndata der findes på en medarbejders ansættelsesforhold i SHR, hvis disse synkroniseret fra SLS. Således vil tillæg af typen kvalifikations-, funktions- og engangstillæg nu kunne importeres i brevskabelonen.
Endvidere vil også angivelsen af om tillæg er pensionsgivende eller ej vises i skabelonen.

Nedenstående forbedringer vedrørende effektmodulet er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 

Frasortering af fratrådte medarbejdere i søgning

P.t. indgår fratrådte medarbejdere i de søgninger der laves i effektmodulet, men fremover vil disse automatisk frasorteres i søgningerne. Det er muligt aktivt at tilføje fratrådte medarbejdere i søgningen.

Ikon skifter placering

Ikonet for effektmodulet flyttes fra undersiden "Øvrige moduler" og får sit eget menupunkt, der placeres som et af de første på menuoversigten, når en bruger er logget på Statens HR.

Ændring i mailtekst

Mailteksten i de udsendte mails fra effektmodulet bliver fremover mere udspecificerede, så disse indeholder konkret information om, hvilke effekter der er blevet ind- eller udleveret.

Tilretninger af tekster

En række mindre forbedringer til tekster, overskrifter m.m. der indtil nu har stået forkert eller tvetydigt.

Nedenstående forbedringer vedrørende fejlhåndteringsmodulet er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 

Massebehandling af integrationsfejl

Nu bliver det muligt at markere flere rækker i fejlhåndteringsmodulet og genoverføre og/eller markere dem som behandlet.

Færre "warnings"

I dag bliver der i fejlhåndteringsmodulet vist en lang række beskeder fra SLS med typen "WARN". WARN's tjener formålet at give HR-administratoren en advisering om, at der muligvis er noget de skal være opmærksom på ift. den gældende overførsel af data på en medarbejder til SLS, fx i forhold til løn, særlige tillægstyper eller regler i SLS. Nogle af disse er imidlertid irrelevante og vil fremover blive sorteret fra, hvilket bør reducere mængden af rækker der ikke skal håndteres af HR- eller lokaladministratoren.

Nedenstående forbedringer vedrørende HR-Sag er implementeret med opdateringen, der blev lagt på løsningen den 15. december 2021. 

Vedhæftninger til individuelle ansættelser

Det bliver nu muligt at lave vedhæftninger i HR-Sag, der kan knyttes til et individuelt ansættelsesforhold.

Bestilling af ændring til SLS strukturdata

Der oprettes kategorier i HR-Sag, der tillader en bestilling til SAM om, at der ønskes foretaget en ændring af nogle af de strukturelle- eller organisatoriske data tilknyttet til institutionen i SLS, såsom fx administrative tjenestesteder.

Tilretning og nye felter

Der introduceres en række nye felter og registreringsmuligheder i HR-Sag, der p.t. håndteres via blanketter i lønportalen. Derudover tilrettes en række tekster, felter m.m.